En las empresas se tienen que establecer normas generales para gestionar las vacaciones, pero estas normas deben ser flexibles para que se puedan adaptar a las necesidades de los empleados.
Los meses de verano vienen acompañados de solicitudes de vacaciones en gran parte de las empresas españolas. En compañías con un sistema de gestión ineficiente esto es un caos y se generan enfrentamientos entre los compañeros que no favorecen la armonía empresarial. En muchos casos, no hay flexibilidad para atender las necesidades de cada empleado y la aprobación de vacaciones sin control puede provocar ineficiencias.
Muchas empresas no son conscientes de la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción del personal y se obsesionan con mantener sus ritmos de trabajo habitual. Para satisfacer ambas partes se necesitan sistemas eficaces de gestión de vacaciones y ausencias, adaptados a las características de cada departamento y a las necesidades de los empleados.
-Reparto de días. Gran parte de los empleados no toma la iniciativa de empezar a solicitar vacaciones para no causar una mala impresión, pero la realidad es que prefieren saber cuanto antes cuándo podrán disfrutar de su tiempo libre. Una buena época para empezar a hablar con el equipo sería finales de Febrero, es cierto que posteriormente pueden haber cambios, pero esto no será un problema si se utiliza un sistema de gestión de vacaciones eficiente.
De esta forma también se podrá planificar el reparto de tareas. La recomendación es que se determinen los puestos que tienen que estar cubiertos en todo momento y se ofrezca al empleado un abanico amplio de días para poder solicitar vacaciones.
Woffu es un sistema que permite una comunicación fluida entre empleado y responsable, el empleado siempre está al corriente de algo tan importante para él como sus vacaciones y el responsable podrá tener una visión perfecta de las ausencias de su equipo. Además se identifican coincidencias de solicitud de vacaciones entre miembros de un mismo departamento para evitar ineficiencias.
Es apropiado que la empresa tenga un criterio para establecer las prioridades a la hora de solicitar vacaciones, por ejemplo, por antigüedad, pero esto sólo debería utilizarse en último caso, lo ideal es que los responsables de departamento lidien con su equipo para que no haya conflictos y todos satisfagan sus necesidades sin perjudicar los ritmos de trabajo de la empresa.
-Mediación en los enfrentamientos. No se debe temer a establecer normas para la gestión de vacaciones de los empleados para satisfacer las necesidades de cada departamento pero para evitar conflictos se debe de explicar claramente los motivos que han propiciado establecer dichas normas. En el caso que haya departamentos bastante desfavorecidos se pueden tener medidas de compensación, como por ejemplo, conceder más días de vacaciones.
En Woffu puedes crear reglas de presencia mínima para que siempre tengas asegurada la asistencia de miembros con un determinado cargo y de un determinado departamento para cubrir las necesidades básicas de la compañía.
-Asignación de tareas. Cuando los días de vacaciones ya están solicitados y aprobados, un sistema eficiente, permite almacenar toda esta información y tener una vista organizada en un calendario de los distintos días de vacaciones de los empleados para poder establecer tareas. Tener esta gestión controlada evita tener que interrumpir a los empleados que están ausentes con preguntas para poder seguir con el cometido de trabajo de otros. La compañía y el trabajador salen ganando.
Woffu almacena toda su información en los informes totalmente accesibles con multitud de filtros para obtener lo necesario en cada momento y su calendario tiene una visibilidad perfecta de las ausencias por vacaciones o cualquier otro motivo permitiendo así una planificación que evitará problemas a la hora de gestionar las vacaciones de los miembros de un mismo equipo.
¿Y tú, ya lo tienes todo controlado con Woffu? 🙂
