El grupo alimentario español que, desde hace casi tres décadas, se dedica a abastecer equipos de productos de consumo rápido, como enfriadores, máquinas expendedoras, dispensadores y otros equipos de «ready to drink & eat».
Retos en la gestión de la política horaria
La gestión de horarios y ausencias en el grupo se realizaba a papel y en hojas de excel. Tal y como comentan del departamento de RR.HH.:
“Lo que ocurría es que el Excel lo gestionaba el responsable del departamento y el resto no conseguíamos ver el origen. Había poca comunicación de todo lo que era externo de ese departamento”
Este método de registro dificultaba que RR.HH., los responsables de equipo y los mismos trabajadores tuvieran acceso a la información y generaba una falta de visibilidad a nivel general, ya que no había intercomunicación con el resto de departamentos.
La responsable de RR.HH. del grupo añade: “Cuando se llevaba el control horario a papel teníamos que imprimir cada mes las hojas individuales de cada trabajador”, un proceso que generaba una gran carga administrativa, ralentizaba las tareas del departamento, ocupaba un espacio físico innecesario en la oficina y tampoco era sostenible para el medio ambiente.
Por otro lado, la reciente adquisición de otra empresa añadió complejidad, ya que algunos empleados usaban dispositivos de fichaje por huella como método de fichaje y otros seguían procesos en papel. Esto evidenció que, antes de implementar Woffu, la gestión no estaba preparada para escalar, ya que al sumar nuevas empresas con sistemas desconectados, los problemas solo se podían multiplicar.
Casuísticas específicas del grupo del sector alimentario
En un entorno con empleados técnicos en constante movimiento, otros trabajando desde la oficina y otros de guardia, el grupo del sector alimentario requería una herramienta que se adaptara a estas casuísticas específicas. Gracias a que el equipo de RR.HH. conocía Woffu por experiencias previas, el proceso de toma de decisión fue sencillo, ya que confiaba en que la herramienta cubría las necesidades.
El equipo se adaptó rápidamente a la nueva herramienta de fichaje, y el proceso de incorporación de los centros de trabajo restantes que aún no utilizaban el sistema Woffu continúa avanzando con éxito.
Visibilidad de la disponibilidad de los empleados y los horarios
“Ahora con Woffu hay más información. Me estoy enterando de más cosas que si fuese en un excel”, comenta la responsable de RR.HH.
La implementación de Woffu supuso un cambio tangible en la dinámica del equipo y en la eficiencia de los procesos internos. Uno de los primeros beneficios que el grupo observó fue la visibilidad conseguida.
Gracias al calendario de presencia y ausencia de Woffu, los equipos conocen, en tiempo real, quién está presente y quién no, lo cual es esencial para coordinar operaciones, conocer el horario de trabajo y los días de ausencia, así nos lo comenta RR.HH.:
“Esta mañana un técnico tenía que contestar un correo electrónico muy concreto. Y lo primero que he hecho es mirar en Woffu si le toca trabajar de mañana o de tarde, porque tiene guardia. Antes no tenía esa información. Los llamaba dos veces, no me contestaba, llamaba al coordinador para que me dijera qué horario tenía”.
Por ejemplo, el grupo ha podido incluir los nuevos permisos de la ley de familias como motivos de ausencia en Woffu, lo que permite que los trabajadores tengan conocimiento de esta normativa y los días permitidos. Esta claridad ha generado una cultura de mayor responsabilidad y colaboración entre los miembros del equipo.
Transparencia e impacto positivo en la cultura organizacional
Otro de los beneficios que destacan en el grupo es la claridad que han ganado los empleados sobre sus días de vacaciones restantes y permisos de ausencia disponibles. Lo cual ha tenido un impacto positivo en su satisfacción. RR.HH. señala que esta transparencia ha permitido que los empleados autogestionen sus propios días de ausencia:
“A todos nos gusta poder entrar a Woffu, ir a solicitudes y ver cuántos días de vacaciones o cuántas horas te corresponden por exceso de jornada. Es muy valioso no tener que andar mirando mil excels y preguntar por el saldo”.
Tener acceso a esta información les brinda seguridad a los empleados y facilita la planificación de sus días libres, lo que contribuye a una cultura organizacional más transparente y organizada.
El equipo de RR.HH. también señala que antes de la implementación de Woffu muchos trabajadores no sabían los permisos que les correspondía por convenio. Ahora con Woffu están más informados.
Además, ahora los responsables de equipo también pueden acceder fácilmente al saldo de los empleados por convenio, sin necesidad de llamar a la gestoría o a RR.HH. para consultarla, algo que antes ralentizaba los procesos y ocasionaba emails y llamadas innecesarias. El departamento de RR.HH. añade:
“El hecho de tener todos los convenios grabados en Woffu también nos facilita el control y el seguimiento”.
Gestión de las guardias en perfiles técnicos
El sector alimentario presenta desafíos específicos en cuanto a la creación de horarios y asignación de métodos de fichaje que se ajusten a la realidad de cada individuo, especialmente para aquellos empleados que deben realizar guardias, como es el caso de los técnicos en el grupo del sector alimentario.
Con Woffu, la empresa ha logrado adaptar la gestión horaria a las necesidades particulares de este grupo de empleados, permitiendo una configuración flexible y personalizada del sistema de fichaje.
La plataforma facilita el registro preciso de las guardias y turnos especiales, asegurando un control eficiente y ajustado a las exigencias operativas del sector. Esta capacidad de adaptación de Woffu ha sido fundamental para mejorar la experiencia tanto para los técnicos como para el equipo de RR.HH.
Woffu como aliado estratégico para RR.HH.
La experiencia del grupo con Woffu demuestra que una buena elección en tecnología puede transformar la gestión de los recursos humanos y contribuir significativamente a la satisfacción y productividad del equipo.
A través de una herramienta intuitiva, flexible y con un soporte especializado, el grupo del sector alimentario ha logrado fortalecer la cultura de equipo y empoderar a sus empleados en la autogestión de su tiempo.
Agradecemos la confianza que el grupo del sector alimentario ha depositado en nosotros y deseamos seguir trabajando juntos muchos años más, apoyando su éxito y expansión.
