Con 180 años de experiencia en fabricar productos de precisión y alto valor, junto a sus más de 1000 personas trabajadoras repartidas por todo el mundo, Orbea es la única marca internacional de bicicletas del mundo que es una cooperativa. Fabrica bicicletas únicas para inspirar a ciclistas de todo el mundo que comparten con pasión su amor por el ciclismo y su apuesta por una sociedad justa.
La marca de bicicletas se ha convertido en una de las principales referencias mundiales del sector en los últimos años, trayendo una consiguiente multiplicación en su plantilla y facturación anual.
Este crecimiento trae consigo nuevos retos corporativos que llegan a todos los niveles de la compañía, incluido en el ámbito de la gestión interna de las personas. Multiplicar su plantilla en los últimos ha generado nuevas necesidades y también ha obligado a revisar los procesos y métodos internos de gestión de manera que sean capaces de atender la nueva realidad de Orbea.
Un ejemplo de ello ha sido la gestión horaria para las personas trabajadoras. Antes de su etapa de crecimiento internacional, la cooperativa utilizaba una herramienta de desarrollo propio para la gestión del tiempo, pero con el aumento de la plantilla, ha quedado en relieve la necesidad de contar con un sistema más automatizado, que mejore la eficiencia, gestión y que ofrezca toda la información necesaria a los diferentes colectivos.
Por otro lado, la propia herramienta de Orbea no tenía la capacidad de integrar las ausencias y la presencia en un solo lugar de manera sencilla, lo que ocasionaba desajustes en los saldos de vacaciones, ausencias y en asegurar la correcta disposición de la información.
Con la llegada de Woffu, Orbea ha podido:
- Facilitar la gestión del tiempo para las personas usuarias, siendo capaz de gestionar aspectos como los fichajes, ausencias, vacaciones, etc.
- Disponer de información clara de las horas trabajadas y fichajes realizados, tanto para la propia persona trabajadora, como responsable y área de personas.
- Ahorrar el tiempo invertido en la gestión horaria, resolución de incidencias y las ausencias de las personas usuarias.
- Crear reportes personalizados de manera rápida e intuitiva para que los responsables permitan asegurar el adecuado desempeño del equipo.
- Alcanzar el 97% de adopción por parte de las personas usuarias logrando que todas las personas usuarias puedan tener visibilidad de su tiempo.
“Woffu nos ha ayudado a tener la información mucho más clara. Ahora podemos mostrar detalles concretos a las personas usuarias que antes no teníamos” dice Beñat Mera, Responsable de Compensación y Beneficios de Orbea.
Conoce la historia de Orbea, su equipo y Woffu.
Software hecho a medida vs herramienta especialista en control horario
Orbea contaba con un software hecho a medida para la gestión del control horario y las ausencias. Sin embargo, el uso de un software de desarrollo propio requiere de un presupuesto elevado y de un equipo interno dedicado a su constante actualización y mantenimiento, recursos que pueden desviar la atención de los objetivos principales de la empresa.
Contratar un software especialista en control horario como Woffu ofrece beneficios que facilitan la gestión de la política horaria de la compañía y eficiencia en control horario. En primer lugar, permite un significativo ahorro de tiempo y recursos al eliminar la necesidad de desarrollar y mantener una solución interna. Liberando recursos que pueden destinarse a otras áreas estratégicas de la empresa.
Woffu garantiza actualizaciones continuas y la posibilidad de integrarse con otros sistemas de RR.HH., asegurando que la empresa siempre cuente con la tecnología más avanzada sin esfuerzo adicional. Además, Woffu se adapta fácilmente al crecimiento y las necesidades cambiantes de la empresa, proporcionando una solución flexible y preparada para las tendencias y legislaciones del futuro.
Una herramienta especializada en gestión del tiempo puede superar significativamente a un desarrollo propio en términos de eficiencia, costo y adaptabilidad.
“Surgían incidencias continuas porque nuestro sistema estaba compuesto por varias hojas de cálculo conectadas. Además, se hacía difícil explicar el modelo de gestión horaria a las nuevas personas usuarias” comenta Beñat.
