La felicidad es un concepto etéreo, pero la buscamos a lo largo de nuestra vida incansablemente. Buscamos ser felices cuando llegamos, pero también cuando nos vamos. Y contribuir a ello es uno de los objetivos que cualquier empresa que quiera generar un buen employer branding debe tener presente. Tanto en el momento de recibir a sus nuevos empleados, como en el momento de despedirlos, sea por la razón que sea.
Onboarding y offboarding son dos términos que nos resultarán muy familiares si trabajamos en un departamento de Recursos Humanos. Todos pasamos por alguno de los dos en uno o varios momentos de nuestra vida, de modo que es muy fácil imaginar qué sensaciones y emociones invaden a una persona que debe transitar por cualquiera de los dos.
Es fácil que las grandes empresas tengan bien definidos los protocolos para cualquiera de los dos procesos, especialmente en lo que sería el onboarding o la bienvenida. Un conjunto de acciones que deben servir para ayudar a una persona a conocer las características de la empresa e integrarse en ella y en su cultura a la mayor velocidad posible y con las mayores garantías de éxito.
En los últimos tiempos, además, las organizaciones han ido tomando conciencia de lo importante que es también el offboarding, el proceso de despedida de los empleados que han formado parte de la empresa, que en ningún caso debe subestimarse. Y que servirá para construir, con esfuerzo, los cimientos de una buena marca empleadora.
¿Cómo hacer onboarding y offboarding felices?
El onboarding y offboarding son procesos que entrañan un elevado nivel de dificultad, sobre todo si lo que queremos es alcanzar la felicidad del empleado. Hay infinidad de herramientas que pueden ayudarnos a desplegar una buena estrategia. Pero, ¿qué no debemos pasar por alto y de qué podemos prescindir?¿Cuáles son las claves?
La planificación
La planificación no significa únicamente planificar, sino poner en marcha toda la maquinaria logística y de calendario que llevará a cabo la empresa, tanto para la llegada como para la salida del empleado. El tiempo de contratación, la compra e instalación de equipos, la integración en la plantilla, así como todo aquello que es necesario para la finalización del contrato deberá integrarse en la hoja de ruta. Una mala planificación puede llevar inevitablemente a desencuentros que, tanto en el onboarding y el offboarding, tendrían consecuencias desagradables.
La asignación de roles
¿Quién se encarga de qué? La asignación de roles es importantísima, porque permite al equipo contribuir a unos onboarding y offboarding exitosos. El equipo de Recursos Humanos funciona como director de orquesta y pone en marcha a todos los equipos que deben recibir o despedir al empleado. Lógicamente, son ellos los que también se encargan de realizar trámites vinculados a contratos, nóminas, cálculos, finiquito o, incluso, cartas de recomendación.
Aun así, hay más personas que pueden contribuir para hacer estos procesos felices. El manager de equipo deberá tener prevista, tanto la integración como la salida, y desplegar los programas de formación necesarios. El equipo técnico será el encargado de poner a punto el equipamiento, así como las cuentas de acceso, correo electrónico, incluyendo las altas y bajas que sean necesarias.
Un compañero de equipo, además, puede alzarse con el papel de padrino, para acompañar a esa persona en todo aquello que necesite, mostrarle los distintos espacios y ofrecerle la asistencia que precise, tanto en su llegada como en su marcha.
El ritual del primer día, el ritual del último
¡Es tan importante ese primer día! ¿Hay algo mejor que llegar a un sitio nuevo preso de la incertidumbre y darse cuenta de que te estaban esperando? Todos hemos vivido un primer día, así que para conseguir una buena y rápida integración, tendremos que tener esta presentación prevista. El equipo tendrá que estar preparado, deberemos mostrarle los distintos espacios y tener listo todo el material y equipo necesarios.
La salida tiene que acompañarse por igual, y a estas alturas no debería extrañarnos. Cuando termine el tiempo de un empleado en la empresa, habrá llegado el momento de hacer balance. El departamento de Recursos Humanos habrá llevado a cabo todas las tareas administrativas, correspondientes a certificados de finalización de contrato, finiquito. El manager y los compañeros tendrán ocasión de preparar la despedida y agradecer el tiempo y los conocimientos aportados durante todo su tiempo en la organización.
El seguimiento
El objetivo del onboarding y offboarding debe ser, en todo momento, el de ofrecer a nuestros empleados experiencias felices y convertirlos en embajadores de nuestra marca. En el caso de aquellos que se incorporen, habrá que tener bien planificado el seguimiento con el resto del equipo, incluyendo el manager y los compañeros. Será preciso, además, tener en cuenta algunas cuestiones de carácter organizativo, para que el empleado no se pierda en los primeros días y sea capaz de consolidar bien sus logros.
Al revés, y aunque nos choque, podemos hacer lo mismo. Cuando un empleado se despide, podemos efectuar una llamada al cabo de unas semanas, para tomar contacto, ofrecer cualquier ayuda, invitarle a participar en formaciones o eventos, si procediera, o hacer una encuesta que pueda aportar información sobre inquietudes, sensaciones y experiencia.
