Nuestros días tienen 24 horas y nuestras jornadas laborales no suelen (o no deberían) alargarse más allá de las 8 horas. Y aunque algunos les dediquen más o menos tiempo, la mayoría tenemos la sensación de que este no nos cunde en absoluto. Por eso recurrimos demasiado menudo a aquello de: no tengo tiempo, no me da la vida, no puedo con todo o necesito gestionar mejor mi tiempo.
Es muy posible que en muchos casos se produzcan verdaderas sobrecargas de trabajo. Sin embargo, muchas veces todo es una cuestión de saber gestionar las horas que tenemos disponibles. Optimizar la gestión del tiempo debería ser, aunque también en el resto de departamentos de la empresa, una ocupación central en Recursos Humanos. Más que nada porque es desde aquí donde se gestan y organizan las jornadas laborales de todos los miembros de la organización.
¿Pero, qué es una solución que optimiza la gestión del tiempo?
Optimizar la gestión del tiempo es fundamental para desarrollar nuestro trabajo en unas condiciones óptimas, mirando por la salud física y mental de las personas. En una sociedad saturada de estímulos, tareas y distracciones, cuidar la gestión del tiempo desde RRHH es fundamental para que la productividad no se resienta ni debilite en el corto y largo plazo. Por suerte, existen soluciones como Woffu, que pueden ayudarnos a gestionar el tiempo adecuadamente para evitar que el estrés y el caos se ceben con nuestra gente.
Dice Miguel Fresneda, CEO de Woffu, que el activo más importante de las empresas son sus personas y el activo más importante de las personas es su tiempo. Por eso aspiramos a un universo laboral sin fricciones. Un buen gestor de tiempo puede ayudarte, pero, ¿de verdad resultará tan útil? La respuesta es sí y ya estás tardando en probarlo. Estas son las ventajas que Woffu ofrece para optimizar la gestión de tiempo.
1. Gestor de vacaciones y ausencias
Organizar las vacaciones es uno de los mayores quebraderos de cabeza que tiene un departamento de RRHH, pero nosotros creemos que no debería ser así. No cuando existen soluciones para gestionar las vacaciones y las ausencias de una manera inteligente, rápida y sin complicaciones, que se traducen en el antiguo intercambio interminable de emails, equívocos y enfados.
Con Woffu las vacaciones y días de ausencia se gestionan directamente desde la plataforma, ya sea a través de la web o por la app, que la veremos en detalle más adelante. Una vez bien comunicadas las políticas de vacaciones, los empleados pueden solicitar sus tramos y, a partir de ahí, el departamento de RRHH resolverá las peticiones. Cualquier cambio de última hora también puede gestionarse de este modo y en cuestión de minutos. No hay más.
Una visibilidad completa mantendrá a todos enterados de los días libres de su equipo. RRHH, responsables y usuarios tienen una vista calendarizada y pueden configurar normas y preferencias. De esta forma, evitaremos solapamientos de vacaciones, roces y malos entendidos.
Pero no todo son vacaciones, en Woffu apostamos por un universo laboral sin fricciones. Y en el día a día podemos encontrar diferentes motivos de ausencia que pueden generar incidencias. Por eso, a través de nuestro módulo de ausencias, tu gente puede realizar solicitudes de las horas (incluso minutos) que necesiten para ausentarse y compensarlas directamente con sus horas de presencia.
2. Control horario y gestión de la presencia
Hace meses que el control horario es una obligación regulada por ley. Las empresas tienen que registrar las jornadas de sus trabajadores y guardar esta información durante un tiempo, por si se produjera una inspección. El objetivo de esta legislación es observar el cumplimiento de los horarios. No en vano, son muchas las personas que hacen horas extra sin percibir la debida retribución a cambio.
Woffu facilita a las empresas el gesto de fichar, que puede realizarse a través de la web, la aplicación móvil o, incluso, dispositivos biométricos integrados en tu empresa. Con una configuración previa de los horarios teóricos de cada trabajador podrás añadir los descansos necesarios y, también, limitarlos con distintos niveles de flexibilidad.
Con el módulo de presencia podrás calcular fácilmente la jornada efectiva de trabajo de tus empleados. Es hora de flexibilizar la vida laboral y fomenta la desconexión digital con una solución totalmente digital.
