Ya sabes que de un tiempo a esta parte los trabajadores españoles están obligados a fichar. Y las empresas, lógicamente, están obligadas a instalar sistemas para el control horario. Lo dice un decreto ley aprobado por el Gobierno que se está aplicando desde hace ya cuatro meses. ¿Su objetivo? Combatir el fraude laboral y controlar las horas extra que hacen los profesionales en nuestro país.
El Gobierno dio a las empresas un plazo de dos meses para aplicar la nueva norma de control horario. Pero es cierto que desde el principio se han producido inspecciones. Ahora, cuatro meses después de la puesta en marcha de la nueva ley, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha prometido endurecer la aplicación del decreto ley. De ahí que sea tan importante que nuestros empleados cumplan con su obligación de fichar.
¿Por qué? Bien, pues en primer lugar porque como empresa te enfrentas a graves sanciones. Si tras una inspección queda probado que se incumple la ley o existen irregularidades en el control horario, las multas pueden llegar a ser:
- Leves (de 60 a 625 euros) si no se informa correctamente de las condiciones laborales o no se entregan los informes de registro de jornada a los empleados.
- Graves (de 625 a 6.250 euros) si se detecta que las horas extra no se pagan o que hay irregularidades en el horario.
- Muy graves (de 6.250 a 187.515 euros) si las horas extra las han realizado menores de 18 años, si se producen impagos o retrasos reiterados.
¿Qué puedo hacer para que los empleados no se olviden de fichar?
Aplicar un sistema de control horario ha sido complicado para muchas empresas. Y aunque ahora lo tengan todo listo para que los trabajadores fichen cada vez que entran y salen de su puesto de trabajo, es posible que a muchos de estos empleados se les olvide registrar sus entradas y salidas. ¿También te está pasando a ti? ¿Sabes qué puedes hacer para que se acuerden de su obligación de fichar a diario?
Evidentemente, tú y tu equipo de Recursos Humanos tenéis otras ocupaciones más prioritarias o urgentes que encargaros de que los profesionales de vuestra empresa fichen como es debido. Lo que te proponemos, en cualquier caso, no es quedarte de brazos cruzados. Sino asegurarte de que desde tu empresa estáis haciendo todo lo posible para que los trabajadores no se olviden de fichar. Aquí tienes algunas ideas que pueden resultaros de gran ayuda.
Un sistema para fichar ágil y fácil de usar
Es importante que te plantees esta cuestión, porque si el sistema que estáis usando actualmente para fichar es lento y complejo, no sería extraño que los profesionales de tu empresa se olvidaran de fichar. Sobre todo si están en uno de esos días de trabajo hasta arriba. Es fundamental contar con un sistema lo más ágil posible para los registros, si puede ser que funcione a través de biometría. O que ofrezca a los empleados la posibilidad de fichar de manera remota: algo que os resultará tremendamente útil si parte de la plantilla trabaja desde casa o desde cualquier otro lugar fuera de la oficina.
Un programa de incentivos
Si el problema se hace más común de lo que debiera y observas que son muchos los empleados que se olvidan de fichar, quizá sería conveniente crear un programa de incentivos. ¿Por qué no probar con las recompensas en lugar de los castigos? Se trata de conseguir que fichen puntualmente todos los días y de felicitarles por ello. Además, puedes configurar un sistema de recompensas, como por ejemplo un brunch, un día libre o más tiempo extra para las vacaciones.
La responsabilidad de los jefes de equipo
Ya sabes que, como casi en todas las facetas de la vida, la comunicación es poder. ¿Te has preguntado cómo de preparados están los responsables de cada equipo para recordar a tus empleados que deben fichar a diario? Es importante que trabajes con los líderes de cada sección para hablar con los profesionales que tienen a su cargo sobre cómo fichar y recordarles a menudo que lo hagan. Es más fácil que cada responsable de equipo controle a unos cuantos trabajadores que alguien se dedique a vigilar cómo fichan todos los de la empresa.
Recordatorios personales
Pasa en todas las empresas. Hay empleados que nunca se olvidarán de fichar. Otros, en cambio, no serán capaces de hacerlo correctamente. Una opción interesante para no alargar esta mala costumbre en el tiempo es la de conseguir que los responsables de equipo detecten qué personas suelen olvidarse de fichar. A partir de ahí podrán tomar cartas en el asunto y enviarles recordatorios personales.
Averigua dónde está el problema
Si hay muchos trabajadores que suelen olvidarse de fichar, puede que exista algún tipo de problema que se te escapa. Para solucionarlo será conveniente ir al origen y comprobar si es que las personas que trabajan en tu empresa están saturadas de trabajo, si los sistemas para fichar no funcionan correctamente o si tienes que colocar ordenadores o equipos para el control horario en lugares mucho más accesibles.
Comunica los beneficios de fichar
Puede que algunos empleados vean el sistema de fichaje, que por otra parte es obligatorio, como una manera de tenerlos controlados. La pedagogía es vital para desterrar falsas creencias, de modo que te recomendamos usar los diferentes canales de comunicación que tienes en tu empresa para compartir con ellos cuáles son los beneficios de fichar, puesto que al fin y al cabo puede resultar muy útil, por ejemplo, para reconocer sobrecargas de trabajo y otras anomalías organizativas.
Elige un buen sistema para fichar
Que el sistema para fichar que implantes en tu empresa sea el más idóneo contribuirá a que los empleados lo tengan más fácil a la hora de fichar. Y, lógicamente, evitarás las multas que puedan imponerte por todos aquellos que se han olvidado de hacerlo una y tantas veces.
En la mayoría de casos, lo más práctico es contar con sistemas como el de Woffu. Es un software que puede reducir e incluso eliminar la mayoría de incidencias que se producen a la hora de fichar: olvidos, registro de horas incorrecto, etcétera.
El de Woffu es un sistema muy fácil de usar. Todos los usuarios se manejarán con él sin problemas, puesto que además, es capaz de adaptarse a cualquier tipo de empresa. Todas sus opciones son absolutamente personalizables.
Además, Woffu es una poderosa herramienta para los equipos de Recursos Humanos. Facilita tanto la gestión de ausencias como las vacaciones y, por supuesto, el control horario. Además, el sistema incluye una funcionalidad que genera informes periódicos con datos muy relevantes para Recursos Humanos, como por ejemplo las vacaciones disfrutadas y no disfrutadas por cada empleado, informes personalizados sobre ausencia y presencia, historial de solicitudes por parte de los trabajadores, gráficas de absentismo laboral, bajas por enfermedad, informes de seguridad y visitas, etcétera.
Que el sistema para fichar sea fácil de usar, tanto para los equipos de Recursos Humanos como para los empleados, es fundamental para obtener unos buenos resultados a la hora de registrar el control horario. En tus manos está conseguirlo.
