El canal de denuncias es una nueva obligación que deben tener muy presente las empresas. Es fácil que la conozcas, pero también lo es que haya podido pasar por alto. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción entró en vigor el pasado 13 de marzo y pone sobre la mesa la necesidad de que las empresas con más de 49 empleados dispongan de un canal de denuncias interno.
Cuidar de ti y ofrecerte herramientas que cumplan la ley es la prioridad en Woffu. Por eso hemos desarrollado un canal de denuncias que cumple al pie de la letra la normativa de la Directiva Whistleblowing.
Pero, ¿en qué consiste exactamente un canal de denuncias? ¿De qué manera puede habilitarse fácilmente? ¿Cuándo debería estar disponible? Respondemos a estas y otras preguntas, a continuación.
¿Qué es el canal de denuncias en una empresa?
Así pues, el canal de denuncias funciona como una herramienta que permite a cualquier persona de una empresa informar sobre una infracción que se haya producido dentro del entorno laboral. Estas comunicaciones deben ser totalmente anónimas y confidenciales y un gestor (aquel que se haya habilitado) será el encargado de recibir estas informaciones.
¿Cómo funciona un canal de denuncias?
La base sobre la que se rige el funcionamiento de un canal de denuncias es, sin duda alguna, la confidencialidad. Ha de ser un sistema seguro, que garantice la seguridad de las personas (denunciante y cualquiera de las mencionadas en la denuncia) y al que solo tengan acceso los individuos autorizados.
El sistema ha de garantizar que las denuncias puedan transmitirse por escrito o verbalmente, de una manera ágil y rápida, y puedan almacenarse durante al menos dos años, que es el período establecido por ley. Además, el sistema debe funcionar de manera independiente y diferenciada a los canales de comunicación que tenga habilitados la empresa. Al mismo tiempo, debe establecerse un procedimiento claro para la gestión, acuse de recibo y seguimiento, a través de uno o varios responsables.
En este vídeo te enseñamos una previsualización del Canal de Denuncias de Woffu.
¿Está mi empresa obligada a habilitar un canal de denuncias?
De acuerdo con la legislación vigente, estas son las empresas obligadas a habilitar un canal de denuncias:
- Todas las empresas y/o entidades del sector público
- Todas las empresas del sector privado que tengan más de 49 trabajadores/as
- Todas las empresas del sector financiero
- Partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales
- Fundaciones que gestionen fondos públicos
¿Cómo habilitar un canal de denuncias en la empresa?
Si tu empresa está obligada a habilitar un canal de denuncias, debes dar una serie de pasos. Son los siguientes:
- Decidir qué medio usaremos para gestionar las denuncias. Lo más recomendable es contar con un software específico o complementario que te garantice cumplir con la normativa, como Woffu.
- Asignar un responsable para el canal de denuncias. No hace falta que sea un puesto exclusivo, porque el profesional puede desempeñar otras funciones dentro de la empresa.
- Crear una norma que regule el canal de denuncias. Es fundamental tenerlo elaborado y compartirlo, para que las personas de la empresa sepan exactamente para qué sirve el canal de denuncias, quiénes pueden utilizarlo, a través de qué vías, cómo deben presentarse las denuncias, qué tipo de cuestiones se pueden denunciar y cómo se resolverá (paso a paso) cada denuncia. La ISO 37002 es el estándar internacional que regula la denuncia de irregularidades en las empresas y contiene información sobre la manera de integrar en tus sistemas un canal de denuncias.
- El registro de las denuncias. Es fundamental para llevar el control de todas las denuncias que se hayan realizado y, por supuesto, de la resolución y medidas.
- La comunicación de la existencia de un canal de denuncias. Después de haber dado todos estos pasos, los empleados y empleadas tendrán que ser informados sobre la existencia de un canal de denuncias. A ellos tendremos que trasladarles su funcionamiento y normativa.
¿Cuándo debe estar operativo el canal de denuncias?
Te hemos indicado que la ley que regula la puesta en marcha de los canales de denuncias en las empresas está en vigor desde el pasado 13 de mayo de 2023. Desde esa fecha, el Gobierno ha dado una serie de plazos, según la naturaleza de la empresa. Veamos cuáles son las fechas límite:
- Administraciones públicas, entidades y empresas de más de 249 empleados: 13 de junio de 2023
- Empresas de entre 50 y 249 empleados: 1 de diciembre de 2023
¿Habrá sanciones para las empresas?
Sí, incumplir la ley puede acarrear sanciones para empresas y personas físicas. Son las siguientes:
- De 30.001 hasta 300.000 € si se trata de personas físicas
- De 600.001 hasta 1.000.000 € en caso de empresas
También serán objeto de sanción todas aquellas personas que presenten denuncias falsas y habrá multas, lógicamente, si son reveladas denuncias, información y documentación confidencial.
Como ves, el canal de denuncias ya es obligatorio para todas las empresas que tengan más de 49 empleados, entre otras. Por tanto, es conveniente que te pongas manos a la obra con la puesta en marcha de un sistema que garantice su funcionamiento cuanto antes.
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