Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta cada vez más común en las empresas. En la era de la digitalización, contar con un sistema de gestión integral o ERP para su negocio es imprescindible si lo que se quiere es ser eficientes al máximo.

Cualquier organización que se haya planteado la implementación de un ERP para agilizar sus procesos administrativos, organizativos y documentales sabe que este es un paso muy importante. De ahí que la elección de una solución u otra tenga que ser absolutamente meditada y ajustada a las necesidades de las empresa, tanto actuales como futuras.

La mayoría de soluciones ERP ofrecen muchas ventajas adaptativas. De modo que pueden ajustarse tanto a las necesidades de una pequeña empresa, como a las de una gran compañía. Además, son tan útiles porque pueden resolver la gestión de infinidad de departamentos o áreas, como por ejemplo las de compras, de ventas, la contabilidad, la producción, la planificación o la logística.

El ERP por el que finamente te decidas debe ofrecerte una gestión de los procesos financieros óptima, ayudarte a gestionar los flujos de información desde un único espacio y lugar, facilitar el uso compartido y reducir los costes de gestión. Todo en pro de la eficiencia y la productividad. Pero, ¿qué debo tener en cuenta antes de lanzarme a contratar una solución u otra?

1. Conoce y estudia bien la solución ERP ofrecida 

Ya te hemos indicado al principio que elegir una solución ERP que garantice una buena gestión de los procesos en tu empresa no es un paso que puedas dar sin haberlo estudiado a conciencia. Lo primero que debes hacer es un listado con todas aquellas necesidades que tiene la organización. Para hacerlo, es importante poner en marcha un diálogo coordinado con los distintos departamentos de la empresa, con el objetivo de anotar sus necesidades. Hay soluciones ERP que pueden ayudarte en la gestión de distintas áreas e incluso abordar gestión de asuntos más generales, sobre todo por lo que respecta a los Recursos Humanos.

Sin haber hecho este estudio previo, no estarás preparado para observar críticamente todas las soluciones que lleguen a ti en forma de propuestas comerciales. Una vez obtenido el feedback de los equipos, será imprescindible examinar todas y cada una de las características de esta soluciones ERP. Y, en caso de que alguna de ellas no incorpore una funcionalidad determinada, informarse con el proveedor acerca de la posibilidad de añadirla o implementarla. Se trata, en definitiva, de apostar por una solución que resuelva la mayor parte de vuestros problemas.

2. Asegúrate de que es sencilla y fácil de usar 

Cuando una empresa se pone manos a la obra para implantar una solución ERP lo hace con un objetivo bien claro: facilitar la gestión de todos o buena parte de los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización. Una de las características que sí o sí debe ofrecerte un ERP es la facilidad. Debes asegurarte de que la solución que aportarás a los profesionales de tu empresa cuenta con una interfaz de usuario sencilla y clara. Que resuelve las necesidades planteadas y lo hace de forma transparente. De otro modo, en lugar de hacer la vida más fácil a los trabajadores, se la estarás complicando. Y mucho.

Antes de poner en marcha la solución, lo más probable es que tengas que realizar una sesión formativa. Pero esto no debe alargarse más allá y eternizarse en el tiempo. De otro modo, seguramente hayas contratado una solución ERP poco ágil y eficaz para los empleados.

3. Averigua cuál es su nivel de flexibilidad

Las necesidades y las prioridades de las empresas son cambiantes. En esto estamos todos de acuerdo. De la noche a la mañana nos hemos visto inmersos en la práctica del teletrabajo. Algo que no contemplábamos sino a largo plazo. A los giros de guion no previstos hay que añadir, además, los cambios de perspectiva, que en un entorno tan cambiante como el nuestro son inevitables.

Es por eso que uno de los requisitos que debes exigir a un ERP es la flexibilidad. Un software de estas características debe ser flexible y escalable, de modo que con el tiempo pueda seguir resultándote útil en todas las áreas de la empresa. O en la mayoría de ellas. De lo contrario, tendrás que enfrentarte nuevamente a los cambios y nunca encontrarás una solución que se adapte bien a tu día a día. Por ejemplo, Woffu, el gestor de vacaciones y control horario, es perfectamente integrable con las soluciones ERP, lo que sin duda facilitará una gestión 100% ágil e integral.

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4. Exige una solución fácil de implementar 

Nunca es fácil parar motores, pero en las circunstancias actuales todavía menos. La implantación de un software ERP no puede ser compleja ni eternizarse en el tiempo. Cuando elijas la solución que te gusta y se adapta mejor a las necesidades de tu gente y de tu empresa, debes negociar con el proveedor una implantación rápida y sin problemas. Un proceso de estas características no puede tener paralizada a toda la empresa y poner en riesgo los datos guardados. Controla bien cómo será para no llevarte sorpresas después de haber contratado el ERP que te gusta.

Asegúrate, además, de que el sistema está cien por cien disponible en la nube, para que toda la empresa pueda trabajar de una manera cómoda en cualquier momento y desde cualquier lugar. Teniendo siempre acceso a los archivos necesarios.

5. Negocia bien el precio y el mantenimiento

Y por último, mucho ojo con el precio. Esta es una cuestión que habitualmente ya controlamos, pero siempre hay que andarse con cuidado. Es evidente que implementar un software ERP supondrá una inversión considerable. Sin embargo, resulta más que necesaria y, no lo dudes, productiva a corto plazo. Eso sí, es importante que elijas una solución con la que pagues una cantidad fija cada año y con la que no te lleves sorpresas a medida que pase el tiempo.

Otra cuestión a negociar y que puede influir en el precio es el mantenimiento. Implementar una solución de estas características puede hacerse rápidamente, pero… ¿qué ocurre cuando hay que actualizarla? ¿Y si se presentan problemas? Infórmate bien sobre los servicios de mantenimiento, sus características y disponibilidad para que en ningún caso ni tú ni tu empresa os quedéis colgados.

Laia Hernando

Escrita por Laia Hernando