Hace apenas unos días, te hablábamos sobre la posibilidad de que el control horario digital en nuestro país termine siendo obligatorio. Parece lógico que en plena era digital seamos capaces de hacer una gestión efectiva del tiempo y que además lo dejemos registrado en formatos de fácil acceso. Necesitamos, además, que estos datos estén disponibles durante largo tiempo. Herramientas como Woffu pueden ayudarnos a conseguirlo.

Así pues, en el momento en que vivimos la gestión eficaz del tiempo y las ausencias de los empleados es crucial para que una empresa tenga éxito. De hecho, la capacidad de administrar de manera efectiva el tiempo de trabajo y de gestionar las ausencias de los empleados puede marcar la diferencia entre un equipo altamente productivo y uno que lucha por mantenerse al día con sus tareas.

En este artículo, queremos abordar cuáles son los principales retos asociados con la gestión del tiempo de trabajo y las ausencias de los empleados y presentaremos algunas soluciones prácticas.

Principales retos y soluciones para gestionar el tiempo y las ausencias de los empleados

Retos en la gestión del tiempo de trabajo y las ausencias

Como empresa seguro que se te plantean y se te han planteado infinidad de retos a la hora de gestionar el tiempo de tus empleados y, por supuesto, de gestionar sus ausencias.

1. La complejidad de planificar horarios

La planificación de horarios para garantizar una cobertura adecuada y eficiente de todos los puestos puede convertirse en un verdadero desafío, especialmente en aquellas empresas en las que la fuerza laboral es diversa, que están enmarcadas en sectores complejos (como el de la sanidad, por ejemplo) y en que necesariamente se han de conjugar horarios variables y rotativos.

2. Las ausencias que no pueden planificarse

Hay una cuestión con la que todas las empresas tienen que lidiar y es el absentismo. Aunque sea por razones justificadas. Hasta hace pocos meses, en España hemos batido récords de absentismo laboral, con más de 300.000 bajas al día sin justificar. Las ausencias no planificadas, como enfermedades, emergencias familiares o imprevistos personales, pueden interrumpir el flujo de trabajo y afectar seriamente la productividad del equipo.

3. El registro manual de las presencias en la empresa

Desde 2019, las empresas en España están obligadas a llevar el control de las presencias y ausencias, de las entradas y salidas de los empleados por la ley del control horario. El registro puede hacerse de múltiples formas, pero lo cierto es que el control manual no es del todo preciso.

Es fácil que cometamos errores y que esto consuma tiempo tanto para los empleados como para el personal de Recursos Humanos que tenga que encargarse de recopilar y procesar los datos. La automatización, la digitalización y la búsqueda de sistemas de gestión tan útiles como Woffu es clave para minimizar el impacto de estas obligaciones sobre la productividad de la empresa.

4. La monitorización del tiempo de trabajo efectivo

La dificultad para monitorear y registrar el tiempo de trabajo efectivo puede dificultar la evaluación del rendimiento y el cumplimiento de las políticas laborales. Por tanto, es primordial contar con herramientas como Woffu, que permitan a los departamentos de Recursos Humanos dejar constancia de los registros de trabajo efectivo, que sirvan para realizar cálculos sobre el tiempo trabajado y, en definitiva, hagan la vida más fácil a empleados y equipos de RR.HH.

Soluciones prácticas para gestionar el tiempo de trabajo y ausencias

1. La automatización de procesos a través de Woffu

Woffu ofrece una solución integral para la gestión del tiempo y las ausencias de los empleados, permitiendo la automatización de procesos tan importantes como son:

  • La planificación de horarios
  • El registro de presencias y ausencias
  • La gestión de las vacaciones
  • La gestión de los turnos
  • La comunicación interna
  • La gestión documental

2. Implementación de políticas de ausencias

Además de la automatización, conviene establecer políticas claras y procedimientos para reportar y gestionar ausencias, porque puede ayudar a minimizar el impacto de las ausencias no planificadas y a mantener la continuidad en el trabajo.

3. Capacitación en la gestión del tiempo

Los empleados y empleadas viven cada vez más inmersos en la falta de tiempo y el descontrol organizativo. Es natural en una sociedad que evoluciona tan rápido como la nuestra. Por eso es tan importante proporcionarles capacitación en técnicas de gestión del tiempo. Esto les ayudará a mejorar su productividad y eficiencia en el trabajo y contribuirá a reducir las ausencias no planificadas.

Que una organización tenga un proyecto sólido es importante, del mismo modo que lo es que sepa gestionar bien el tiempo de sus empleados. Hacerlo mal puede derivar en fracaso, muy a pesar de que el servicio o el producto que se ofrezca desde la empresa sea bueno. Por tanto, es fundamental adoptar soluciones prácticas que permitan planificar de manera eficiente, llevar un registro del tiempo y gestionar de manera eficaz, en definitiva, las presencias y las ausencias.

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Escrita por Woffu Editor