Sten es un referente internacional para la industria del encofrado fundado hace más de 40 años. Con presencia en 65 países, y más de 400 empleados en su sede de España, su misión es consolidarse como un referente de innovación y calidad para la industria, ofreciendo las mejores soluciones para estructuras de hormigón.
En mayo de 2019, el Gobierno de España aprobó el Real Decreto-ley 8/2019¹, que establece la obligación para las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados.
Aunque Sten ya registraba las horas de entrada y salida de los trabajadores a través de terminales de fichaje, este sistema presentaba algunas limitaciones que le impedía llevar una gestión del control horario óptima.
Por otro lado, la empresa de encofrado llevaba una gestión de las vacaciones y ausencias de los empleados bastante manual: utilizaba tres herramientas diferentes para solicitar, dar visibilidad y almacenar las solicitudes. Por lo que el equipo de RR.HH. invertía mucho tiempo y recursos en una gestión parcial de las vacaciones.
Buscando mejorar la eficiencia y la precisión en el seguimiento del tiempo de trabajo y de ausencias, Sten decidió modernizar su sistema. Fue entonces cuando optó por Woffu, una software de RR.HH. especialista en la gestión del tiempo de los empleados.
Con la llegada de Woffu, Sten ha podido:
- Ahorrar un 86% en el tiempo invertido en gestionar las vacaciones de los empleados
- Obtener visibilidad y más control de las horas trabajadas y fichajes realizados
- Distribuir documentos y nóminas de forma digital en la misma plataforma de gestión del tiempo
- Crear reportes personalizados con el tiempo trabajado y los tipos de ausencia solicitados por empleado
“Con Woffu tenemos todas las horas trabajadas y las ausencias centralizadas. Hemos ganado agilidad, control y mucho tiempo” dice Jose Cazalla Lopez, Responsable de Recursos Humanos de Sten.
Conoce la historia de Sten, su equipo y Woffu.
Mayor visibilidad de las horas trabajadas para Sten
Sten utilizaba terminales para registrar los fichajes de los empleados, que a su vez se integraban con SAP, su ERP. Sin embargo, la gestión del control horario con estas herramientas presentaba algunas limitaciones.
“El software de los terminales no nos permitía visualizar los registros y no contábamos con ningún tipo de control ni visibilidad de los fichajes ni en las incidencias. Nosotros no teníamos cómo saber cuando a un trabajador se le olvidaba fichar” comenta Jose.
Por este y otros motivos empezó la búsqueda de una herramienta que fuese intuitiva, fácil de usar. Woffu, software especialista en control horario, cubría las necesidades y la casuística de política horaria de Sten a la perfección. Por lo que en poco tiempo empezó la implementación y se empezaron a ver beneficios de inmediato.
“Con Woffu podemos gestionar la política horaria de manera eficiente, porque hemos configurado un sistema que garantiza que todos los empleados cumplan con 8 horas y media de trabajo de lunes a jueves y 5 horas y media los viernes, pero con un horario flexible. Esto significa que no hay un horario fijo preestablecido, solo verificamos y controlamos que cada persona cumpla con las horas requeridas semanalmente” dice Jose.
Gracias a Woffu la visibilidad de las horas trabajadas en Sten aumentó significativamente, permitiendo tanto a la empresa, como a los empleados, tener un control más preciso y transparente de los fichajes y horas trabajadas.
Un verdadero gestor de vacaciones
Tal como comenta Jose: “La gestión de las vacaciones en Sten era bastante caos”.
El registro de las vacaciones comprometía el uso de tres herramientas diferentes:
- Excel para que los empleados visualizaran el saldo restante
- Emails a RR.HH. para recibir la solicitud de los días de ausencia
- ERP para guardar la solicitud y tener un registro digital
“Este proceso requería invertir mucho tiempo en procesos manuales y no aseguraba un registro correcto de los días de vacaciones disfrutados. Toda la responsabilidad recaía en los responsables de equipo, quienes tenían que tener este tema controlado” dice Jose.
Woffu no solo ha ayudado a Sten a llevar un mejor control de las horas trabajadas, sino que también lo ha ayudado a digitalizar y simplificar en una sola herramienta todo el proceso de solicitud y almacenamiento de las vacaciones y cualquier otro motivo de ausencia, como mudanza, maternidad, días de bajas por IT, etc.
