Uno de los problemas más graves para las empresas es el absentismo laboral, que costó a España la friolera de 75.875 millones el año pasado.
Por suerte, este problema se puede solucionar con sistemas de gestión de vacaciones, ausencias, presencia y control horario.
Estos sistemas permiten reducir el absentismo y velar por los beneficios de la empresa, pero… ¡Cuidado! No podemos perder de vista seguir cuidando la parte más humana de la empresa: las personas. La efectividad de estos sistemas, no entra en conflicto con la satisfacción de los empleados si sabes elegir el sistema correcto.
¿Qué opciones tengo para gestionar la actividad laboral?
Llevar un buen control horario permite registrar las horas de entrada y salida de los empleados para conocer el número de horas trabajadas, su puntualidad y las posibles incidencias.
La clásica opción que tenemos para gestionar esto y a priori la más barata, es la plantilla Excel de toda la vida. Podemos pensar en dos formas de implementación:
- Designar a un encargado para que apunte de manera manual la hora de entrada y salida de los empleados y que posteriormente realice también manualmente los informes mensuales con las horas trabajadas de cada empleado.
- Imprimir la Plantilla Excel con el nombre de todos los empleados y colocarla en un lugar accesible. Los trabajadores podrán anotar aquí sus horas exactas de entrada y salida. Después, el responsable podrá extraer los datos y hacer los informes necesarios.
La principal ventaja de utilizar la plantilla excel para el control horario es el desembolso económico inicial (sí, sólo inicial), ya que su principal desventaja es que la gestión manual provoca una pérdida muy grande de tiempo de trabajo remunerado del responsable.
Si queremos evitar errores y pérdidas de tiempo utilizando la plantilla Excel, podemos hacerlo con un sistema de fichaje digital al que tengan acceso los empleados y puedan ir registrando sus entradas y salidas de forma fácil y ágil.
Antes de contratar un software para la gestión de presencia y control horario hay que tener en cuenta algunos aspectos:
- Debe cumplir los requisitos en materia de protección de datos. Esto es exigido por la Inspección de Trabajo y su incumplimiento puede provocar multas de bastante cuantía por vulneración de LOPD.
- Debe agilizar el trabajo del departamento de RRHH, ahorrando tiempo y quebraderos de cabeza. Un software al que puedas acceder desde cualquier momento y lugar con la información veraz y fácil de extraer, sin duda aportará valor.
- Debe ser fácil de usar por parte de los empleados. En las empresas nos encontramos con multitud de perfiles tecnológicos, un software que no requiere formación para utilizarse gracias a su gran usabilidad, garantizará el éxito y la aceptación por parte de los empleados.
Woffu es un gestor online de vacaciones, ausencia, presencia y control horario que cumple los tres requisitos mencionados anteriormente. Permite a los empleados fichar digitalmente a través de su perfil, desde el que también pueden indicar sus ausencias y todas las horas de fichaje quedan registradas para que Recursos Humanos pueda obtener los informes fácilmente.
El fichaje digital de Woffu incluye la geolocalización, para saber en qué lugar están fichando los empleados. ¡No se escapa nada!
Una última opción son los dispositivos de control de presencia instalados en las entradas al lugar de trabajo. Al igual que el sistema de fichaje digital, permiten obtener una información de enorme valor para aumentar la productividad y competitividad de la empresa, ya que, conocer las horas de entrada y salida de los empleados, permite establecer políticas de gestión por objetivos, por competencias…
Nos encontramos con dos dificultades ante esta opción.
- La instalación de un dispositivo en la entrada exige un desembolso inicial pero se verá compensado con una reducción del absentismo lo que se traduce en un ahorro de dinero para la empresa (primera dificultad resuelta).
- Normalmente, estos dispositivos de presencia vienen acompañados de un software difícil de utilizar que reporta errores y que hace perder tiempo a Recursos Humanos, pero si estas máquinas de fichaje están integradas con un software fácil de utilizar, también tenemos esta dificultad resuelta. Y el software usable integrado con máquinas de fichaje es Woffu.
Una reticencia a la hora de implantar estos sistemas es el impacto que puede provocar en los empleados pero para ellos una herramienta de control horario les ayuda a justificar sus esfuerzos y dedicación diaria. Obtener los informes de horas trabajadas nos ayuda a solucionar problemas de productividad.
