Con un enfoque en distribución de café, bebidas y postres para hoteles, restaurantes y comercios, este proveedor cuenta con más de 300 millones de euros en facturación, tiene presencia en 7 países europeos con 21 plataformas logísticas y da servicio a más de 3.200 clientes.
¿Cómo era la gestión del control horario antes de Woffu?
Con más de una docena de delegaciones en España y un equipo de 140 empleados en constante movimiento, la empresa de distribución de café requería una solución que permitiera monitorear, organizar y optimizar los horarios de trabajo y las ausencias de los empleados de manera digital.
“Antes de Woffu no teníamos nada. Solo en la delegación de Barcelona y Madrid teníamos el fichaje físico que iba con el dedo. En las otras delegaciones, que son más pequeñas, no lo teníamos implementado. Las vacaciones las llevábamos a papel, en cuadrantes de excel”, comenta el responsable de Control Interno.
Esto generaba una mayor carga administrativa, descontrol y dificultades para cumplir con las normativas laborales. Era evidente la necesidad de un sistema de control horario eficiente y centralizado.
La empresa empezó la búsqueda de un software que le ayudara a gestionar la política horaria de sus delegaciones y recibió la recomendación de Woffu por parte de Sage, software de gestión empresarial que facilita la administración de contabilidad, finanzas y nóminas. Como partners de Woffu, Sage conocía de primera mano los beneficios de la herramienta, por lo que fue fácil confiar en su recomendación y evaluar Woffu como la herramienta ideal.
Visibilidad y eficiencia operativa en la empresa de distribución de café
La implementación de Woffu marcó un cambio positivo, proporcionando la seguridad y control necesarios para gestionar su equipo en crecimiento de manera efectiva. Al consolidar toda la información de asistencia, vacaciones y ausencias en una sola plataforma, Woffu permite a la empresa optimizar su gestión de recursos y mejorar la precisión en los registros de asistencia.
El responsable de Control Interno destaca el impacto de esta transformación: “Antes no teníamos visibilidad de nada. Para las vacaciones, utilizábamos un excel que los empleados podían modificar sin que lo supiéramos. Solo dos delegaciones registraban fichajes; ahora, con Woffu, todo queda registrado y los datos se mantienen bajo control. Marcamos el convenio al principio del año y asignamos automáticamente la cantidad de días que corresponde a cada uno.”
Woffu no solo permite un registro exacto, sino que también ahorra tiempo en el día a día del equipo de RR.HH. Como comenta el responsable del equipo de personas: “Cada semana, dedico una hora a generar un informe con los fichajes faltantes y se lo envío a los responsables de cada delegación para que lo validen con sus equipos. Esto asegura la precisión, evita la acumulación de incidencias y nos ayuda a cumplir con la normativa.”
Gracias a Woffu, el proceso de planificación de ausencias también es más eficiente y visual, facilitando el control y el orden en los equipos. “Utilizo el informe de ausencias para cuadrar las vacaciones. Cuando los empleados solicitan días libres, genero el cuadrante y lo exporto a excel para verificar que no se solapen demasiados empleados del mismo departamento. Para mí, es muy práctico, visual y realmente útil”, explica.
La visibilidad y eficiencia que Woffu ofrece a esta empresa del sector Food & Beverage son esenciales para que el equipo pueda operar sin interrupciones, cumpliendo con la normativa y asegurando una planificación equilibrada de los recursos.
Una herramienta que se adapta a la realidad
Woffu destaca por ser una solución flexible, ideal para adaptarse a la realidad operativa de las empresas. Con nueve tipos de fichaje disponibles —desde el fichaje por el móvil, fichaje por IP para oficinas y hasta fichaje por extensión de Google Chrome — Woffu permite que la empresa de distribución de café configure los métodos de fichaje que mejor se adapte a sus necesidades específicas, centros de trabajo y equipos.
Para RR.HH. del proveedor de café, esta posibilidad ofrece beneficios clave:
- Ahorro de tiempo y gestión simplificada: Al centralizar diferentes tipos de fichaje en una misma plataforma, se reduce la carga de trabajo y el tiempo necesario para gestionar asistencias, independientemente de la ubicación del equipo.
- Precisión en el control horario: Woffu garantiza un registro exacto de las horas trabajadas, cumpliendo así con la normativa laboral y minimizando errores humanos.
- Mejora en la experiencia del empleado: Los empleados pueden fichar de la forma que mejor se ajuste a su jornada, lo que facilita el cumplimiento de la normativa y permite una gestión mucho más fluida de su tiempo de trabajo.
“Con Woffu hemos podido configurar dos métodos de fichaje: por móvil y por ordenador. El personal de oficina ficha desde la web. Mientras que los repartidores que no vienen a la oficina, sino que salen de su casa directo a visitar a clientes, fichan con el móvil. Esto es muy práctico porque nos permite asegurarnos que los empleados fichan en su lugar de trabajo” explica el responsable.
Gracias a esta versatilidad, la empresa ha encontrado en Woffu una herramienta adaptable, que se integra perfectamente en el día a día de sus operaciones, sin importar la complejidad de su estructura o distribución geográfica.
Resultados alcanzados en la empresa de distribución de café
“Woffu es bastante práctico y me ha ayudado a tener control de los fichajes y vacaciones de los empleados” comenta. Con la implementación de Woffu, se ha logrado importantes mejoras operativas y en la gestión de su equipo:
- Eficacia en el control horario con incidencias de fichaje por debajo del 1%. La rápida adopción de la herramienta por parte de los trabajadores, junto con el seguimiento semanal de los fichajes, ha resultado en menos del 1% de incidencias en los registros de asistencia.
- Gran reducción del tiempo administrativo para RR.HH. Ya que centralizar todos los fichajes y solicitudes de ausencias ha simplificado los procesos de gestión y eliminación de errores manuales.
- 100% de precisión en los registros de fichaje. Antes, solo dos delegaciones contaban con un sistema de fichaje, mientras que ahora se ha alcanzado un 100% de control sobre los horarios en sus 14 delegaciones, garantizando el cumplimiento de la normativa laboral en toda la organización.
- Mejora en la planificación de vacaciones y ausencias. El tiempo dedicado a planificar ausencias y cuadrantes de turnos se ha reducido notablemente, permitiendo a RR.HH. dedicar más tiempo a iniciativas estratégicas.
- Reducción de conflictos y errores en la asignación de días libres: al asignar y registrar automáticamente los días de vacaciones según convenio, Woffu ha minimizado los conflictos en el control de vacaciones, mejorando la satisfacción de los empleados porque sienten que su tiempo está bien cuidado.
Estos indicadores reflejan cómo Woffu ha transformado la gestión horaria, proporcionando visibilidad y control en toda la estructura de la empresa. Lo que permite que su equipo se concentre en lo que realmente importa: continuar creciendo en el sector Horeca y brindar el mejor servicio a sus clientes.
Agradecemos la confianza que la empresa ha depositado en nosotros y deseamos seguir trabajando juntos muchos años más, apoyando su éxito y expansión.
