Hemos hablado en muchísimas ocasiones acerca de la digitalización y los múltiples beneficios que puede reportar para una organización. Sin embargo, todavía hay procesos y prácticas que teníamos pendientes. Tecnologías que nos parecían prescindibles y difíciles de integrar en nuestro día a día, pero que hoy resultan absolutamente necesarias para seguir adelante con los proyectos de cualquier organización.
La firma digital o firma electrónica, por ejemplo. Hasta ahora no la habíamos implementado al cien por cien. Ya fuera por desconocimiento o porque no teníamos muy claro qué herramientas y tecnologías usar. Pero, ahora más que nunca, los departamentos de Recursos Humanos han necesitado y siguen necesitando la firma digital para validar legalmente documentos a distancia.
Hasta ahora usábamos métodos mucho más rudimentarios, costosos y lentos. Como por ejemplo, enviar por mensajería documentos que tenían que firmarse, para que nos lo trajera luego de vuelta otro mensajero.
Pero para muchas empresas, implementar la firma digital a su realidad cotidiana es necesario desde ahora. Pero lo será todavía con más razón en el futuro más inmediato. Por esta razón, Woffu acaba de integrar en su solución la funcionalidad de firma digital. ¿Quieres saber cómo funciona, qué ventajas tiene y cómo puedes empezar a usarla en tu organización?
Woffu integra la firma digital: hacia el trabajo líquido
El trabajo líquido no es solo una tendencia. En los últimos meses te hemos dado unas cuantas razones por las que deberías impulsar el trabajo líquido y flexible en tu organización. Una de las acciones que inevitablemente tenemos que poner en marcha es la digitalización de documentos, una tarea que puede ayudarnos muchísimo a simplificar el trabajo, no solo del departamento de Recursos Humanos, sino de la organización al completo.
Y con la digitalización de documentos tenemos que hablar también de la firma electrónica. Los documentos con firma electrónica son aquellos que, en efecto, están firmados digitalmente. Y que, por tanto, son legalmente válidos. De hecho, la Ley 59/2003 señala que la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
A través de Woffu, las empresas tienen la posibilidad de compartir, distribuir y firmar cualquier tipo de documento con los empleados y empleadas, haciéndolo desde un entorno cloud, en la nube, y a través de un proceso totalmente seguro. Así, pueden transferirse contratos, nóminas, normativas, expedientes y, en definitiva, cualquier tipo de documento que necesite ser distribuido. Para eso está la funcionalidad Documentos.
Desde aquí se pueden compartir todos los documentos necesarios en formato digital, pero es que además, con la opción de Compartir también se activa la posibilidad de incluir la firma de los usuarios. Por el momento, estos documentos deben tener formato PDF para poder firmarse.
Desde esa sección, podremos activar el check de Solicitar la firma del documento. Y a partir de ahí, realizar el envío con el requisito de la firma que podrán ver y realizar todos los destinatarios, incluso (si fuera necesario) de manera secuencial.
Las ventajas más importantes de la firma digital
Contamos con Woffu para multitud de procesos, como por ejemplo el control horario, de ausencias y presencias o las vacaciones, pero ahora también con la posibilidad de gestionar desde un único espacio los documentos con firma digital. Gracias a esta herramienta, los departamentos de Recursos Humanos verán automatizado un proceso que hasta ahora resultaba absolutamente tedioso.
Así, en lugar de enviar, esperar, firmar físicamente y volver a esperar el retorno de documentos firmados, las empresas podrán reducir pasos y evitar imprimir, enviar, escanear, realizar más copias, intercambiar correos electrónicos. O, si es físicamente, realizar envíos a través de servicios de correos. El proceso de firma digital se puede hacer en un mismo día o momento. Porque, de hecho, gracias a este sistema se agilizan las gestiones, se reduce el riesgo de errores y se acaba con determinados costes (envíos, sellos, sobres, impresiones, etcétera).
Y como siempre, este ahorro de tiempo y recursos se traduce en más minutos (y horas, sin ninguna duda) para los equipos de Recursos Humanos. De este modo, pueden emplear su tiempo en otras tareas que exigen de ellos más dedicación y energía. Como por ejemplo, la fidelización y búsqueda de talento, los procesos de contratación o la formación.
