De un tiempo a esta parte hemos aprendido que la digitalización puede ser, en efecto, nuestra mejor aliada. Un estudio de InfoJobs revela que 7 de cada 10 empresas están más digitalizadas que antes de la pandemia. Es cierto que la irrupción de la COVID-19 obligó a muchas empresas a digitalizar buena parte de su actividad, como el Control Horario. Y aunque muchas percibían desde antes que era importante ponerse manos a la obra con la transición, fueron razones de fuerza mayor las que motivaron el gran paso.
Ahora podemos afirmar aquello de que no hay mal que por bien no venga. Aunque también es verdad que conviene que seamos cuidadosos, analíticos y objetivos a la hora de elegir las herramientas que nos ayudarán a digitalizar las tareas en nuestra organización. Porque no todo vale en pro de la digitalización.
El software de Control Horario ha sido una de las novedades más implantadas en las organizaciones, debido en buena medida al Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Es la que popularmente se conoce como ley de control horario, que obliga a las empresas a registrar las jornadas de los trabajadores. ¿El objetivo? Evitar el despilfarro de horas extra, que además no se cobran, y que suelen ser origen de malestar y desgaste para las personas.
El Control Horario, ¿qué le pedimos a una herramienta?
Además de registrar las horas realizadas por los empleados y empleadas, las herramientas de control horario o gestión de tiempo suelen contribuir a mejorar la organización del trabajo y de los turnos, así como las vacaciones, principal quebradero de cabeza de los equipos de RRHH.
Aunque no todo vale. Hay cosas que debes pedirle a una herramienta de gestión de tiempo como es Woffu. Solo así te funcionará de verdad, a ti y a tus empleados y empleadas, resolviendo buena parte de los problemas y las gestiones del día a día. Solo en este caso percibirás que la digitalización habrá merecido la pena.
1. Tiene que ser amable y fácil de usar
Te sorprendería comprobar la cantidad de veces que una empresa digitaliza el control horario y se da de bruces con una herramienta demasiado complicada. Tan complicada que convierte el día a día de los empleados en un verdadero calvario. No podemos perder el tiempo en registrar jornadas, pedir vacaciones o enviar documentación con sistemas complejos y cero intuitivos. Porque en ese caso, el único sentimiento que va a despertar tu software de gestión de tiempo será rabia. Y eso no nos conviene a nadie.
Por tanto, a la hora de contratar un sistema de gestión de tiempo como Woffu, pide una prueba y asegúrate de que se trata de una herramienta amable, intuitiva y fácil de usar.
2. Debe dar facilidades y tranquilidad
Un software de gestión de tiempo debe incluir distintas funciones. La más importante es, sin duda alguna, es la que permite fichar. Y es que el control horario es fundamental para cualquier organización ahora mismo. Pero esto no es todo. Además de llevar el registro de las entradas y salidas, el software debe incluir otras opciones, como Woffu, que permite gestionar las vacaciones y ausencias y organizar turnos.
La misma herramienta ofrece la posibilidad de compartir informes, documentos e incluso llevar a cabo la firma digital. Que una misma herramienta incluya distintas funciones es, sin duda alguna, cómodo y del todo tranquilizador.
3. Ha de resultar fiable y segura
Una herramienta para gestionar el tiempo en RRHH tiene que resultar fiable y segura, en la medida que respete la Ley de Protección de Datos y preserve la privacidad de los usuarios. Del mismo modo, es imprescindible que cumpla con los estándares de calidad y esté sujeta a la norma.
Y es que en el caso de la gestión horaria, por ejemplo, necesitarás que el registro de entradas y salidas de los trabajadores quede guardado durante al menos cuatro años, que es el tiempo que exige la ley. En caso de inspección, podrás disponer fácilmente de toda la información que necesitas, sin tener que rebuscar o recuperar documentos perdidos.
4. Ha de resolver los problemas y ofrecer acompañamiento continuo
El software de control horario que has contratado, ¿resuelve problemas o crea unos nuevos? No es difícil encontrarse con herramientas que dificultan el día a día de los usuarios, esto es, de los empleados y la gente de Recursos Humanos, porque dejan de funcionar cuando más las necesitas, se bloquean determinadas funciones o tienen continuos problemas de rendimiento.
Además, es indispensable que la empresa que proporciona el software ofrezca un acompañamiento, soporte continuo y formaciones, tanto en el momento de implantarse la herramienta, como en la incorporación de funciones nuevas.
5. Es necesario que esté siempre operativa y disponible
¿Sistemas de gestión de tiempo que se caen un día sí y otro también? No es tan extraño. En los tiempo que corren y con la proliferación del teletrabajo y los modelos híbridos es imprescindible que este tipo de herramientas estén siempre operativas y no experimenten fallos de manera frecuente. No en vano, tu gente necesitará fichar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, como por ejemplo el ordenador portátil o el móvil.
Si la herramienta comienza a experimentar problemas, el único sentimiento que despertará en ti será de profunda decepción y desazón. Y lo que queremos es eficiencia y operatividad al cien por cien. Y hablando de cosas que funcionan, ¿has probado ya Woffu?
