Es una de las mayores dificultades con las que nos encontramos en nuestro día a día y nada tiene que ver con la manera en que organizamos los equipos, en cómo seducimos a nuestros clientes o en cómo materializamos nuestras ideas para que los proyectos sean brillantes, entre otras muchas tareas que tenemos en mente. Hoy queremos hablarte sobre la gestión del tiempo, algo que nos preocupa a todos (sea cual sea nuestra profesión o cargo) y que puede poner seriamente en jaque nuestra productividad.
¿Qué hay que hacer para conseguir una óptima gestión del tiempo? La respuesta a esta pregunta es realmente compleja, pero lo cierto es que tenemos en nuestras manos la capacidad de tomar decisiones y hacer cambios para conseguir nuestro propósito: el de mejorar, finalmente, la gestión del tiempo en el trabajo.
Pero, ¿qué podemos hacer? Lo cierto es siempre es bueno dejarse inspirar por aquellos que ya saben de qué hablan a la hora de gestionar el tiempo. Por eso hoy nos hemos propuesto ver qué hacen los que más saben sobre la gestión del tiempo en el trabajo para optimizar las horas de que disponen, muy a pesar de que sean limitadas.
El tiempo es oro: pero de verdad, de verdad
Que el tiempo es oro es algo que ya nos decían nuestros abuelos. Y lo cierto es que es la pura verdad. Por eso la mayoría de expertos y líderes saben que el secreto del éxito está precisamente en una buena gestión del tiempo. Y es que las horas de que disponemos son, además, tan valiosas como escasas. Así que conviene administrarlas correctamente y aprovecharlas al máximo.
Para conocer lo que hacen los que más saben sobre la gestión del tiempo hemos acudido a un estudio realizado por la Escuela de Negocios de Harvard, en el que los investigadores Nitin Nohria y Michael Porter han recopilado información sobre los hábitos y las prácticas de CEOs de empresas que cotizan en bolsa. Y lo han hecho con tanto detalle que han seguido sus hábitos diarios las 24 horas del día, incluyendo fines de semana y épocas de vacaciones.
¿Cuánto trabajan los que más trabajan?
Veamos los datos objetivos que han surgido del estudio. Según las investigaciones de estos expertos, los CEOs trabajan un promedio de 9,7 horas diarias, una media de 62,5 horas a la semana. Más de la mitad del tiempo que dedican al trabajo lo hacen desde fuera de sus oficinas, visitando clientes, reuniéndose con inversores o incluso trabajando desde casa.
Además, la investigación también ha detectado que los CEOs no descansan en vacaciones. Durante el fin de semana dedicaron el 79% de su tiempo al negocio e hicieron prácticamente lo mismo en vacaciones, con un 70% de las horas invertidas en tiempo de trabajo.
Las reuniones también son una parte importante de este tiempo de trabajo. Según este estudio, los CEOs tuvieron un promedio de 37 reuniones semanales. Los encuentros físicos representaron el 61% del tiempo invertido, mientras que el 15% se materializó en llamadas y el 24% en comunicaciones electrónicas.
Al trabajo hay que echarle horas
La conclusión a la que llegamos a través de estos datos es que al trabajo hay que echarle muchas horas, sobre todo cuando uno se encuentra en una posición de responsabilidad. En este sentido, casi todos los expertos coinciden en algo: coger las riendas de un negocio o empresa o emprender un proyecto nuevo exige muchas horas de trabajo intenso, de modo que se hace mucho más complicado desconectar. Pero, ¿sabías que existe la posibilidad de sobrellevar esa situación?
Una buena gestión del tiempo se sustenta en el descanso
Si bien hemos podido comprobar que las horas dedicadas al trabajo son muchas, los que más saben sobre la gestión del tiempo respetan – y mucho – el tiempo reservado para el descanso.
Los CEOs tienen, de media, 6 horas libres al día. De los entrevistados, la mayoría dedicaron unas tres horas a su familia y algo más de dos horas a actividades personales o individuales, como pueden ser el deporte, la lectura o la vida social. Sabemos, además, que el tiempo de sueño alcanza prácticamente las 7 horas al día.
La fórmula mágica para la gestión del tiempo
Bueno, en realidad no hay fórmulas mágicas para casi nada y menos para la gestión del tiempo. Pero lo cierto es que hay trucos y estrategias que podemos aplicar a nuestro día a día y que seguro que surtirán efecto.
También es muy posible que a pesar de tener carreras de éxito, estos líderes no lo estén haciendo a la perfección. ¡Somos humanos! Sin embargo, sus hábitos y actitudes ante lo más preciado de sus jornadas, el tiempo, puede ayudarnos a nosotros a ser más eficaces en la gestión del tiempo. Pero, ¿cómo?
El estudio, además de ofrecernos ideas sobre la realidad de la gestión del tiempo de grandes líderes, nos da pistas sobre qué hacen ellos para administrar mejor sus horas disponibles y estar más preparados física y mentalmente para sobrellevar sus maratonianas jornadas laborales. A continuación, te proporcionamos tres consejos de oro que puedes aplicar en tu día a día para mejorar la gestión del tiempo:
- La concentración es la clave. No hay trabajo eficiente sin concentración. Esa es una realidad de tu día a día que debes tener especialmente en cuenta si quieres lograr una buena gestión del tiempo. Ante la gran variedad de estímulos que nos rodean, es vital concentrarse en una tarea (y si es preciso usar técnicas que te ayuden) para terminarla con éxito y a tiempo.
- Prioriza, prioriza y prioriza. Antes de ponerte manos a la obra hay algo que debería quedarte muy claro: no puedes llegar a todo. Necesitas tiempo de descanso y espacio de ocio, de modo que es vital que en tu día a día aprendas a priorizar. ¿En qué sentido? Pues empezando por hacer una planificación – a ser posible el día anterior o en los primeros minutos de la jornada – de todo lo que tienes previsto hacer, seleccionando como prioritarias aquellas tareas más difíciles y dejando para el final las más sencillas. Si además tienes recursos y personas en tu equipo que puedan ayudarte, tendrás que aprender a delegar tareas para poder dedicar tu tiempo de trabajo a las que son en realidad tus responsabilidades más directas.
- Imprescindibles: tiempo de descanso y desconexión. Es importantísimo que tengas clara una cosa: si no tienes tiempo para descansar y desconectar del trabajo, no rendirás en absoluto. Y esto es algo que demostró el estudio realizado en Harvard. Los mejores líderes tienen muy claro que deben preservar su tiempo de ocio y ser disciplinados a la hora de mantener sus rutinas o hábitos de desintoxicación. De este modo, a pesar de la gran cantidad de tiempo que dedican a sus trabajos, son perfectamente capaces de sobrellevar las cargas diarias y además, ser exitosos en sus puestos y empresas.
¿Y tú, también eres un as en la gestión del tiempo o todavía estás en el camino de lograrlo? ¡Cuéntanos cómo lo haces y qué técnicas piensas aplicar para mejorar!
