L
os expertos coinciden en que las jornadas laborales de los trabajadores españoles son demasiado largas, agotadoras y en muchos casos, poco productivas. Y es que echarle más horas no equivale a ser más eficientes. Nada más lejos de la realidad.
A menudo llegamos pronto al trabajo, pero luego perdemos el tiempo haciendo tareas poco productivas para desatender las principales o incluso hacemos demasiadas paradas – seguramente un tanto largas – para tomar cafés, intercambiar impresiones y experiencias del fin de semana con los demás.
Así no es extraño que nuestra jornada laboral termine y hayamos tenido que dejar pendientes más de la mitad de las tareas que teníamos previstas. Y lo mismo el día siguiente. Y así vuelta a empezar.
La clave: gestionar el tiempo acertadamente
El tiempo es oro, para ti y para todos, así que es muy importante que comprendas la importancia que tiene gestionarlo de la manera más acertada. Se trata de aprovechar las horas al máximo, evitando perder el tiempo en cuestiones o tareas secundarias o menos importantes, y sacar adelante aquello que realmente necesitas tener terminado y que sí resulta prioritario y urgente de verdad.
Para ello, es fundamental que organices tu día a día y, en el caso de ser jefe de equipo, sepas cómo transmitir estos consejos a las personas que colaboran contigo. Y es que, si alguien se descuelga de los objetivos del equipo, difícilmente llegaréis todos a buen puerto.
¿Qué puedes hacer para aprovechar tu jornada?
Lo primero: organizarte. Es importante que dediques los primeros minutos de tu jornada a planificar. Puede sonar a consejo típico, pero estas alturas podemos garantizarte que es una parte fundamental para una buena gestión del tiempo.
Puedes usar distintas herramientas, sacar tu agenda, una libreta o lápiz y papel. El soporte no es tan importante como lo que consigas poner negro sobre blanco. Te recomendamos anotar todo lo que debes hacer y distinguir entre aquellas tareas que son prioritarias de las que todavía pueden esperar.
Pronto te darás cuenta que poco importa que tengas un día complicado. Anotar todas tus tareas te vendrá fenomenal para saber el día que tienes por delante y no dejarte nada en el tintero.
Observa y analiza cómo es tu jornada
Una cosa vamos a decirte: no aprenderás a gestionar el tiempo en un día, ni en dos, ni en tres. Lo que nosotros te recomendamos es, ante todo, tranquilidad y mucha observación. Es preciso que al terminar cada tarea, anotes cuánto tiempo te ha llevado. Esto te vendrá muy bien, por ejemplo, para lo más rutinario.
Comprueba cuánto tiempo pasas resolviendo tareas urgentes o cuánto tiempo necesitas para aquellos asuntos que requieren más concentración. Lo mismo con los asuntos más sencillos, que se corresponden con la gestión, trabajos más cotidianos o repetitivos, llamadas, responder el correo electrónico, etcétera.
Para que esto sea más fácil, puedes categorizar tus tareas, de modo que tengas agrupadas las que se corresponden a las comunicaciones, al avance de proyectos, a la captación o atención de clientes o incluso a las reuniones.
Este trabajo de observación, que exigirá un poco más de esfuerzo por tu parte, te ayudará a tener claros cuáles son los tiempos y te servirá para, más adelante, gestionar el tiempo y tu jornada de una manera más racional y funcional. Y como no hay una fórmula mágica para nadie, conocerte a ti mismo y la manera que tienes de trabajar, te ayudará a organizar tu día a día atendiendo tus necesidades y las de la empresa.
Déjate ayudar: tienes herramientas muy útiles a tu alcance
Ya hemos visto que las jornadas largas no son garantía de una mayor productividad. Teniendo claras tus necesidades y tareas diarias, tendrás que ponerte manos a la obra para gestionar el tiempo. Pero tranquilo, no estás solo.
Lo más recomendable es usar técnicas y herramientas, sencillas pero efectivas, para aprovechar mejor el tiempo y hacer cundir tu jornada. Para empezar, sería interesante que empezaras por las tareas más complejas y dejaras para el final las que lo son menos o las que crees que puedes llevar a cabo con menos esfuerzo. Es una buena manera de asegurarte de que las tareas o proyectos más complicados salen adelante a tiempo.
Existe, además, el famoso método Pomodoro, ideado a finales de los 80 por Francesco Cirillo. Se trata de un sistema para gestionar el tiempo que se basa en dividir el tiempo de trabajo en periodos de 25 minutos (pomodoros) separados por pausas para descansar. Estas pausas frecuentes, según el ideólogo de la técnica, contribuyen a la agilidad mental y a la productividad. Si necesitas un tiempo intenso para trabajar en algo denso y que requiera concentración, activa el Pomodoro.
Puedes usar el temporizador de la cocina, pero si no quieres llevarte el Pomodoro al trabajo, seguramente sea mejor que uses una aplicación para el móvil. Tienes opciones tanto para Android como para iOS. Funciona.
A la hora de organizar tus tareas, tienes otras opciones que te ayudarán a gestionar el tiempo en el trabajo. Puedes descargar distintas aplicaciones o acomodarte en herramientas como por ejemplo Google Tasks, Microsoft To-Do, Clear o Recordatorios de Apple.
Qué más puedes hacer para gestionar el tiempo desde RRHH
Desde el departamento de RRHH también puedes hacer cosas para gestionar el tiempo de tus empleados. Y es que existen herramientas como Woffu, que pueden ayudarte a digitalizar las vacaciones, las horas trabajadas y hasta controlar el horario laboral, de acuerdo con el nuevo decreto ley aprobado por el Gobierno que da a las empresas un plazo de dos meses para llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados.
Woffu ofrece a los profesionales la posibilidad de gestionar y tener constancia de todo lo relacionado con su jornada laboral, horas trabajadas, horas extraordinarias y días de vacaciones directamente con el equipo de RRHH. ¿Sabías que los empleados pierden, de media, 12 horas anuales por empleado a gestionar estos asuntos cotidianos? Aumentando la transparencia y descargando al trabajador de todas estas tareas le permitirás focalizarse al 100% en su trabajo.
Y tú, ¿has empezado ya a gestionar el tiempo en tu puesto de trabajo?
