Estamos a punto de terminar el año y toca hacer balance. ¿Sabías que este es el mejor momento para hacer un análisis de los Recursos Humanos, mejorar la gestión de personas y obtener las claves para mejorar? Evaluar los resultados obtenidos en este ejercicio a través de los informes nos servirá para tomar decisiones de cara al próximo año y revisar cómo estamos haciendo las cosas actualmente y qué margen de mejora tenemos.
La gestión de las personas será el que determinará el éxito de la empresa, pero hay muchos objetivos que debemos tener en cuenta. Para empezar pueden parecer un tanto opacos. Sin embargo, los datos que puede proporcionarnos Woffu nos ayudarán a alcanzar aquello que necesitamos:
- Optimizar el capital humano
- Asegurar a largo plazo la plantilla
- Formar y contribuir al desarrollo de los empleados
- Considerar necesidades y recursos a futuro
- Motivar e incentivar a los empleados
- Mantener un buen ambiente laboral
¿Cómo podemos conseguir estos objetivos?
Claramente no es tarea fácil, pero siempre nos podemos apoyar en datos que nos den un panorama de cómo está la situación dentro de nuestra empresa. Datos reales para hacer este tipo de análisis. Hacer un análisis periódico es importante, pero consideramos que un plazo de seis meses es suficiente para realizar una evaluación de este tipo.
Necesitamos, pues, acceso a datos reales y fiables, contar con sistemas que promueven la generación de datos y los transformen en información para sacar las conclusiones que nos interesan. Al final todas las empresas se van a tener que basar en datos fiables y confiables. Un semestre es un espacio de tiempo muy prudente para hacer este tipo de análisis.
¿Cómo puede ayudarnos Woffu?
Woffu es una solución desarrollada para gestionar el tiempo de las personas, pero no es solo eso. Descubrimos que a través de su funcionamiento nos daba muchísima información valiosa para las empresas y esto debemos valorarlo. Woffu nos permite reunir estos datos y transformarlos en información gracias a informes reales, confiables y autogenerados, capaces de ofrecernos la fotografía real de nuestra organización.
¿Qué preguntas nos podemos hacer ahora mismo para encarar el próximo ejercicio?
- ¿Nuestros empleados fichan?
- ¿Cómo estamos gestionando las vacaciones?
- ¿Tenemos bajo control las ausencias por diversos motivos?
- ¿Qué departamentos están realizando horas extra?
- ¿Tenemos controlada la carga de trabajo? ¿Hay épocas punta identificadas?
- ¿Necesitamos contratar más personal o reducirlo?
- Con la gestión a día de hoy, ¿cumplimos con la nueva ley?
Un análisis más global que evalúa los resultados
Los informes de Woffu son una fuente de información muy valiosa. Hay cuatro tipo de informes que pueden ayudarnos a evaluar nuestra empresa. Recopilan información mucho más detallada, con una cantidad de datos muy superior a los comentados anteriormente. Estos cuatro son específicos, muy completos, con información muy variada.
Informes de Usuarios
En este veremos información personal de los usuarios, pero también datos muy importantes en los que profundizar a mitad de año. Tiene una columna de Responsable que nos puede decir mucho: cuántos responsables tenemos dentro de la empresa, cuántos empleados tienen el mismo responsable (para detectar sobrecargas), hacer cambios para equilibrar el trabajo si vemos que van muy saturados, etcétera. Luego también se puede filtrar por Departamentos: cuántas personas hay (muchas o pocas).
En Horarios podemos ver cuántas personas trabajan en el mismo horario. Por ejemplo, con la COVID-19 y la vuelta la oficina, nos interesa saber cuántas personas trabajan en el mismo horario para organizar la vuelta a la oficina. Un análisis sobre los horarios y los turnos nos puede ayudar mucho a hacer este análisis. Luego también tenemos la antigüedad del personal, para ver la antigüedad media, un dato interesante en Recursos Humanos para hacer una contratación a futuro. Y hay preguntas que nos podemos hacer y responder con estos datos, como por ejemplo: ¿Qué tipo de rango de edad nos interesa que entre en este equipo? ¿Cuáles son los pros y contras de valorar la antigüedad y premiarla dentro de la empresa? ¿Están bien valoradas estas personas?
