Equivalenza nació en 2011 para reinventar la industria con un modelo de negocio disruptivo y sostenible, que permite combinar calidad excepcional con precios accesibles. Equivalenza cambió las normas para que los perfumes dejaran de ser un bien de lujo y se convirtieran en una forma de expresión, al alcance de todos.
A través de un asesoramiento experto y amplia gama de productos de perfumería, ambientación para el hogar y cosmética, ofrecen un viaje sensorial en las 600 tiendas en todo el mundo.
En las sedes de Equivalenza en España, la gestión de la política horaria había sido un desafío, debido a la diversidad de horarios presentes en los equipos de tiendas, oficinas y almacenes. Antes de implementar Woffu, el equipo de People se enfrentaba a un sistema fragmentado que implicaba horas de trabajo manual, montones de papel y procesos burocráticos.
Desde la asignación de horarios rotativos en las tiendas hasta la supervisión de los días de ausencia bajo diferentes convenios, el equipo dedicaba gran parte de su tiempo a gestionar tareas administrativas, como procesar manualmente las solicitudes de 170 empleados apuntadas en papel, que debían ser revisadas de forma manual, aprobadas por el equipo de People e ingresadas en el sistema.
En este contexto, el equipo de People trabajó con determinación para posicionarse estratégicamente dentro de la empresa, demostrando el valor que podía aportar al implementar soluciones innovadoras y digitales.
Además, el equipo de IT, conformado por profesionales que se encargan de gestionar la tecnología de la información de Equivalenza, también debía prestar apoyo con el antiguo sistema de control de fichajes y apoyar en la implementación de cambios, sumando otra capa de complejidad y dependencia.
El reto: simplificación y sostenibilidad
En palabras de Anaïs Mas-Yebra, People & Talent Director, sobre el antiguo software de fichaje: “Nos quitaba mucho tiempo porque teníamos que revisar continuamente los registros, contactar con los equipos, estar pidiendo que por favor sigan bien los horarios.”
Ante estas dificultades, Equivalenza necesitaba una solución de RR.HH que fuese capaz de gestionar los horarios rotativos y múltiples convenios, casuística propia del sector Retail, y que, a su vez, les permitiera ahorrar tiempo y reducir la burocracia.
Además, la sostenibilidad era un eje fundamental que la nueva herramienta debía cumplir. Uno de los objetivos principales para Equivalenza es reducir el uso innecesario de papel y alinear la gestión interna con los valores corporativos centrados en la responsabilidad medioambiental.
Más que una herramienta, una solución estratégica
Desde la implementación de Woffu en 2020, los beneficios han sido palpables. Carmen, People & talent specialist, lo resume con claridad: “Ahora el empleado realiza la solicitud directamente desde Woffu, le llega al responsable directo que hace esta aprobación, y desde People hacemos una revisión para confirmar que todo cumpla con la normativa. Woffu nos ahorra mucho tiempo”.
La automatización y flexibilidad de la herramienta marcaron un antes y un después en su día a día. Los Store Managers ahora pueden gestionar de forma autónoma los horarios rotativos de sus equipos, adaptándolos rápidamente a cambios de última hora. Además, Woffu permite gestionar horarios y vacaciones según los convenios específicos de cada área de trabajo, eliminando la fricción entre distintos tipos de contratos.
Anaïs Mas-Yebra destaca que, además de ahorrar tiempo, el equipo de People ganó con Woffu algo aún más valioso: enfoque. “Hemos ganado tiempo para dedicarnos a otras tareas, que nos permiten crecer como empresa y que son más valiosas, como cuidar del bienestar de los empleados”, comenta.
Impacto en la cultura y bienestar de los empleados
El impacto no se limitó al equipo de People. La experiencia de los empleados mejoró significativamente. Según Anaïs, no hubo resistencia a la herramienta: “Yo creo que la gente en general está contenta con la herramienta. Woffu te deja asociar a personas en función de los horarios y se ajusta mucho a las peculiaridades que necesitamos”.
Esta personalización ha generado confianza entre los empleados y sus responsables, creando una cultura más transparente y eficiente.
Un aliado cercano y confiable
Otro factor que Equivalenza valora profundamente es la cercanía del equipo de soporte de Woffu. Carmen señala: “Cada vez que le escribo a soporte, recibo respuesta rápida, con vídeos explicativos que facilitan mucho el trabajo. Hay una parte de cercanía en el equipo y se nota que es una empresa que está por el cliente”.
Las reuniones periódicas con su Customer Success Manager, también son un punto fuerte, ayudándoles estratégicamente a alcanzar sus objetivos, resolver dudas y optimizar el uso de la herramienta en el día a día.
Además, uno de los beneficios inesperados fue la liberación del equipo de IT, que ya no necesita estar involucrado en la gestión de Woffu, permitiendo que tanto IT como People puedan enfocarse en otros proyectos estratégicos.
Resultados tangibles y sostenibles
Con Woffu, Equivalenza no solo ha simplificado procesos y reducido la burocracia, sino que también ha alineado su gestión de la política horaria con su compromiso de sostenibilidad. “La idea era eliminar la burocracia y hacerlo más sostenible. Ahora los procesos de solicitar ausencias, por ejemplo, es mucho más sencillo”, explica Carmen.
Además, el equipo de People ahora puede centrarse en iniciativas estratégicas para el bienestar de los empleados, como proyectos enfocados en valores, beneficios sociales y ventajas para los equipos.
El tiempo ahorrado en tareas administrativas ha permitido al equipo de People centrarse en iniciativas estratégicas para el bienestar de los empleados, como proyectos enfocados en valores, beneficios sociales y ventajas para los equipos, que refuerzan la cultura de Equivalenza. Woffu no solo resolvió problemas operativos, sino que también aportó valor a nivel organizacional.
Un mensaje para otros profesionales de People
Anaïs tiene un consejo claro para quienes buscan una solución para la gestión del tiempo: “Que busque algo que le facilite el trabajo y que le ahorre tiempo. Este tipo de herramientas ayuda a enfocarnos en otras cosas que aportan valor”.
Para Carmen, la elección de Woffu también se basó en la calidad del servicio: “El servicio de atención al cliente es muy bueno y ágil. Es algo valoramos y nos ayuda a trabajar con confianza”.
La transformación de Equivalenza con Woffu va más allá de la gestión del tiempo: es un ejemplo de cómo la tecnología puede ser un aliado estratégico para simplificar procesos, ganar tiempo y promover el bienestar de los empleados. Gracias a Woffu, el equipo de People de Equivalenza ha optimizado el tiempo de su día a día y ha reforzado los valores de sostenibilidad y agilidad que definen a la marca.
Desde Woffu estamos agradecidos por la confianza que Equivalenza ha puesto en nosotros y esperamos continuar colaborando durante muchos años, acompañándolos en su crecimiento y éxitos futuros.