Por este y otros motivos se empezó la búsqueda de una herramienta que fuese intuitiva y fácil de usar. Woffu, software especialista en control horario, cubre las necesidades y la casuística de política horaria de Orbea a la perfección. Por lo que en poco tiempo empezó la implementación y se empezaron a ver beneficios de inmediato.
“Buscábamos una herramienta que facilitara la gestión horaria y que las personas trabajadoras tuvieran una herramienta más intuitiva y visual, sin cambiar los procesos internos ya establecidos en la organización, esto era muy importante para Orbea. Ahora todo está mucho más claro y transparente para las personas usuarias” dice Beñat.
Gracias a Woffu la gestión horaria de las personas ha mejorado significativamente, permitiendo a las personas usuarias actuar directamente y de manera sencilla sobre los fichajes, ausencias o vacaciones. También ha ofrecido una información más clara y sencilla para el personal, responsables y área de personas de la compañía.
Ahorro de 50% en el tiempo invertido y 97% de adopción
La puesta en marcha de Woffu en Orbea ha ahorrado 50% de tiempo invertido en la gestión del control horario y ausencias.
“Antes invertíamos mucho tiempo en gestionar diferentes situaciones generadas por nuestra herramienta, incluso atendiendo diariamente a las personas por cuestiones derivadas de la gestión horaria. Con Woffu hemos podido dar un mejor servicio, de una manera más sencilla y con una mayor eficiencia para todas las personas involucradas”. comenta Beñat.
Woffu ha permitido también disponer de toda la información de una manera más ordenada y accesible, reduciendo la carga de trabajo del equipo de personas.
Una parte de las personas usuarias de Orbea continúa utilizando el terminal de fichaje presencial de desarrollo propio. En cambio, los equipos que operan bajo un modelo de trabajo híbrido, han adoptado Woffu para registrar sus fichajes a través de la app móvil, adaptándose rápidamente a la nueva plataforma.
Esta transición ha resultado en una tasa de adopción del 97%, lo que refleja la facilidad con la que los trabajadores han comprendido y utilizado el sistema. Esta alta adopción ha minimizado el tiempo dedicado a la formación y maximizando la productividad.
¿Qué es lo que más les gusta de Woffu?
La implementación de Woffu en Orbea ha transformado su manera de gestionar el tiempo y los recursos.
“El objetivo con Woffu era claro: mejorar y facilitar la gestión horaria y conseguir una mayor transparencia y claridad en la información a nivel trabajador/a y a nivel de organización. Y lo hemos conseguido. Cada trabajador/a tiene claro cómo se componen sus fichajes, su horario, sus vacaciones y periodos de ausencia” comenta Beñat.
Nada de esto sería posible sin un equipo humano que acompañase a Orbea. Y es que en Woffu, desde el inicio, hemos comprendido la importancia de brindar un soporte excepcional. Por eso contamos con un equipo de Customer Experience experimentado y dedicado.
“Lo que más nos gusta de Woffu es el servicio de atención al cliente. Saber que contamos con alguien que nos responde y acompaña es muy importante” dice Beñat.
Por otro lado, toda la información que se recoge a través de los fichajes y solicitudes de ausencias se utiliza para generar informes personalizados que ayudan a entender mejor la situación interna de Orbea. “Utilizamos los informes de Woffu para calcular las horas de relevo, nocturnidad etc. . También para facilitarle al responsable visualizar los fichajes de su equipo”, comenta Beñat.
Resultados alcanzados
En resumen, la implementación de Woffu en Orbea, logró:
- Facilitar la gestión del tiempo para las personas usuarias, siendo capaz de gestionar aspectos como los fichajes, ausencias, vacaciones, etc.
- Ahorrar el tiempo invertido en la gestión horaria, resolución de incidencias y las ausencias de las personas usuarias.
- Disponer de información clara de las horas trabajadas y fichajes realizados, tanto para la propia persona trabajadora, como responsable y área de personas.
- Crear reportes personalizados de manera rápida e intuitiva para que los responsables permitan asegurar el adecuado desempeño del equipo.
- Alcanzar el 97% de adopción por parte de las personas usuarias logrando que todas las personas usuarias puedan tener visibilidad de su tiempo.