Por último, está la columna de Sexo: mujeres y hombres. Podemos poner atributos dentro del perfil de cada empleado y esto nos ayudará a hacer un análisis sobre cuántas mujeres y hombres hay en cada departamento, lo que sin duda es muy interesante para avanzar en los planes de igualdad.
Informes de Actividad
Aquí podemos encontrar las solicitudes de ausencia y presencia, incluyendo su estado. Veremos cuáles son las ausencias más solicitadas (médico, mudanza), las que están por venir, etcétera. El informe de actividad es interesante para hacer un análisis y una comparación con años anteriores, ver por qué este año quizá se solicitaron más, la afectación de la COVID-19 y ser conscientes de cómo afectó la pandemia a nuestra empresa. También podemos ver solicitudes pendientes de aprobación y saber si esto puedan generar insatisfacción en ellos.
Informes de Saldos
Nos permite visualizar rápidamente cuáles son los saldos disponibles de todas las bolsas creadas dentro de Woffu. Este informe se utiliza mucho para la gestión de las vacaciones y para ver, por ejemplo, si se están solicitando las vacaciones o si se están acumulando para final de año, ver, en definitiva, a qué ritmo o de qué forma se están pidiendo. Podemos ver si van a caducar muchos días de vacaciones pendientes u otras bolsas, que también pueden caducar, como las de horas extra, por ejemplo. De este modo, podremos asegurar la plantilla a futuro: si hay muchas personas que no pidieron vacaciones, tomar acciones para asegurar la plantilla a largo plazo.
Aquí también podemos ver qué departamentos han pedido teletrabajo y sacar conclusiones sobre la idoneidad de comenzar a pensar en una política de teletrabajo a futuro.
Informes de Presencia (diario o mensual)
Este es el informe más utilizado en Woffu, porque ofrece muchísima información para la gestión del día a día de las empresas. Se trata de un informe ideal ante una inspección, puesto que informa de las presencias a diario, justamente lo que suele solicitarse. Se actualiza día a día, de modo que no hay que preocuparse de nada.
Este informe nos asegura si la presencia es correcta y los datos son reales: se verá reflejada la realidad de los fichajes en nuestra empresa y podremos hacer un análisis profundo del comportamiento de los empleados. Veremos las horas extraordinarias, los trabajadores a tiempo parcial y los registros de la jornada, de modo que nos ayudará mucho a entender la realidad de las personas que trabajan con nosotros.
Si vemos, por ejemplo, que los empleados solicitan muchas jornadas de vacaciones los viernes, quizá podamos plantearnos aplicar las jornadas intensivas. También podremos controlar los excesos que se están produciendo en los departamentos, que seguramente estén sobrecargados o faltos de personal. A veces puede tratarse de fichajes incorrectos, algo que podremos corregir solo si lo detectamos.
Otro dato interesante de estos informes tiene que ver con el uso que los responsables hacen de Woffu: si están al día, cuántos fichajes pendientes de validar tienen, el control que están llevando de la presencia de su propio equipo, etcétera. Otorgar este rol a los responsables facilita mucho el trabajo de Recursos Humanos para no sobrecargarlo.
Incluye información sobre las horas nocturnas y los descansos que hacen los empleados. Ver cuándo fichan, el tiempo que descansan, etcétera. Así gestionaremos mejor nuestros equipos y seremos capaces de hacer que sientan que su tiempo está siendo valorado y tomado en cuenta.
Ya tenemos los informes, ¿y ahora qué?
Con esta información, podremos…
- Organizar el segundo semestre del año
- Asegurar que tenemos la plantilla necesaria para cubrir las cargas de trabajo
- Revisar la política horaria para mejorar la satisfacción de los empleados
- Controlar los excesos de jornada y tomar medidas para ello
Como te decíamos, Woffu es una aplicación que fue creada para la gestión del tiempo. Sabemos que el tiempo es el activo más importante de toda persona y empresa. Pero Woffu también aporta valor con información que resulta útil para la toma de decisiones, que refleja el día a día de nuestros empleados, de modo que no hace falta preguntar: todo lo vemos reflejado en Woffu. Con ello hacemos el trabajo más líquido, sin fricciones, basándonos en datos y no en suposiciones.
