Seguramente ya te has dado cuenta. Desde hace un par de años, nos hemos convertido en unos héroes de la productividad. Por lo menos lo intentamos. Los que teletrabajan, los que no lo hacen y los que tienen la destreza de combinar ambas experiencias han aprendido a sacar el máximo provecho a sus jornadas laborales. Aunque lo cierto es que no siempre lo consiguen. Tanto es así, que el 54 % de los españoles aseguran que durante estos meses raros han trabajado más que antes. Y la salud física y mental pueden resentirse por ello.
Lo que también se ha incrementado con fuerza son los encuentros, en su mayor parte virtuales, aunque desde hace un tiempo, cada vez más presenciales. El contacto con las personas y los equipos se hace inevitable y es rara la jornada en la que no tenemos que asistir a alguna reunión más o menos larga. Así no es raro que muchos se pregunten: ¿por qué tenemos más reuniones desde que teletrabajamos?
La productividad en las reuniones merece un capítulo especial. ¿Cuántas veces has tenido la sensación de que estás perdiendo el tiempo? ¿Tú también has pensado que aquello podría haberse resuelto con un simple mensaje o correo electrónico? ¿Cuántos temas que estaban fuera de la hoja de ruta inicial han entrado a formar parte de la reunión? ¿Tú también has llegado tarde a otra reunión por culpa de un encuentro que se ha alargado demasiado en el tiempo?
Veamos cómo hacer, de una vez por todas, las reuniones de trabajo productivas. En realidad es mucho más sencillo de lo que imaginas. ¡Vamos a echarte un cable!
1. Adapta las reuniones al ritmo de trabajo
Lo primero que debes hacer es observar cuáles son los flujos de trabajo de tus empleados. No es lógico que programes una reunión a las ocho y media, si han comenzado a trabajar a las ocho. A no ser que se trate de un asunto de máxima urgencia. Ajusta los tiempos para no echar al traste la productividad y la energía de primera hora de la mañana, especialmente si no se trata de una reunión de trabajo de calado. Si es así, y tienes previsto que sea larga, programa una reunión con los debidos descansos y ofrece tiempo para la distensión. Asegúrate, además, de no incluir estas reuniones en momentos en los que tus empleados tienen picos de trabajo intensos. Haz que las reuniones que organizas sigan siempre un patrón bien definido en cuanto a tiempos y sistema de trabajo. Y que todo tu equipo lo sepa.
2. Reuniones cortas y concisas
Hay estudios científicos que revelan que nuestra capacidad de atención se está reduciendo. Habitualmente se dice que los humanos somos capaces de estar concentrados durante lapsos de 15 o 20 minutos. Haz que tus reuniones duren eso o menos que eso. Puede ayudarte contar con un guion y hacerle un buen seguimiento, evitando las interferencias. Por eso es importante tener bien definida la estructura de la reunión: se trata de que todos los participantes sepan cómo y cuándo se hará la exposición y en qué momento podrán realizar las intervenciones y aportaciones.
3. Planifica reuniones solo cuando sean necesarias
Son muchas las empresas que tienen prefijado un tiempo diario para hacer reuniones. ¿Es realmente necesario? Puede que estos encuentros tan frecuentes terminen convirtiéndose en un mero espacio para intercambiar opiniones. Hay que huir de las reuniones de relleno para organizar encuentros que realmente tengan un propósito. Si necesitas reencontrarte con tu equipo a menudo para obtener su feedback, lo más lógico será prefijar reuniones semanales de 15 minutos. Que tengan un guion bien predefinido y unos objetivos cristalinos. No hace falta más.
4. Silencio, se trabaja
Todos recibimos un montón de notificaciones cada minuto. Y en este saco metemos las profesionales y las personales. Estas últimas, amenazando en todo momento nuestra capacidad de concentración. Una recomendación que puedes hacerle a las personas de tu equipo es la de mantener silenciadas las notificaciones en todo momento y apartar, en la medida de lo posible, dispositivos móviles. Mantener nuestra atención en la conversación que estamos teniendo es, además de una gran muestra de respeto a nuestros compañeros, una excelente forma de centrarnos y hacer las reuniones productivas y eficaces de verdad.
5. Limita el número de asistentes
¿Sabías que en las oficinas de Google no se permiten reuniones de más de diez empleados? Cuando limitamos el número de asistentes a una reunión, nos estamos haciendo un favor a todos: porque realmente estarán en el encuentro aquellos que tienen algún tipo de influencia en el tema a tratar. Del mismo modo, las personas que no tienen un papel relevante en el mismo, puedan seguir trabajando en asuntos que sí son principales para ellos. En cualquier caso, si necesitaran estar informados sobre lo que se haya hablado y decidido, bastaría con enviarles un correo electrónico a modo de resumen.
6. Finaliza las reuniones con propósitos y metas
El guion de tu reunión productiva tendrá que añadirle una parte final en la que se realice un breve resumen de lo que se ha tratado. Además, se deben responder con eficacia las siguientes preguntas: ¿Qué pasos vamos a seguir ahora? ¿Quién se responsabiliza de qué? ¿Cuándo veremos resultados de lo trabajado?
Con todo, es importante que todas las personas que han asistido a la reunión tengan una respuesta clara a estas preguntas. Resultará clave para avanzar en el proyecto y confirmar, tanto al organizador del encuentro como al resto, que este intercambio mantenido ha sido útil para todos.
