El avance de la digitalización ha permitido a muchas empresas poner toda la carne en el asador. Nos referimos a la puesta en marcha de sistemas que prometen innovación y soluciones aparentemente integrales. En el caso de la gestión de RRHH, existen muchas propuestas de lo que se denomina HR Suites, soluciones que abarcan un gran número de sistemas de gestión para RRHH. Todo en unos que buscan facilitar y automatizar varias tareas a la vez: la gestión de nóminas, los procesos de reclutamiento, el onboarding, la gestión de tiempo…
Pero como siempre, no es oro todo lo que reluce. Que una solución sea digital y luzca bonita no es sinónimo de utilidad, facilidad y resolución. Por tanto, a la hora de dar un paso más allá en esto de la digitalización de RRHH, conviene hacerlo teniendo siempre en cuenta una serie de criterios. Esto es todo lo que debes tener en cuenta antes de lanzarte a contratar.
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¿Qué tener en cuenta antes de contratar? HR Suites vs herramientas de gestión del tiempo
Que una HR Suite nos deslumbre es fácil, especialmente si es bonita, guarda una estética actual y promete resolver todos nuestros problemas de gestión en RRHH. Sin embargo, hay que andarse con cuidado. ¿Nos podemos encontrar con sorpresas? Por supuesto. Las más habituales pueden ser las siguientes:
Que no se adapte a las necesidades de la empresa
Lo primordial es tener muy claras las políticas de RRHH que queremos implementar, no solo a nivel de toda la empresa, sino también al detalle: la política horaria, los objetivos que nos marcamos y, por supuesto, tener muy enfocado en qué queremos invertir nuestro tiempo. Todo esto tiene que quedar reflejado en esa herramienta. Lo que puede ocurrir con algunas suites es, por un lado, que sean tan generalistas que no se especialicen en nada. Por el otro, que en realidad sus creadores no tengan experiencia: no podemos ser expertos en absolutamente todo.
Lo ideal es estar bien acompañados por expertos que nos puedan ayudar con su criterio sobre el sector específico en el que estamos establecidos. Han surgido muchos proveedores que copian funcionalidades de otros, lo que implica que algunas funcionalidades a priori puedan ir bien, pero que la experiencia que tienen no sea suficiente para ayudar a los clientes. Para empresas más pequeñas puede ser fácil, pero cuando las casuísticas se complican o necesitamos que se adapten a otras necesidades, ahí pueden quedarse claramente cortos.
El servicio de posventa es deficiente
El compromiso que adquiramos con nuestro nuevo proveedor será a largo plazo. Que ese equipo sea profesional es imprescindible, porque nos acompañará durante mucho tiempo. Por eso, antes de contratar hay que averiguar cómo funciona el servicio de posventa, qué ayuda recibiremos, quién nos ayudará a implementar y a configurar la herramienta y, en definitiva, quién estará con nosotros en el día a día.
Conocer este tipo de herramientas no es tarea fácil: para llegar a ser un máster necesitamos mucho tiempo, así que debemos contar con alguien que sí lo sea, porque nosotros no tenemos que ser expertos en la herramienta. Para ello, además de hablar con la empresa, podemos buscar reseñas en internet, buscar opiniones y confrontar la experiencia de otros colegas del sector con la herramienta. Más allá de la parte técnica, lo que importa es el equipo humano.
La integración es limitada
Es muy complicado que una herramienta generalista sea válida para todo lo que necesitamos, por eso es habitual que desde RRHH utilicemos varias herramientas. Lo ideal es que estén integradas, por eso es importante que a la hora de elegir un proveedor o un software, apostemos por soluciones especialistas e integrables entre ellas. Se trata de que no tengamos que duplicar trabajo en las dos o tres herramientas que podemos llegar a acumular. Debemos contar con APIs abiertas, y Woffu es una de ellas, que hagan posible el suministro de información de unas a otras.
El reporting es deficiente
Está claro que una de las peticiones más realizadas a los responsables de RRHH tiene que ver con la elaboración de informes. Estas herramientas deben permitirnos plasmar en reportes la realidad de la empresa. Nos referimos, por ejemplo, a porcentajes de puntualidad, ausencias, presencias, porcentajes… Por eso debemos fijarnos en la calidad y el funcionamiento del módulo de reporting de la herramienta, para que no tengamos que editar la información y podamos construir los informes que necesitamos para nuestro día a día. Woffu nos ofrece la posibilidad de obtener en tiempo real y fácilmente informes de ausencias, presencias y cálculos automatizados. Todo al instante y con absoluta precisión.
La herramienta no es usable
Parece una obviedad, pero es muy importante que tengamos de primera mano una experiencia positiva con la herramienta. Ya no hablamos solo a nivel de administración, sino de que los empleados y managers vean claramente que es muy sencilla de utilizar, que no requiere pasar por vídeos eternos de formación y tutoriales interminables.
Tenemos que ver rápidamente cómo se utiliza. Para ello, el proveedor debe proporcionarnos demos completas del producto o que nos ofrezca la posibilidad de probarlo de primera mano, para tener una idea real y con datos objetivos de que, en efecto, la herramienta es fácil de usar. Esta no debe suponer un quebradero de cabeza para los usuarios: al contrario. No pueden perder tiempo de su día a día para dedicarlo a la herramienta: tienen otras muchas tareas en las que estar enfocados y tú bien lo sabes.
Su visión y sus valores no están alineados con los nuestros
La selección de una herramienta, ya sea de gestión de tiempo o una HR Suite completa, es una decisión a largo plazo. El sistema elegido os acompañará por mucho tiempo y el equipo humano que haya detrás, también. Es importante, pues, que su visión y valores estén alineados con los vuestros y sean, ante todo, compartidos. Lo mejor que podéis hacer es comprobar que la otra empresa va a estar a vuestro lado y qué nivel de servicio os ofrecerá. La calidad debe ser su seña de identidad, porque de otro modo, la relación estará abocada al fracaso y la frustración.
