Una inspección de trabajo no es plato de buen gusto para nadie. Pero las inspecciones de trabajo ocurren muchas más veces de las que imaginas. Y ahora viene la pregunta: ¿si supieras que mañana mismo te llegará una inspección de trabajo, sabrías cómo afrontarla?
Bueno, en primer lugar debemos decir que una inspección de trabajo no tiene por qué ser fruto de una denuncia. En realidad, cualquier empresa o autónomo que tenga empleados a cargo puede ser objeto de una inspección por parte del Ministerio de Trabajo. Así pues, es muy importante que una vez nos llegue el requerimiento, seamos capaces de mantener la calma y afrontar el proceso con toda seguridad.
Por ello, hoy queremos dar algunas de las claves para gestionar este proceso y salir airosos del mismo. Veamos, paso a paso, cuáles son las pautas básicas y qué trabajo podemos hacer previamente para que todo salga bien.
1. Regla número uno: mantener la calma
Como decíamos al principio, es importante tener en cuenta que una inspección de trabajo no siempre es un procedimiento que se desencadene después de una denuncia. Nada más lejos de la realidad. Cualquier empresa o autónomo con trabajadores es susceptible de ser objeto de una inspección, de modo que en primer lugar debemos llamar a la calma. Cuando nos llega una notificación de estas características, solemos llevarnos las manos a la cabeza y preocuparnos de manera excesiva, seguramente sin motivo alguno. Es esencial que tratemos de estar tranquilos y que nos centremos en todo el proceso de la inspección de trabajo, que exigirá de nosotros mucha organización para la aportación de documentación y respuestas a los inspectores.
2. Inspección de trabajo, ¿qué es y en qué consiste?
Veamos en primer lugar qué es exactamente una inspección de trabajo. El organismo encargado de poner en marcha este mecanismo de control es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), vinculado al Ministerio de Trabajo y Economía Social. Este se encarga de velar por el cumplimiento de la legislación vigente en el marco de las obligaciones laborales y de la Seguridad Social. Se ocupa, en definitiva, de garantizar los derechos y obligaciones de empresas y trabajadores. Su cometido es el de asesorar para evitar infracciones y vulneraciones de los derechos de las dos partes. Uno de los mecanismos que observa el correcto cumplimiento son las inspecciones de trabajo.
3. ¿Cómo prepararnos para la inspección?
Contrariamente a lo que se cree, la mayor parte de inspecciones no parten de una denuncia previa. De hecho, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) suele emplear el ‘factor sorpresa’ para hacer más efectivos los controles. Se trata de que, aunque no nos hagan una inspección, como empresa tengamos toda la documentación en orden siempre y no solo en el momento en el que se nos exige presentarla. De ahí que para estar preparados ante una inspección debamos:
- Tener disponible y bien organizada la documentación precisa
- Mantenernos siempre informados acerca de los cambios legales
- Adaptar nuestra empresa a las nuevas exigencias legislativas
- Tener siempre accesible la documentación que se nos pueda requerir
- Contar con sistemas y herramientas como Woffu, que nos ayuden a llevar mejor el control
4. ¿Qué documentos necesitaremos?
Decíamos que debemos estar centrados en la inspección de trabajo porque el inspector que se nos asigne podrá requerirnos un buen número de documentos. De hecho, es muy posible que aunque los tengamos bien ubicados y organizados, sea necesario sacarlos en papel y entregarlos a la Inspección de Trabajo en el formato tradicional. Esto es prácticamente todo lo que nos pueden solicitar:
- Escrituras y poderes de la Sociedad
- Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social
- Contratos y nóminas de los trabajadores
- Justificante de estar al corriente en los pagos de nóminas
- Justificante de estar al corriente en los pagos a la Seguridad Social
- Partes de confirmación, alta y baja de los trabajadores
- Seguros sociales
- Balance de horas extraordinarias
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales
- Recibos de autónomos
5. ¿Qué errores no deberíamos cometer?
Centrarnos en la aportación de información, ya sea a través de documentos o a través de entrevistas a los trabajadores, es clave. De hecho, no hacerlo puede salirnos muy caro, porque el inspector puede llegar a considerar que estamos obstaculizando la inspección. Por tanto, no deberíamos cometer ninguno de estos errores:
- Negarnos a aportar documentación o retrasar su aportación en los plazos estipulados
- Ocultar información de manera deliberada o no que sea esencial para el proceso de inspección
- Coaccionar a trabajadores para que no colaboren en la inspección
6. ¿Y si recibimos una sanción?
Si finalmente y a pesar de todas nuestras aportaciones recibimos una sanción por parte de la Inspección de Trabajo, debemos estar atentos y mostrarnos colaborativos al máximo. Es fundamental no preocuparse en exceso, especialmente si hemos sido puntuales y hemos aportado toda la documentación requerida. Si finalmente se produce la sanción, deberemos recibirla en un plazo máximo de diez días hábiles desde la emisión del acta de infracción, que será el mismo día de la inspección.
Si hay errores que puedan subsanarse a través de la aportación de nueva documentación tendremos que hacerlo, presentando un recurso de alegaciones. Si finalmente todo es correcto, puede que la sanción sea subsanada y cancelada de nuestro historial como empresa. Conviene, ante todo, no hacer caso omiso a la notificación, presentar la documentación o realizar los pagos dentro de plazo. De lo contrario, incurriremos en nuevas sanciones y alargaremos innecesariamente el proceso.
