Esta ha sido siempre, para qué negarlo, una de las metas más importantes de cualquier. En los tiempos que corren, todavía más. Hablamos de ahorrar costes. Algo que, estarás con nosotros, trae de cabeza a más de un departamento de Recursos Humanos. Aunque por una parte queremos tranquilizarte: sí, desde nuestra área también se puede reducir la factura en gestión y hay maneras de hacerlo de una manera ágil y efectiva.

Hasta hace bien poco, cuando nos planteábamos reducir costes en el departamento de Recursos Humanos pensábamos, única y exclusivamente, en reducir la masa salarial. Teníamos bien establecidos los márgenes en cuanto a subidas salariales, incrementos, pluses, beneficios y otros complementos. Y lo cierto es que pensábamos que lo teníamos todo controlado.

Sin embargo, hoy las opciones que tenemos a nuestro alcance para tratar de ahorrar en gestión desde el departamento de Recursos Humanos son bastante más diversas. Así pues, vamos a darte algunas pistas sobre cómo puedes llegar a reducir gastos en el seno de tu empresa. No pierdas detalle.

1. Ahorrar en gestión a través de las tecnologías

Las nuevas tecnologías están jugando un papel fundamental en los procesos de la tan mentada digitalización. Es muy posible que en tu empresa estéis usando un buen número de herramientas que, en un principio, han sido elegidas con el objetivo de facilitar la tarea a los empleados. Sin embargo, la diversificación de oferta, muchas veces con plataformas poco competitivas o inoperativas, no hace más que dificultar el trabajo. Y disparar los costes, claro.

¿Qué recomendaríamos nosotros en este sentido? Pues apostar por la digitalización, sin duda alguna, pero hacerlo a través de un plan bien detallado, que además de buscar la reducción de costes, apunte directamente a la eficiencia y productividad. Podríamos resumirlo con un no todo vale. Por eso es tan importante tener bien definidas nuestras carencias o problemáticas y estudiar a fondo las propuestas que hay en el mercado.

Solo de este modo contaremos con servicios potentes, funcionales y con vocación de transversalidad. Que resuelvan distintos problemas y que sean totalmente operativos, fáciles de comprender y de utilizar. Woffu es, en este sentido, una propuesta acertada, porque nos permite gestionar el grueso de las operaciones en el ámbito de los Recursos Humanos: gestión de presencias y ausencias, turnos, control horario, comunicación interna, gestión documental, firma digital y creación automática y ágil de un sinfín de informes fundamentales en el ámbito de los RRHH.

2. Outsourcing o subcontratación de servicios

Otra formula común para reducir gastos en el departamento de Recursos Humanos es la subcontratación de servicios. Con el objetivo de descargarse de un gran volumen de trabajo diario, muchas organizaciones optan por externalizar algunas tareas. Los expertos apuntan a una reducción de hasta el 20% del gasto, puesto que los empleados del departamento dejan de dedicar tiempo a tareas mucho más mecánicas o que exigen otro tipo de destrezas especializadas. Hablamos, por ejemplo, de la confección de nóminas, la asesoría legal, fiscal y laboral y, por supuesto, el desarrollo de planes de comunicación interna.

El outsourcing es rentable porque suele resolver un gran volumen de trabajo por un coste determinado o por volumen de empleados. Algo que, si se hace bien y no complica todavía más al departamento de Recursos Humanos, puede resultar efectivo para ahorrar en gestión.

3. Control de las hojas de gastos

No queremos ahorrarnos los gastos de los empleados, en absoluto. Pero si estás buscando recortar gastos por aquí, lo más probable es que pronto te des cuenta de que tu empresa no tiene bien definidos cuáles son (y en qué medida) los gastos que se deben abonar a los empleados. Lo único que deberías hacer para empezar a reducir por esta partida es establecer unas directrices bien claras de cuáles son los gastos asumiremos: dietas, aparcamiento, combustible, telefonía…

A priori puede parecer sencillo, pero aunque trabajes en una empresa pequeña pronto te darás cuenta de que la confluencia de tiques, facturas y comprobantes de diferentes personas es un verdadero lío. Un lío que puede repercutir en un incremento sustancial del gasto y descontrolarlo. ¿Sabías que existen programas y/o aplicaciones que pueden ayudarte en este sentido?

Tienes distintas opciones para que presentar los comprobantes y los tiques sea mucho más sencillo. Lo mismo para las validaciones y para ser más efectivos a la hora de realizar los reembolsos a los empleados. En este sentido, debes atacar dos frentes: el primero, tener muy claros cuáles son los gastos y condiciones que puede asumir la empresa y comunicarlo a los empleados; y, el segundo, utilizar una tecnología que contribuya a agilizar el proceso de validación de los dispendios.

4. Beneficios sociales

Veamos ahora qué sucede con los beneficios sociales. A estas alturas todos tenemos muy claro que los beneficios sociales juegan un papel determinante en nuestra estrategia de employer branding y, por supuesto, en la felicidad de los empleados. Sin embargo, no todas las empresas saben gestionar su relación con los proveedores de estos beneficios sociales. A veces la negociación avanza a través de distintas áreas de la organización y es fácil perder el control de los costes. Mucho ojo con las comisiones y atento a las conversaciones antes de llevar a cabo una contratación. Es importante que no se nos escape nada, para no empezar a perder dinero en una partida de forma descontrolada.

5. Teletrabajo

El estallido del teletrabajo ha motivado, entre otras cosas, la aprobación de un decreto ley de medidas urgentes para regular el trabajo a distancia. Algo que antes de marzo ni tan siquiera nos planteábamos. Hoy sabemos que el teletrabajo puede ser efectivo y ayudarnos a recortar gastos. Sí, aunque la legislación ya vigente obliga a las empresas a asumir los gastos derivados de la actividad de sus trabajadores, es evidente que el ahorro en costes y en dietas puede ser más que significativo.

Para que tampoco se nos escape nada, los gastos motivados por el teletrabajo de nuestros empleados deben estar debidamente contemplados, lo que implica, sin duda alguna, hacer un inventario pormenorizado de las necesidades de la plantilla. Una vez obtenida esta primera foto, estaremos en condiciones de negociar con nuestros proveedores y llegar a un acuerdo con las partes.

Y tú, ¿cómo te has planteado ahorrar en gestión en tu departamento de Recursos Humanos?

Laia Hernando

Escrita por Laia Hernando