3. Gestión de turnos
Otra tarea que provoca dolores de cabeza en los responsables de los departamentos de RRHH es la gestión de turnos. Woffu facilita tanto las cosas que permite realizar un organización ágil de los turnos, ya sea por centros de trabajo, departamentos o equipos, ofreciendo la opción de configurarlos fácilmente en el calendario e integrarlos en las jornadas laborales efectivas.
Crea una variedad ilimitada de horarios fijos, flexibles y rotativos acorde a cada convenio y contrato de trabajo. Si realizas cambios de última hora, podrás notificárselo a tus empleados a través de la aplicación móvil y el correo electrónico. Comunicación eficiente y efectiva al instante.
Todas las posibilidades adaptadas a la normativa laboral vigente. ¿El objetivo? Optimizar el tiempo al máximo teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y reduciendo las fricciones a la mínima expresión.
4. Informes de RRHH
A menudo, para optimizar la gestión de tiempo hay que tomar decisiones. Y desde el departamento que gestiona y cuida personas no se deberían tomar decisiones que no estén apoyadas en datos. Woffu facilita esta tarea ofreciéndonos la posibilidad de generar y descargar informes en tiempo real sobre vacaciones, presencias y ausencias. Nuestra plataforma también se encarga de calcular el índice de absentismo, los finiquitos y el total de día devengados por trabajador.
Podrás analizar el comportamiento de las personas de un departamento para detectar posibles patrones, problemas o incidencias que repercutan negativamente en la organización. Pero, ¿por cuánto tiempo se mantiene esta información? Tendrás a tu disposición el historial de todas las solicitud mantenidas durante los últimos cuatro años.
Por último, y quizás el punto más relevante, es que a través de la obtención de informes en tiempo real, se hará aflorar cualquier incumplimiento, ya sea por exceso o por defecto. Es importante detectarlo a tiempo y ajustar las decisiones en pro del beneficio de toda la organización.
5. Comunicación interna y gestión documental
Sin comunicación no hay buena gestión que valga y en Woffu lo tenemos muy claro. Por eso, la propia solución cuenta con un sistema de comunicación interna, que ofrece la posibilidad de enviar documentación desde un único lugar. Esto es especialmente útil para facilitar las tareas del departamento de RRHH, que suele trabajar con documentos. La difusión de anuncios puede hacerse para un empleado en particular, incluir todo un departamento o a toda la plantilla.
Realizar comunicados generales y colgarlos en el muro facilita la comunicación y permite a los empleados y RRHH dejar de perder tiempo enviando y respondiendo cadenas de mensajes. Alcanza simultáneamente a todos los empleados y alcanza una mayor transparencia. Tan fácil como esto.
6. La app de Woffu para la gestión del tiempo
La mayoría de nosotros pasamos mucho más tiempo en el móvil que en el ordenador. Llevar toda la información relativa a nuestro trabajo en el bolsillo ayuda, no solo al departamento de RRHH, sino a toda la empresa, a facilitar la gestión en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Desde la app de Woffu se pueden consultar comunicaciones, organizar turnos y consultarlos, enviar documentos, ver quién está disponible y quién no, e incluso fichar. ¿Lo mejor? Es totalmente usable, sencilla para todas las personas, sin necesidad de formación. No olvidemos que ha sido diseñada para todo tipo de dispositivos iOS y Android. Así que adiós excusas. Apuesta por las nuevas tendencias sociales y brinda flexibilidad a tu gente sin perder visibilidad.
7. Valores agregados como Woffu Bay, Woffu Legal, firma digital
En los últimos meses hemos crecido y lo hemos hecho incorporando facilidades para las empresas. Una de las más importantes es Woffu Bay, un brazo más de Woffu que se ha estrenado con Woffu Health, un sistema para que las organizaciones puedan brindar beneficios a sus empleados en términos de salud, deporte, guarderías, etcétera.
A través de Woffu Legal, otro servicio recién inaugurado en junio, los profesionales de RRHH tienen la oportunidad de informarse y consultar a expertos acerca de las últimas novedades en temas legales vinculados a la empresa.
Y por último está el servicio de firma digital, que también es otro de los añadidos de Woffu para ayudar a optimizar la gestión de tiempo. Sirve para reducir costes ocultos y de tiempo para la firma digital de documentos de RRHH y corporativos. Un paso más hacia el trabajo líquido. ¿A qué estás esperando tú?
