¿Cuáles son las actualizaciones más recientes de ley control horario? Hace cinco años se promulgó la legislación, conocida formalmente como el Decreto Ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta normativa introdujo un apartado en el Estatuto de los Trabajadores que se puede resumir en dos puntos principales:
- Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de los trabajadores diariamente, especificando el inicio y el fin.
- Estos registros deben estar disponibles tanto para los trabajadores como para sus representantes legales por un periodo de 4 años.
Evolución en cinco años: actualizaciones de la ley control horario
En estos cinco años, aunque la ley en sí no ha cambiado desde su publicación en 2019, hemos observado un constante recordatorio de su obligatoriedad a través de titulares en medios de comunicación. Pese a la claridad de la ley, muchas empresas aún no cumplen adecuadamente con esta normativa.
Un estudio reciente del Ministerio de Trabajo reveló que cerca de la mitad de las empresas españolas no superarían con éxito una inspección laboral relacionada con el registro de jornada.
En los últimos años se han multiplicado las inspecciones laborales relacionadas con el registro de jornada. Además, se ha observado un incremento notable en la recaudación de sanciones por incumplimiento: solo en 2023 se recaudó 15,5 millones de euros por incumplimiento de jornada y horas extra.
Interpretaciones judiciales recientes
Aunque la ley en sí no ha sufrido modificaciones desde 2019, han surgido numerosas sentencias que interpretan y aclaran su aplicación. Un cambio significativo ha sido en relación a la carga de la prueba en reclamos de horas extraordinarias.
Antes de 2019, si un trabajador reclamaba horas extra, tenía que demostrar que realmente había realizado esas horas. Un ejemplo es una sentencia del Tribunal Supremo del 22 de julio de 2014, que establece que corresponde al trabajador la carga de la prueba de la realización de las horas extraordinarias.
Sin embargo, tras el Real Decreto de 2019, esta carga ha cambiado. Ahora, la obligación de llevar un registro de jornada recae en las empresas, lo que facilita al trabajador la acreditación de las horas extraordinarias. Si una empresa no cumple con esta obligación, varios tribunales han determinado que, en caso de reclamaciones, es la empresa la que debe demostrar que los excesos de horas no se han producido.
En la sentencia del 12 de julio de 2022 del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, establece que, si la empresa no lleva el registro de jornada, no puede beneficiarse de su incumplimiento. Esta alteración de la carga de la prueba ha llevado a que, en muchos casos, los trabajadores presenten reclamaciones genéricas de horas extraordinarias, sabiendo que obtendrán una sentencia favorable.
Uso de datos biométricos en el registro de jornada: nueva guía de la AEPD
En noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una nueva guía sobre el uso de datos biométricos en el registro de jornada, tanto para el control de acceso como para el control de presencia. Esta guía establece criterios claros para el uso de tecnología biométrica en contextos laborales y no laborales, subrayando la importancia de proteger este tipo de datos sensibles.
Principales puntos de la guía
- Tratamiento de datos biométricos: La AEPD recuerda que la utilización de datos biométricos siempre implica el tratamiento de categorías especiales de datos, considerados de alto riesgo debido a su naturaleza personal y sensible.
- Evaluación de impacto: Antes de iniciar el tratamiento de datos biométricos, es obligatorio realizar una evaluación de impacto basada en tres pilares fundamentales:
- Idoneidad: Determinar si el uso de datos biométricos es el método más adecuado para el objetivo previsto.
- Necesidad: Comprobar que no existen otros métodos menos invasivos para cumplir con la obligación de registrar la jornada.
- Proporcionalidad: Evaluar si el uso de datos biométricos es proporcional en relación con los fines que se persiguen.
- Medidas de seguridad: La guía proporciona un listado de medidas de seguridad para proteger los datos biométricos, incluyendo:
- Informar a los trabajadores sobre el uso de sus datos.
- Permitir a los empleados revocar el consentimiento para el uso de sus datos biométricos.
- Garantizar la confidencialidad e integridad de los datos.
- Evitar la vinculación de datos biométricos en diferentes aplicaciones.
¿Cómo actúan los clientes en caso de inspección?
Los clientes que registran su jornada laboral con Woffu pueden estar tranquilos en caso de una inspección laboral. Woffu no es solo una herramienta de control horario, sino que también cuenta con un equipo humano dispuesto a ayudar en todo momento.
Woffu ofrece una variedad de informes que se adaptan a diferentes necesidades y situaciones de cada empresa. Entre los informes más utilizados para inspecciones de trabajo se encuentran el informe de presencia diario y el registro mensual de jornada. Estos informes pueden editarse y compartirse con otros usuarios de Woffu. Por ejemplo, se pueden incluir o eliminar columnas, agregar filtros, mostrar un periodo de tiempo. Todo el nivel de detalle necesario para cumplir con los requisitos específicos de las inspecciones laborales.
Además, en Woffu se pueden definir distintos roles con permisos específicos para acceder a la herramienta. En Woffu tenemos 3 roles por defecto: el de administrador, el de responsable y el de usuarios. A partir de estos se pueden crear roles personalizados. Esto es particularmente útil para empresas con múltiples centros de trabajo y diferentes cargos con niveles de responsabilidad, ya que permite a las personas adecuadas acceder a la información pertinente de manera inmediata.
Uno de los requisitos de la ley de control horario es que los registros de jornada deben estar disponibles para los trabajadores y su representación sindical por un periodo de 4 años. Woffu facilita este cumplimiento al permitir que la información sea accesible de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo con internet, garantizando que los datos sean fiables y no manipulados.
Caso práctico
Si una empresa, que utiliza una herramienta de control horario como Woffu, con sede en Barcelona pero con comerciales en Madrid, recibe una inspección en el centro de Madrid, RR.HH. puede acceder inmediatamente a los informes necesarios. Esto asegura que la información esté disponible para los inspectores y para la representación sindical en cualquier momento y lugar.
El equipo de RR.HH. puede mostrar las horas trabajadas de sus empleados con el registro mensual de la jornada, un informe ampliamente utilizado en inspecciones y configurado para ser específico y personalizable.
Además, Woffu garantiza que los informes presentados durante una inspección sean los mismos que ven los trabajadores en sus dispositivos. Esto asegura transparencia y confianza en la información presentada, eliminando la posibilidad de manipulación de datos.
Tanto la ley de control horario como la guía de AEPD destacan la necesidad de que las empresas adopten soluciones tecnológicas avanzadas y conformes a la normativa para gestionar el registro de jornada de manera eficiente y segura.
En Woffu, nos comprometemos a proporcionar herramientas que faciliten el cumplimiento legal y aseguren la protección de los datos personales de los empleados.
