A estas alturas no es ningún descubrimiento. El año termina y se hace imprescindible empezar a proyectar todos nuestros esfuerzos en 2023. De hecho, lo más probable es que tengas prácticamente listo tu presupuesto para RRHH o estés terminando de perfilar y poner negro sobre blanco tu estrategia para el año que vendrá.
Crear un presupuesto para el área de RRHH es vital porque ofrece facilidades a la hora de tomar decisiones importantes, tanto en el mismo ámbito de la gestión de personas, como en los que afectan al común de la organización. Contar con un presupuesto bien pensado y cerrado para RRHH nos permite tomar decisiones reales y necesarias y, por supuesto, avanzar en la optimización de la gestión de los RRHH.
¿Cuál es la clave para los presupuestos?
Hay muchos enfoques y objetivos que se pueden definir para elaborar el presupuesto de RRHH para el año que viene, pero hay una cuestión que nosotros consideramos clave: priorizar aquellas herramientas que nos ayudan a ahorrar costes. Si nos planteamos el objetivo de optimizar el funcionamiento del departamento, unido a la digitalización y al ahorro de costes, debemos considerar de manera necesaria la incorporación de nuevas herramientas que nos ayuden a conseguir nuestro cometido.
Woffu es una herramienta clave para la gestión en RRHH, porque nos permite:
- Gestionar vacaciones y ausencias
- Llevar a cabo el control horario
- Gestionar turnos
- Optimizar la comunicación interna
- Resolver la gestión documental
- Aplicar la firma digital
- Generar informes imprescindibles para RRHH
Cómo elaborar el presupuesto de RRHH para 2023 paso a paso
Lo primero que haremos para abordar el presupuesto de RRHH para 2023 es establecer una meta o enfoque. Esto nos ayudará a perfilar un proyecto ajustado a las necesidades y objetivos de la empresa. En este caso, vamos a centrarnos en el ahorro de costes, una meta clave, como te indicábamos en el apartado anterior. No obstante, para otro año, el objetivo podría ser otro, que se ajuste a la nueva realidad que nos toque transitar. Avancemos.
- Primer paso: a por los objetivos. Es fundamental que empecemos por ahí: sin objetivos no hay proyecto que se sostenga. Hemos visto que el enfoque es el ahorro de costes, pero será necesario concretar un poco más. Este primer paso es una especie de diagnóstico, en el que deberemos definir unas metas tangibles, como por ejemplo reducir el tiempo de gestión en RRHH para que el equipo pueda centrarse en la estrategia. Estamos hablando de una optimización del tiempo que se traducirá, sin duda alguna, en el objetivo del ahorro de costes, pero que también será determinante para la productividad.
- Segundo paso: planifica y apoya en datos. Vamos a abordar la confección de esta estrategia y, para ello, tendremos que apoyarnos en los datos. ¿Cuánto tiempo estamos dedicando a la planificación de las vacaciones del equipo? ¿Qué parte de ese tiempo podríamos aprovechar, por ejemplo, para elaborar o mejorar nuestra estrategia de employer branding? A partir de ahí, nos resultará mucho más fácil planificar qué acciones, gestiones e implementaciones deberemos llevar a cabo para aplicar las soluciones. Se trata de definir cada uno de los pasos y costes que nos permitirán alcanzar el objetivo planeado.
- Tercer paso: áreas de interés. El ahorro de costes será el objetivo clave que nos llevará a elaborar este presupuesto, pero tendremos que definir todas aquellas áreas de interés mediante etiquetas. ¿Qué importes vamos a destinar a employee engagement? ¿Cuánto necesitaremos para reclutamiento? Piensa en todas las áreas: bienestar, riesgos laborales, nóminas, comunicación, evaluaciones, etcétera y define las partidas teniendo siempre presente el objetivo de este año: el ahorro de costes.
- Cuarto paso: el modelo de presupuesto. Puede que esta sea una decisión que ya tengas tomada desde el principio. Elegir el modelo de presupuesto no depende siempre de cómo quiere hacerlo el equipo de RRHH, sino que a menudo ya viene marcado por las directrices de la organización. Las posibilidades suelen ser dos: el presupuesto base cero, que como su propio nombre indica parte de cero sin transferirse los saldos y gastos del año anterior; y el presupuesto incremental, que en este caso sí toma como base el presupuesto del año anterior. Si bien es cierto que este último funciona muy bien como guía, el base cero nos permite mirar mejor hacia los nuevos objetivos y se adapta con mucha más facilidad a las novedades que queramos implementar.
El ingrediente que no puede faltar en la elaboración de los presupuestos
Ya sabes que la elaboración de los presupuestos es un proceso complejo, especialmente si se quieren abordar cambios de base. Te hemos dado las claves, pero eso no es todo. Hay un ingrediente que no puede faltar mientras dure el proceso de elaboración de los mismos. Y es la cooperación entre equipos.
Desde ahora y durante todo el año es conveniente establecer un diálogo constante con todos los equipos que conforman la organización. ¿El objetivo? Encontrar áreas de mejora y detectar todas aquellas necesidades latentes. Esto nos servirá para adaptar el presupuesto (y por tanto, los proyectos e innovaciones que puedan establecerse como metas) al mismo tiempo que resolvemos problemas reales y facilitamos las cosas, no solo al departamento de RRHH, sino al común de la empresa.
