Está claro que en los últimos cuatro años, el teletrabajo ha experimentado un incremento sin parangón, que ha obligado a las empresas a poner en marcha distintas estrategias para gestionar esta manera de trabajar a distancia. Es cierto que estamos en cifras lejanas al boom de la pandemia, pero en 2023 en España hay 1.527.8000 personas teletrabajando a tiempo completo: estamos ante un 7,3 % de la población activa. A estas cifras hay que añadir las 1.381.200 personas que afirman teletrabajar ocasionalmente, esto es, un 6,6 % adicional.
Aplicado a nuestro día a día, este modelo exige, además de una dotación técnica evidente, grandes destrezas en la coordinación de equipos y múltiples herramientas comunicativas que hagan posible que todas las personas de la empresa tengan visibilidad de la información que necesitan y puedan establecerse los medios de control necesarios para garantizar la productividad.
Hoy nos hemos propuesto abundar en ocho estrategias y/o consejos para ayudas a las empresas a gestionar mejor y de manera más efectiva el teletrabajo, prestando especial atención a cuestiones como la visibilidad y el control de la productividad. Pongámonos manos a la obra.
1. Establecer unas expectativas claras desde el principio
Puede parecer un consejo obvio o demasiado superfluo. Y es precisamente por eso que puede pasarnos por alto. Una comunicación transparente desde el principio es fundamental para gestionar el teletrabajo de manera efectiva. Los líderes deben establecer unas expectativas claras en cuanto a horarios de trabajo, plazos, metas y resultados esperados. Esto no solo ayuda a alinear a todo el equipo, sino que también proporciona un marco sólido para la evaluación del rendimiento.
2. Utilizar herramientas colaborativas y de gestión de proyectos
El uso de herramientas tecnológicas adecuadas es esencial para mantener la visibilidad y el control en un entorno de teletrabajo. Plataformas de colaboración como Slack, Microsoft Teams o Asana pueden facilitar la comunicación en tiempo real y la gestión de proyectos, pero hay herramientas como Woffu que permiten una gestión integral del registro horario dentro de una misma plataforma. Además, que llevar un control de las horas trabajadas, incluso bajo el modelo del teletrabajo, es obligatorio por ley.
3. Fomentar la autonomía con responsabilidad
El teletrabajo implica un mayor nivel de autonomía para los empleados, pero esta autonomía debe ir acompañada de responsabilidad. Fomentar una cultura de responsabilidad individual y grupal ayuda a mantener altos niveles de productividad y garantiza que los empleados cumplan con sus obligaciones de manera efectiva.
4. Programar reuniones virtuales regulares
A pesar de la distancia física, es crucial mantener la conexión interpersonal. Programar reuniones virtuales regulares es vital para contar con espacios para discutir proyectos, abordar inquietudes y fortalecer la cohesión del equipo. Estas reuniones también ofrecen la oportunidad de evaluar el progreso, ajustar estrategias y brindar apoyo emocional cuando sea necesario.
Aunque los empleados trabajen de forma remota, la colaboración y el trabajo en equipo siguen siendo fundamentales. Sería interesante fomentar la colaboración a través de proyectos conjuntos, sesiones de brainstorming y plataformas de intercambio de conocimientos para mantener las sinergias con el equipo.
5. Establecer políticas de comunicación claras
Una política de comunicación clara es esencial en entornos de trabajo remotos. En este caso, debemos definir los canales de comunicación preferidos, los plazos de respuesta y cualquier otra norma que consideréis para evitar malentendidos y mejorar la eficiencia comunicativa. Está muy bien que las expectativas estén claras para que los flujos de trabajo sean totalmente fluidos y colaborativos.
6. Capacitar a los líderes en gestión remota
Los líderes desempeñan un papel crucial en la gestión efectiva del teletrabajo. Capacitar a los líderes para gestionar equipos a distancia, abordar conflictos virtuales y fomentar un ambiente de trabajo positivo es fundamental. La formación en habilidades de gestión remota garantiza que los líderes estén preparados para superar los obstáculos específicos asociados con la gestión de equipos dispersos geográficamente.
7. Fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
La gestión efectiva del teletrabajo no solo consiste en maximizar la productividad, sino también en garantizar el bienestar de los empleados. Aquí debemos trabajar para fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, evitando el agotamiento y mejorando la satisfacción laboral. Hay que establecer límites claros y respetar los tiempos de descanso (porque además es de ley) y contribuir de este modo a un ambiente de trabajo saludable y sostenible.
8. Evaluar y ajustar constantemente las estrategias
El entorno de trabajo está en constante evolución, y las estrategias que funcionaron en un momento pueden necesitar ajustes en el futuro. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del equipo, recopilar retroalimentación y ajustar las estrategias según sea necesario es crucial para adaptarse a los cambios en las dinámicas laborales y mantener el teletrabajo como un modelo eficaz.
En conclusión, gestionar de manera efectiva el teletrabajo exige un enfoque integral que combine la claridad en las expectativas, el uso de herramientas tecnológicas adecuadas y el fomento de una cultura de responsabilidad y colaboración. Al implementar estas estrategias, las empresas tendrán más fácil conseguir la visibilidad y el control necesarios para alcanzar las cotas de productividad esperadas.
