La nueva ley del teletrabajo que se comenzó a aplicar el 13 de octubre es clara en cuanto a los gastos a valorar y planificar por parte de las empresas. Todos aquellos materiales, consumibles y demás equipos (informáticos o de mobiliario) que el trabajador necesite para teletrabajar tendrán que ser proporcionados, esto es, pagados por la empresa.
Para empezar, a estas alturas la empresa ya debería tener un plan para decidir con qué materiales, consumibles y otros equipos deben contar sus trabajadores. No en vano, aunque la legislación entró en vigor a mediados de este octubre, la legislación lleva aprobada desde el pasado 22 de septiembre. Y ya entonces se dio a las empresas un plazo de 20 días para hacer esta gestión.
Una gestión que, por otra parte, es justa con las personas que no pueden ni deben pagar de su bolsillo los medios que las empresas deben proporcionarles (como lo hacían en el modelo de trabajo presencial) para teletrabajar. En cualquier caso, además de la obligatoriedad de dotar de medios, equipos, herramientas y consumibles, las empresas también están obligadas a poner en marcha una negociación colectiva en la que se determine cómo compensarán los gastos a los trabajadores.
Sea como sea, debes saber que todas aquellas empresas que estén aplicando el teletrabajo como medida sanitaria por la situación actual, tendrán que atenerse a la aplicación de la normativa laboral ordinaria. En cualquier caso, hoy queremos ayudarte a esclarecer qué tipo de gastos estás obligado asumir cómo empresa y de qué manera puedes planificarlos. ¡Vamos allá!
¿Qué gastos debo abonar como empresa?
Con la irrupción repentina del teletrabajo, muchos trabajadores se vieron obligados a soportar directamente los gastos derivados de su actividad. Es decir, usaron equipos propios, pagaron su conexión a internet, la luz, los folios y hasta los bolígrafos. Pero con la nueva Ley del Teletrabajo este tipo de dispendios pasan a compensarse directamente.
Hay mecanismos de compensación de gastos. Por un lado, la empresa está obligada a aportar todos los medios necesarios para llevar a cabo la actividad laboral. Pero es que además, el trabajador tiene derecho a ser compensado por cualquier gasto (directo o indirecto) que le ocasione teletrabajar.
Esta compensación no será fija ni común para todas las empresas, sino que se establecerá una manera de cuantificar la compensación pactando, bien individualmente o a través de la negociación colectiva.
Un cálculo compensatorio fijo
Los expertos recomiendan a las empresas establecer una cantidad económica exacta, ya sea mensual o anual. De este modo, los empleados tendrán clara cuál es la compensación y evitarán un trasiego constante de facturas de proveedores de internet, luz, etcétera. Si al cabo de los meses o del año, el trabajador considera de manera objetiva que la compensación es insuficiente, bastará con demostrarlo. Podrá hacerlo con las facturas o tiques que correspondan.
En cualquier caso, la cooperación con el departamento de Recursos Humanos deberá ser continua. Facilitará las cosas que contemos con un sistema de comunicación ágil y fluido, como Woffu, desde el que se pueden subir documentos y compartirlos fácilmente, hacia una dirección y otra, sin tener que intercambiar decenas de correos electrónicos para aclarar las cosas.
Teletrabajar y reducir de costes
Puede que muchas empresas se hayan asustado con la compensación de costes y más en los tiempos que corren. Pero hay que tener algo muy claro: los costes no tienen por qué duplicarse. Las compensaciones deben pensarse en base a la condición de voluntariedad que tiene el propio teletrabajo. Y por tanto, los costes tienen que equilibrarse desde esa perspectiva.
Es decir, deben estudiarse muy seriamente cuáles son los gastos objetivos de los empleados que teletrabajan. Porque algunos representantes sindicales han llegado a solicitar un servicio de limpieza a domicilio. La legislación no es tan clara en este sentido, de modo que la negociación será fundamental para aclarar términos y que las dos partes se sientan cómodas a través de este sistema de trabajo y compensación. Eso sí, hay otros gastos más evidentes, como por ejemplo la factura de internet o de telefonía, que la empresa deberá asumir claramente.
El acuerdo de teletrabajo
La Ley del Teletrabajo exige a empresas y empleados un acuerdo de teletrabajo por escrito, en el que se establezcan, entre otros datos, un inventario de los medios, equipos y herramientas que el profesional necesita para desempeñar su trabajo. Estos gastos deben estar enumerados y cuantificados y la empresa debe explicar en ese mismo documento cómo se llevará a cabo la compensación.
Pero la ley nos ofrece un margen bastante amplio para la negociación. Fijémonos en el ejemplo de la conexión a internet (de fibra óptica o ADSL) y el teléfono fijo. ¿Cómo debe la empresa abonar este gasto al empleado que teletrabaja? En estos casos, que pueden llegar a ser muy comunes, se plantea un primer problema. ¿Debe la empresa asumir el coste de un paquete premium como los que actualmente ofrecen las operadoras? Estos suelen incluir líneas móviles adicionales, paquetes de datos extra o incluso servicios de televisión en streaming, con plataformas como Netflix o HBO.
En este caso, la empresa estaría en su derecho de pedirle al empleado que contrate una tarifa más barata o, en su defecto, asumir solo el coste de la parte esencial necesaria para el teletrabajo: la conexión a internet y la línea móvil, por ejemplo.
Lo mismo ocurriría con otros gastos como la luz (la empresa debería asumir el extra que consuma el empleado con el teletrabajo, pero no su totalidad, lógicamente), los consumibles de la impresora (si lo necesita) y los equipos informáticos. Asimismo, también debería contemplarse en el acuerdo de teletrabajo entre empresa y trabajador, cómo se realizarán las labores de mantenimiento o sustitución de los equipos, puesto que la responsabilidad sigue siendo íntegramente de la empresa.
Inventario y negociación para teletrabajar
Así pues, en el proceso de implantación del teletrabajo habrá una parte fundamental dedicada al inventario y la negociación, que conecte directamente con la estrategia de la empresa a corto y largo plazo. A nadie le cabe ya la menor duda que el teletrabajo ha llegado para quedarse y hacer un poco más prácticas nuestras vidas.
