Formamos parte de un mundo cada vez más digitalizado y competitivo. Avanzamos, en las empresas y en los puestos de trabajo, hacia un cambio de paradigma que, por de pronto, ha ido asentando algunos cambios importantes. Parece que uno de los más relevantes, por los poderosos efectos que tiene en nuestro día a día, es la automatización. Y es que puede desempeñar un papel clave en la reducción de la carga administrativa.
La automatización se ha convertido en un aliado indispensable para optimizar procesos e incrementar la eficiencia en todas las áreas de la organización. Dentro del departamento de Recursos Humanos, la automatización es clave para:
- Reducir la carga administrativa de nuestros empleados y empleadas
- Incrementar la eficiencia en todas las áreas de la organización
- Que los profesionales de RR.HH. puedan centrarse en tareas estratégicas y de valor añadido
Pero, ¿qué podemos hacer en RR.HH. para automatizar los procesos? ¿Qué ideas innovadoras ya podríamos estar aplicando en el seno de nuestra organización? No están todas, porque las posibilidades pueden ser infinitas, pero estas seis ideas nos parecen estupendas para empezar.
1. Sistemas de Gestión de Talento (TMS) integrados
Los TMS integran diferentes funciones de RR.HH., como reclutamiento, gestión de talento, nómina y desarrollo profesional, en una plataforma unificada y automatizada. Implementando un TMS, las empresas pueden reducir la carga administrativa al eliminar la necesidad de incorporar datos manualmente en múltiples sistemas y hojas de cálculo. Además, los TMS suelen incluir funciones de análisis de datos, lo que permite tomar decisiones más informadas, basadas en métricas clave de rendimiento.
¿Cuáles son los beneficios de incorporar un TMS?
- La reducción de errores humanos en la entrada de datos
- La mejora de la eficiencia al centralizar todas las funciones de RRHH en una sola plataforma
- Facilitar la toma de decisiones estratégicas mediante análisis de datos en tiempo real
2. Gestión digitalizada del control de presencias, ausencias y vacaciones
En estos momentos es fundamental que el control de presencias, ausencias y vacaciones esté completamente digitalizado. La razón tiene que ver con la simplificación de las tareas en el departamento de RR.HH. de la empresa y en las distintas posiciones de la organización, pero también con la necesidad de adaptarnos a las normativas que vienen y que con toda probabilidad exigirán que el control horario se realice de forma 100 % digitalizada. Woffu puede ayudar a las empresas a cumplir con estos objetivos.
¿Cuáles son los beneficios de digitalizar las presencias, ausencias y vacaciones?
- La agilización de los procesos de solicitud de vacaciones y otras gestiones
- El ahorro de tiempo que experimentan los profesionales de RR.HH. al automatizar las peticiones
- La disponibilidad, en cualquier momento y lugar, de toda la información vinculada a presencias y ausencias
- El cumplimiento automático y preciso de la legislación vigente (y futura)
3. Automatización de los procesos de contratación
La contratación de nuevos empleados implica una serie de procesos administrativos, como la publicación de vacantes, la revisión de currículums, la programación de entrevistas y la preparación de documentos para la contratación. La automatización de estos procesos puede agilizar el proceso de contratación de manera significativa, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para reclutar talento nuevo.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar los procesos de contratación?
- La reducción del tiempo de contratación al eliminar tareas manuales y repetitivas
- La mejora de la experiencia del candidato al proporcionar respuestas rápidas y un seguimiento automatizado
- Una mayor precisión en la gestión de datos de candidatos, lo que conduce a tomar decisiones más informadas a la hora de contratar
4. Automatización de la gestión de nóminas
El procesamiento de la nómina es una tarea pesada, pero intensiva en mano de obra, dentro de los departamentos de RR.HH. La automatización de este proceso puede reducir drásticamente la carga administrativa, al calcular automáticamente los salarios, deducciones y beneficios, así como al generar y distribuir de forma electrónica las nóminas.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar la gestión de las nóminas?
- La reducción de errores en el cálculo de nóminas y deducciones
- El ahorro de tiempo al eliminar la necesidad de introducir manualmente los datos de la nómina
- La mejora del cumplimiento de la norma, al garantizar la precisión en el cálculo de impuestos y beneficios
5. Integración de chatbots de RR.HH.
Implementar chatbots impulsados por inteligencia artificial (IA) en los portales de empleados y sitios web corporativos puede ayudar a automatizar respuestas a consultas comunes, como solicitudes de vacaciones, cambios de información personal y preguntas sobre políticas de la empresa. Estos chatbots pueden estar programados para proporcionar respuestas inmediatas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que mejora la satisfacción del empleado y reduce la carga administrativa del equipo.
¿Cuáles son los beneficios de integrar chatbots de RR.HH.?
- Las respuestas instantáneas a consultas de empleados, que mejoran la satisfacción y la productividad
- La reducción del volumen de consultas entrantes al departamento
- La liberación de tiempo para el equipo de RR.HH., que pueden enfocarse en tareas más estratégicas
6. Automatización de la capacitación y el desarrollo
La capacitación y el desarrollo de los empleados son aspectos fundamentales para el crecimiento y la retención del talento dentro de una organización. La automatización puede desempeñar un papel crucial si se facilita el acceso a programas de capacitación en línea, el seguimiento del progreso del empleado y la evaluación del impacto de la formación en el desempeño laboral.
¿Cuáles son los beneficios de apostar por la automatización de la capacitación y el desarrollo?
- La accesibilidad a programas de capacitación para empleados en ubicaciones geográficas dispersas
- El seguimiento automatizado del progreso de la capacitación y cumplimiento de requisitos de formación
- La mejora del retorno de la inversión en capacitación al evaluar el impacto directo en el rendimiento laboral
Es evidente que la automatización de los procesos en RR.HH. ha de proporcionar muchos beneficios, reducir los errores y mejorar la eficiencia, tanto del departamento que gestiona las personas, como de aquellos empleados y empleadas que forman parte de la organización. Con todo, lo que estaremos consiguiendo, es más tiempo disponible para que nuestra gente pueda enfocarse en tareas más prioritarias y estratégicas.
