Los españoles nos encontramos entre los europeos que más horas trabajamos (en concreto, unas 1.695 horas de media al año). Sin embargo, nuestra productividad es menor que en otros países como Noruega o Dinamarca. Y es que pasar más horas en la oficina no implica ser más eficiente. No planificar bien nuestra jornada laboral puede hacer que pasemos horas de más en el trabajo, ya que dejamos de lado las tareas prioritarias mientras nos dedicamos a otras menos importantes. Por eso, optimizar el tiempo se ha convertido en algo esencial, tanto en el ámbito laboral como en el personal.
Aprovecha las horas al máximo
El tiempo es el activo más importante que tenemos y, a menudo, la clave no es intentar sacar más horas, sino no desaprovechar las que tenemos. Por eso, otra de las estrategias clave para optimizar tu tiempo en el trabajo consiste en identificar a los “ladrones de tiempo”. Es decir, factores que te distraen de tu tarea y la prolongan durante un período más largo de lo previsto. Interrupciones de nuestros compañeros, reuniones inútiles, llamadas, o consultar nuestro teléfono son solo algunos ejemplos.
La multitarea o “multitasking” también puede ser perjudicial. Cuando no se realiza correctamente, supone que empecemos varias tareas sin terminar ninguna, lo que incrementa el tiempo total que invertimos en ellas y dificulta la concentración. No obstante, con la tendencia al trabajo líquido, muchos de los empleos hoy en día requieren que llevemos a cabo varias tareas a la vez. Así, organizarse y priorizar resulta esencial para llegar a todo y realizar nuestro trabajo de manera óptima.
Analiza cómo inviertes el tiempo
Observar tu jornada te ayudará a estructurar tu día de una manera más racional y funcional. Cada persona tiene una manera distinta de trabajar, dependiendo de su ritmo de energía durante la jornada, las actividades y horarios de su vida personal, etc. Hay gente que rinde al máximo durante las primeras horas de la mañana, y su energía va decreciendo a medida que transcurre el día.
Otros, en cambio, necesitan varias horas (y varios cafés) para estar totalmente despiertos y concentrados. Lo importante aquí es saber qué os funciona mejor, tanto a ti mismo como a las personas que tienes a tu cargo, para organizar el día a día según tus necesidades y las de tu empresa. De este modo, podrás poner las tareas más importantes en los momentos en que tu energía está al máximo, ya que serás más productivo.
También resulta efectivo anotar el tiempo que te lleva realizar cada tarea. Esto te permitirá saber cuánto necesitas para las cuestiones que requieren de más concentración, y cuánto tiempo inviertes en las tareas más sencillas (como enviar correos electrónicos, responder llamadas, etc.).
Respeta el tiempo de descanso
Sabemos que hoy en día resulta difícil olvidarse por completo del trabajo, incluso después de finalizar la jornada. La digitalización nos permite trabajar a distancia o establecer nuestros propios horarios flexibles. Pero también hace que estemos conectados las 24 horas del día, ya sea contestando correos en nuestro móvil o incluso llevándonos el ordenador a casa para seguir con nuestras tareas de la oficina.
Por tanto, ahora más que nunca resulta primordial que respetes tu tiempo de desconexión. Según un estudio realizado por InfoJobs, más de las mitad de los trabajadores españoles afirma contestar emails y llamadas durante sus fines de semana y vacaciones. Y es que solo un 28% de las empresas encuestadas dispone de una política de desconexión que regule este asunto. Lo cierto es que estar disponible a todas horas nos causa cansancio y estrés crónico, y a la larga esto hace que durante nuestra jornada laboral no seamos todo lo productivos que deberíamos. Por tanto, el tiempo de descanso es tanto (o incluso más) importante que el tiempo de trabajo.
Consejos para optimizar el tiempo
Según Félix Torán, experto en crecimiento personal y autor de libros como “El tiempo en tus manos”, las claves para una óptima gestión del tiempo son las siguientes:
¿Cómo puede RR. HH. ayudar a optimizar el tiempo?
El departamento de RR. HH. también puede ayudar a optimizar el tiempo de los empleados. Plataformas como Woffu digitalizan la gestión de las vacaciones, ausencias y horas trabajadas, de acuerdo con la nueva normativa que obliga al registro de la jornada laboral.
Gracias a Woffu, ahora pueden gestionar y ser conscientes de todo lo relacionado con su jornada laboral, horas trabajadas, horas extraordinarias y días de vacaciones. Así, al aumentar la transparencia y agilizar los procesos, los empleados pueden enfocarse al 100% y sacarle todo el partido a su día.
Y tú, ¿has empezado ya a optimizar el tiempo en el trabajo?