“Con Woffu les hemos quitado muchísima faena de control a los responsables de equipo, hemos facilitado su día a día en cuanto a planificación de las vacaciones y ausentismo” comenta José.
La transparencia y la facilidad de uso de Woffu han incrementado la satisfacción de los empleados, quienes ahora disfrutan de un proceso de solicitud de vacaciones más claro y accesible.
Ahorro de un 86% en el tiempo invertido
Antes de la implementación de Woffu, Sten enfrentaba serios desafíos en la gestión de las vacaciones y ausencias de los empleados. El uso de tres herramientas diferentes requería que el equipo de RR.HH. registrara los días solicitados de manera manual, lo que resultaba ineficiente y consumía una cantidad considerable de recursos.
“En promedio, el equipo dedicaba 7.5 horas a la semana solo en intentar llevar un control adecuado de las vacaciones de los empleados” comenta Jose.
Al ser una tarea manual, dejaba margen para errores y malentendidos que podían afectar tanto a la administración como a los trabajadores.
Con la adopción de Woffu, la situación mejoró considerablemente. Ahora, el equipo solo necesita dedicar aproximadamente 1 hora a la semana para comprobar y gestionar las solicitudes y los registros de vacaciones.
Esta reducción en el tiempo invertido se traduce en un ahorro de aproximadamente 86.67%. Lo que supone un ahorro de 30.000€ *.
¿Cómo Sten se enteró de Woffu?
Ramón Barrufet, responsable de sistema de Sten, era consciente de la situación de la empresa y de las necesidades específicas que presentaba en cuanto a la gestión del control horario y vacaciones.
En 2023, durante un seminario de CUVIV, empresa de consultoría SAP, se presentaron varias herramientas dedicadas a diferentes áreas de las organizaciones, como RR.HH. y finanzas, entre las herramientas presentadas estaba Woffu.
A partir de entonces, Ramón y su equipo empiezan a estudiar tres herramientas distintas de gestión de control horario y ausencias. Cada una con diferentes ventajas, interfaz y beneficios. Para asegurarse de tomar la mejor decisión, Sten decidió probar las tres plataformas durante un tiempo.
Fue en este proceso de prueba donde Woffu demostró ser la herramienta ideal, satisfaciendo las necesidades de Sten gracias a su nivel de usabilidad, su portal intuitivo y lo fácil que era entender y utilizar su aplicación móvil.
¿Qué es lo que más les gusta de Woffu?
La implementación de Woffu en Sten ha transformado su manera de gestionar el tiempo y los recursos. “Lo que más valor aporta Woffu a nuestro equipo es la agilidad con la que ahora hacemos las cosas y la visibilidad que nos proporciona” comenta Adria Mallen, Técnico en RR.HH.
El software de control horario Woffu también ayuda a agilizar la comunicación interna entre los empleados y la empresa gracias al gestor documental. La distribución de documentos importantes, como nóminas, contratos y justificantes de ausencia, es más rápida, fácil y ordenada.
“Woffu también nos ha dado la posibilidad de subir nóminas cada mes, donde todo el mundo puede tener acceso en cualquier momento. Antes subíamos, por ejemplo, el certificado de retenciones de forma manual. Ahora con Woffu nos ahorramos mucho tiempo y todo queda organizado”, dice Adria.
Por otro lado, toda la información que se recoge a través de los fichajes y solicitudes de ausencias se utiliza para generar informes personalizados que ayudan a entender mejor la situación interna de Sten. “Hacemos informes semanales de la presencia, para confirmar que todos los empleados han fichado. Y de las ausencias y los justificantes para confirmar las horas solicitadas”, comenta Jose.
Resultados alcanzados en Sten
En resumen, la implementación de Woffu en Sten, logró:
- Ahorrar un 86% en el tiempo invertido en gestionar las vacaciones de los empleados
- Obtener visibilidad y más control de las horas trabajadas y fichajes realizados
- Distribuir documentos y nóminas de forma digital en la misma plataforma de gestión del tiempo
- Crear reportes personalizados con el tiempo trabajado y los tipos de ausencia solicitados por empleado
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Conoce más de Woffu aquí.
¹https://woffu.com/es/resource/guia-completa-de-la-nueva-ley-de-control-horario/
