La comunicación con los empleados no es opcional. Si en todos los años que lleva operando tu empresa todavía no has hecho el esfuerzo de poner en marcha un sistema de comunicación interna ágil y efectivo, ya va siendo hora de que te pongas manos a la obra.

En los últimos meses hemos comprobado que las nuevas tecnologías son herramientas súper poderosas para garantizar nuestra comunicación, aun cuando nos encontramos a distancia. Esto es algo que ya sabíamos, pero esta vez ha tocado hacer uso de ellas, no solo para darnos un mensaje a través del teléfono. Sino para trabajar con los cinco sentidos en proyectos que nos han ayudado a mantener la empresa en pie.

Y aunque teletrabajar sea una opción válida – a corto o largo plazo – debemos tener claro que somos, esencialmente, animales comunicativos. Que necesitamos relacionarnos, intercambiar opiniones y pareceres, preguntarnos cómo nos sentimos, en qué pensamos y cuáles son nuestras inquietudes y aspiraciones, tanto presentes como futuras.

El equipo de Recursos Humanos tiene, en este sentido, un papel determinante. En sus manos está la gestión de la comunicación interna de la empresa, así como la puesta a punto de las herramientas y dinámicas que la hagan posible y efectiva. Hoy queremos darte cinco consejos clave que no deberías pasar por alto para garantizar la comunicación con los empleados.

1. Informa sobre los objetivos de la organización a corto y largo plazo

La comunicación interna es fundamental para mejorar el clima laboral en una empresa. A muchos quizá pueda sorprenderles que los empleados de una organización se quejen porque no tienen información directa y puntual de lo que sucede dentro de su empresa. No es en absoluto extraño que a veces terminen enterándose de iniciativas de su organización a través del periódico.

La información y distribución de toda aquella información que sea relevante para el día a día y para el futuro de la organización resulta imprescindible. Es la única manera de que todo el equipo trabaje enfocado hacia unos objetivos y conduzca sus esfuerzos a través de las vías adecuadas para conseguir los objetivos marcados.

Hacer partícipes a los empleados de los proyectos que están en el horizonte aumentará su compromiso, porque explicando las cosas les estás diciendo que cuentas con ellos y haces que encajen en el proyecto compartido con todo el respeto personal y profesional que merecen.

2. Genera dinámicas de cooperación y escucha activa 

Informamos regularmente a nuestros empleados sobre cuáles son nuestros objetivos y proyectos que tenemos entre manos, pero… ¿quién los escucha ahora a ellos? Si estos profesionales están trabajando en tu empresa será porque son especialistas en lo suyo. Porque son buenos y porque dominan el día a día de la gestión.

La mayoría seguramente tengan mucho más contacto con los clientes que cualquier directivo de la empresa. ¿Quién conoce mejor cuáles son las necesidades de la organización? ¿Quién es más capaz de proporcionar claves y detalles que os permitan mejorar entre todos el producto o servicio?

Abrir las vías de comunicación también pasa por entrenar la escucha activa. Necesitamos que nos cuenten y cooperen con nosotros para obtener información valiosa para la empresa. Pero también lo es para que se vean reconocidos en el ámbito laboral y continúen sintiéndose feliz parte de la organización.

3. Trabaja intensamente con los responsables de equipo

Además de mantener abiertas determinadas vías comunicativas, ya sea a través de correo electrónico, boletines mensuales, blogs y otros espacios internos, hay que trabajar de manera intensa con los responsables de equipo. Ellos serán quienes nos ayuden a distribuir la información en sentido vertical y horizontal dentro de la organización, transmitiéndola directamente a los miembros de su equipo.

Este tipo de acciones deben formar parte de la planificación estratégica comunicacional y materializarse a través de reuniones periódicas u otras acciones grupales, como por ejemplo desayunos, encuentros, sesiones de coaching o reuniones estratégicas. Ellos, además, deben ser capaces de canalizar el sentir de las personas que trabajan con ellos, con el fin de detectar problemas y señalar puntos flacos y necesidades de mejora. Contar con la complicidad de aquellos que están sobre el terreno nos ayudará a ser verdaderamente eficaces y a estar acertados en nuestra labor comunicativa y ejecutiva.

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4. Responde con agilidad a los problemas e inquietudes

De nada sirve estar perfectamente comunicados si no acertamos a dar solución a los problemas e inquietudes que tienen las personas que trabajan con nosotros. Los conflictos no se solventan si los dejamos eternizar. Tampoco es productivo lavarse las manos y esperar a que pasen las vacaciones de verano para que desaparezcan. Las pequeñas inquietudes, por pequeñas que parezcan, tampoco se evaporarán con el paso del tiempo. Probablemente ocurra todo lo contrario.

De ahí que debamos estar atentos a cualquier input informativo que llegue a través de los canales de comunicación habilitados. En los tiempos que corren, todos necesitamos adaptarnos y acomodarnos de nuevo a nuestras situaciones. Así, conviene ofrecer soluciones que ayuden en la medida de lo posible a hacerlas más llevaderas, resolver conflictos y gestionar acertadamente y de manera individualizada cada caso.

5. Proporciona las herramientas y usa los canales adecuados

De nada sirve proponerse mejorar la comunicación interna si no contamos con las herramientas o medios adecuados. Bajo nuestra opinión, es del todo imprescindible que la empresa disponga de un sistema de comunicación ágil, cotidiano y fácil de usar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Mucho más ahora, en los tiempos que corren.

Woffu es una plataforma que resuelve distintas necesidades desde un único espacio. Además de ofrecer a los empleados la posibilidad de comunicarse de una manera rápida y directa con los equipos de Recursos Humanos (de forma individual o grupal), facilita el intercambio documental con firma digital integrada y cuenta con un tablón de anuncios desde el que se puede compartir toda la actualidad de la empresa.

Se trata de un espacio cómodo y versátil, por el que los usuarios – en este caso los empleados – pasan todos los días para fichar y hacer gestiones como solicitar las vacaciones, pedir permisos o intercambiar información contractual.

Y tú, ¿conoces ya todas las ventajas para la comunicación interna que te proporciona Woffu?

Laia Hernando

Escrita por Laia Hernando