Gestionar las vacaciones de los empleados es uno de los grandes retos a los que se enfrentan los equipos de Recursos Humanos en verano (pero también en otras épocas del año). Sin embargo, en la antesala de los meses de la canícula, es tradición que la mayor parte de personas decidan disfrutar de sus vacaciones. Y no solo eso: es en verano cuando la producción y la demanda se reduce y, por tanto, para la mayor parte de empresas es preferible que sus trabajadores disfruten de su merecido tiempo de descanso en esta época del año.
Si tu empresa es de las que baja la persiana en agosto, la problemática no será tan acusada. Lo que verdaderamente entraña complejidad son los turnos. Porque en ese caso, para gestionar las vacaciones de los empleados de la manera más acertada hay que hacer auténticos malabarismos entre las necesidades de la empresa y los deseos o preferencias de los trabajadores. Y no suele ser fácil: qué te vamos a contar a estas alturas que no sepas ya.
Configura y comunica una política de vacaciones clara
La política de vacaciones de la empresa debe ser clara desde el principio. Para ello, no vale la improvisación. Es decir, hay que haber diseñado y redactado con antelación una política de vacaciones clara, en la que se contemplen todas las casuísticas posibles. Todas las decisiones e iniciativas deben estar basadas en lo que se regula a través del artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, así como en las regulaciones sectoriales de los Sindicatos, la Patronal y los convenios colectivos. Durante la contratación y a lo largo del año es preciso aportar esta información, detallando los días de vacaciones que corresponden a los empleados, así como cualquier consideración práctica ajustada a los volúmenes de trabajo y a los picos puntuales, si es que se producen. De este modo, evitaréis malentendidos y dejaréis de hacer que gestionar las vacaciones de los empleados sea un auténtico caos.
Pide que soliciten las vacaciones con antelación
Una vez todo el equipo tenga claro cuál es la política de vacaciones de la empresa es fundamental trabajar con tiempo. No hace falta que soliciten las vacaciones con demasiada antelación, pero sí al menos dos meses antes. De este modo, desde el equipo de Recursos Humanos no trabajaréis bajo tanta presión en los días previos a las vacaciones y tendréis tiempo para diseñar una buena estrategia para dejarlo todo atado y cubierto mientras duren las ausencias vacacionales. Además, esta es la única manera de que la productividad de la empresa no se resienta en absoluto y se puedan resolver contratiempos con toda tranquilidad.
Intenta ofrecer un orden de prioridad justo
Los motivos de prioridad siempre suelen ser una fuente de conflicto. Es cierto que conviene tener en cuenta cuáles son las necesidades de cada empleado, pero hay que tener en cuenta la legislación vigente. Existe una sentencia del Tribunal Supremo en la que se reconoce que si un trabajador siempre ha tenido libertad para elegir sus días de vacaciones, habrá adquirido el derecho de hacerlo así. Sin embargo, otra sentencia del 10 de marzo de 2004 de la Audiencia Nacional otorga ciertas prioridades. Así, los trabajadores que tengan cargas familiares tendrán cierta preferencia para elegir sus vacaciones durante los períodos de vacaciones escolares. También tendrán prioridad a la hora de elegir aquellos que gocen de una antigüedad mayor en la empresa. Sea como sea, la prioridad debe ser establecer un orden justo y coherente, previo estudio de los distintos perfiles de empleados. Debe ganar siempre el bienestar y el buen clima laboral.
Planifica y responde con tiempo
Las vacaciones son planificación. Lo más lógico es que tu gente haga planes para salir de viaje, ajustar las vacaciones con otros miembros de la familia… de modo que es conveniente gestionar las vacaciones de los empleados con tiempo, ofreciendo las respuestas que consideres para que los empleados también puedan organizarse, realizar cambios o cursar nuevas peticiones.
Usa una solución digital como Woffu
Di adiós al intercambio infinito de correos electrónicos. Woffu es una solución para digitalizar la gestión de las vacaciones de los empleados. A través de esta plataforma, podrán solicitar vacaciones y ausencias con apenas tres clics, en cualquier momento y en cualquier lugar. Os ayudará a mantener informados en todo momento a los empleados de sus vacaciones y días pendientes de disfrute, a aprobar o denegarlos. Todo en tiempo real, con un sistema de validación muy sencillo y una calendarización gráfica por equipos, con la posibilidad de configurar normas y preferencias personalizadas.
Y vosotros, ¿ya os habéis puesto manos a la obra para gestionar las vacaciones de los empleados este verano?
