Te ha tocado a ti. ¿Todavía no sabes por dónde empezar? Hay que hacer el organigrama de la empresa. O renovar ese antiguo manuscrito que ronda por ahí desde hace siglos y que ya nadie sabe quién hizo.
El organigrama de la empresa es, aunque te empeñes en dejarlo para otro día, un documento muy útil para trabajar con cierto orden. De hecho, las empresas que no lo tienen acostumbran a ser desorganizadas y pueden tener problemas para enfrentarse a cualquier reto que (de repente) se les ponga por delante. Las empresas familiares, por ejemplo, suelen ser una víctima habitual de la ausencia de organigramas.
Hoy queremos ayudarte a resolver este problema. No lo dejes para mañana. Lo puedes hacer hoy.
Vamos a ver, ¿qué es un organigrama?
Empecemos por el principio. Lo intuyes y lo intuyes muy bien: un organigrama es ese documento que nos muestra en gráficos cuáles son las responsabilidades de cada persona dentro de la empresa. Además, está hecho de tal manera que hace evidentes las diferentes jerarquías.
Y aunque en el organigrama ya se indican los cargos, luego debe existir un documento complementario. ¡Di hola al manual de procedimientos! Este te servirá para indicar cuáles son las funciones de cada puesto y cómo actuar en caso de cambios, alertas o problemas.
En realidad, el organigrama también es una especie de salvavidas que puede resultar de gran ayuda a la hora de definir la estrategia de la empresa.
Vale, ya me ha quedado más claro. ¿Y ahora qué hago?
Después de tener claro qué es un organigrama, lo segundo que debes saber es que existen distintos tipos. Si tenemos en cuenta la disposición gráfica de los elementos, veremos que hay (entre otros) los organigramas horizontales y los verticales. Nuestros favoritos son estos últimos. De hecho, los verticales son los más utilizados por la mayoría de organizaciones, así que vamos a basarnos en estos.
Se ramifican desde arriba hacia abajo, siguiendo un orden jerárquico. Este es, diríamos, el organigrama perfecto para pymes. Luego está el horizontal, que sí es más recomendable para empresas grandes. Porque suele proporcionar extensión, que es lo que en estos casos se necesita.
A continuación, hay que definir la estructura
Es otro punto clave. Hay que decidir de qué manera estructuramos el organigrama, porque existen distintas fórmulas. La denominada estructura funcional, sirve para organizar por funciones. Así, quedan perfectamente separados los departamentos de contabilidad, comercial, Recursos Humanos, marketing, etcétera.
Si elegimos una estructura por producto, partiremos de cada uno de los productos para trazar las dependencias y responsables. Otra opción es hacerlo por tipos de cliente, una opción que nos resultará muy útil si nuestros clientes tienen particularidades muy distintas.
En el caso de que la empresa esté específicamente organizada por territorios (algo muy común en ventas), podremos confeccionar un organigrama geográfico. Nos vendrá mejor para tener la estructura real de la empresa mucho más clara.
Empecemos por un organigrama básico
No te compliques más las cosas. Debes empezar por un organigrama básico, porque con el tiempo lo más probable es que debas modificarlo y ampliarlo. Y todo se andará.
Lo siguiente es muy obvio, pero debes tenerlo en cuenta. Primero debes trazar un listado con los nombres y los cargos de cada una de las personas que trabajan en la empresa. Al mismo tiempo, estos cargos deben tener definidas una serie de funciones. También tienes que dejar claro de quién depende cada uno de los perfiles, para que todo el mundo sepa dónde acudir en caso de dudas o problemas.
Tres consejos básicos:
- Haz definiciones de cargos concisas y claras
- No te embarques en mil y una dependencias. Deja claro quién depende de quién para que no se produzcan solapamientos o malentendidos. La estructura vertical te ayudará mucho.
- Si puedes, deja anotado en el organigrama cómo actuar – y a quién dirigirse – en caso de que exista un problema. Por ejemplo, cuando un cliente se queja o cuando saltan las alarmas de madrugada porque se han caído los servidores.
Teniendo en cuenta todo esto, el organigrama de partida quedará bastante completo. Y aunque con el tiempo tengas que hacer cambios y añadidos, lo más probable es que sean muy menores.
¿Problema resuelto?
Por último, lógicamente, debes poner negro sobre blanco la estructura que has definido. Para trazar el organigrama puedes usar un procesador de textos simple, como Word, o ayudarte con otras herramientas más sofisticadas. Existen programas especialmente pensados para hacer organigramas.
Tras revisarlo con los que mandan, ya solo te queda compartirlo. Puede que no todos los problemas que tiene tu empresa con respecto a organización y estructura hayan quedado resueltos, pero te garantizamos que el organigrama se convertirá en uno de los grandes apoyos de la organización.
Los organigramas profesionalizan la empresa y ayudan a que el reparto de tareas y responsabilidades esté mucho más claro. No se producirán solapamientos y dejaréis de duplicar tareas y desaprovechar recursos de inmediato.
