La digitalización pilló a muchas empresas con el pie cambiado. Si bien es cierto que antes de la pandemia ya se había apostado de manera significativa por abordar ciertos procesos digitales, no fue hasta hace unos tres años que la mayor parte de organizaciones se pusieron manos a la obra con la implementación de algunas herramientas digitales que les resultaron indispensables para seguir con su trabajo y no perder tiempo en la carrera del progreso.
Pero todavía queda mucho trabajo por delante. Iniciativas como el Kit Digital que ha impulsado el Gobierno de España gracias al Fondo Europeo de Desarrollo Regional están contribuyendo positivamente a que muchas pymes disfruten de aportaciones directas para poner en marcha proyectos digitales y mejorar en el plano digital.
Los departamentos de RRHH no están fuera de juego en todo este proceso, sino todo lo contrario. La mayor parte de organizaciones tienen claro que digitalizar ciertas tareas y procesos puede ayudar sobremanera a avanzar en la digitalización de las empresas, y por supuesto, contribuir a la productividad y la puesta en marcha de iniciativas que hasta ahora habían quedado aplazadas por falta de tiempo.
Si tu empresa todavía está metida de lleno en el proceso de digitalización, quizá te resulte de gran utilidad saber qué cinco procesos de tu empresa ya tendrían que estar digitalizados. ¡Manos a la obra!
1. Registro de jornadas y control horario
La ley del control horario entró en vigor tan lejos como en mayo de 2019. Desde entonces, las empresas tienen la obligación de registrar las jornadas laborales de sus empleados, con el objetivo de garantizar el cumplimiento horario y evitar los excesos de horas que habitualmente no eran compensadas. Esto hizo que muchas empresas tuvieran que buscar soluciones para registrar las jornadas de los empleados.
El problema de no tener un sistema digitalizado se agravó con el estallido de la pandemia, cuando muchos trabajadores empezaron a teletrabajar y, lógicamente, se necesitaba contar con un sistema que garantizara el registro a distancia. Woffu es una solución que conecta el control horario con la gestión de presencias (integrada con ausencias), de modo que los empleados puedan fichar aun estando fuera de la oficina, en cualquier momento y lugar. Se trata, en este sentido, de una opción perfectamente adaptada, con la información siempre digitalizada y conectada con los tiempos que corren.
2. Vacaciones y ausencias
El sistema de control horario de Woffu está alineado con la gestión de las vacaciones y las ausencias. Para los departamentos de RRHH hay algunos momentos del año especialmente temibles, pero uno de los peores es, sin duda alguna, el de las vacaciones. Aquellas empresas que todavía no han digitalizado este proceso se encuentran con un Excel imposible en el que confluyen las vacaciones de todos los empleados, además de una larga pila de correos electrónicos en los que se piden, cancelan y modifican los días elegidos una y mil veces, lo que obliga a los profesionales de RRHH a regresar al Excel para realizar todos estos cambios.
¿Tareas repetitivas? ¿Errores reiterados? ¿Incongruencias en los turnos? Seguramente te suena más de lo que quisieras, pero para decir adiós a este caos organizativo solo hay que dar la bienvenida a Woffu. Digitalizando este proceso el equipo de RRHH ahorra tiempo y muchísimos recursos que puede dedicar a otros proyectos más alineados con los objetivos de crecimiento de la empresa.
3. Gestión de clientes
En cuanto consigas un CRM te preguntarás cómo habías podido vivir sin él hasta la fecha. A través de un buen sistema de gestión tendrás la oportunidad de administrar y analizar las interacciones con el equipo, asignando tareas y haciendo un seguimiento pormenorizado de todos los procesos vinculados al ámbito de los RRHH. Además, los mejores sistemas ofrecen la posibilidad de trabajar en dispositivos independientes, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Más ventajas? La posibilidad de evaluar el desempeño de los empleados mediante indicadores que te ayudarán a descubrir tendencias que no son productivas u otras anomalías que estén mermando el buen funcionamiento de la organización o de alguno de sus departamentos. De este modo, te resultará mucho más fácil tomar decisiones de manera estratégica para mejorar quirúrgicamente en determinadas áreas.
4. Encuestas
Vamos a abrir otro melón importante cuando se trata de considerar la digitalización de los procesos en RRHH: ¿de qué manera estáis evaluando el sentir de los empleados? Las encuentas de clima laboral son una obligación de todos los años que suele acarrear importantes cargas de trabajo para los departamentos de RRHH. Digitalizar estas encuestas y pasar de grandes baterías de preguntas por pequeñas encuestas mensuales o semanales te ayudará, no solo a agilizar el lanzamiento de las encuestas en sí, sino a obtener un feedback mucho más periódico sobre el estado de las cosas en las distintas áreas o departamentos.
Esto te servirá para hacer un seguimiento constante y aplicar medidas de mejora con una agilidad muy superior a la que podríamos abarcar cuando hacemos las encuestas de forma anual. Lógicamente, la extracción de resultados es mucho más sencilla y la generación de informes, automática.
5. Informes de RRHH
¿Cuánto tiempo pierdes todos los meses en la elaboración de los informes que te piden desde arriba? Otra tarea que puedes y debes digitalizar es la generación de informes de RRHH. Mediante Woffu se pueden generar distintos reportes en tiempo real, como por ejemplo, el cálculo automatizado de finiquitos, ausencias laborales, informes de presencia (imprescindibles para encajar con la legalidad exigida por la ley de control horario) e incluso seguridad y visitas. ¿Cuánto tiempo podrías ahorrar si todas estas tareas estuvieran digitalizadas?
Aunque estos no son los únicos procesos de RRHH que deberías digitalizar. Hay otras muchas herramientas que pueden ayudarte a sobrellevar mejor tu día a día en el departamento. Nos referimos, por ejemplo, a la contratación, las nóminas, los gastos, los certificados, los reconocimientos médicos y, como no podía ser de otra forma, los procesos de selección.
Y para tu organización, ¿cuáles son los procesos pendientes de digitalizar?
