Los dispositivos biométricos han sido populares debido a su precisión y seguridad, pero también presentan desafíos relacionados con el tratamiento de los datos personales. En este contexto, explorar alternativas de fichaje a la huella y a dispositivos biométricos se ha convertido en una necesidad para muchas organizaciones.
El 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía esencial que cubre el manejo de datos biométricos en sistemas de control de asistencia. Esta guía proporciona instrucciones importantes sobre cómo se debe utilizar la biometría tanto en entornos laborales como en otros contextos. En este artículo te contamos los detalles de la guía y cómo se relaciona con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Ley de Control Horario, obligatoriedad desde 2019
Sabemos que el control horario es una realidad desde hace ya algunos años. Desde Woffu estamos ayudándote a cumplir con la ley desde antes de que se publicara el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
Desde entonces, el Gobierno exige a las empresas un registro preciso y detallado de las horas de trabajo de cada empleado. Así como se les exige guardar los registros por un periodo de cuatro años.
Explorando métodos de fichaje alternativos a dispositivos biométricos
Es importante mencionar que aún es posible utilizar dispositivos biométricos como método de fichaje y cumplir con la nueva guía de la AEPD. Sin embargo, si estás considerando cambiar el método de fichaje por razones de privacidad, eficiencia o conveniencia, en este artículo exploramos varias alternativas.
Estas opciones no solo ofrecen diversidad en cuanto a tecnología y aplicación, sino que también pueden adaptarse mejor a diferentes necesidades y contextos empresariales.
1. Fichaje por app móvil
El fichaje por app móvil es la primera alternativa de fichaje a dispositivos biométricos que presentamos. Los empleados registran su entrada y salida del trabajo utilizando la aplicación móvil de softwares de fichajes, como Woffu. Esta aplicación puede utilizar la localización GPS, dirección IP y la hora del dispositivo para registrar la jornada laboral.
El fichaje por app móvil permite el registro desde cualquier ubicación, ideal para profesionales que trabajan a distancia o empresas de servicios donde los empleados necesitan fichar en diferentes sitios, como instalaciones de clientes o proyectos en exteriores.
Tiene menor costo en comparación con la instalación y mantenimiento de sistemas biométricos. Puede ser rápidamente instalada a través de la App Store o Google Store sin necesidad de hardware especializado.
2. Fichaje por ordenador
El fichaje por ordenador es un método de control de horario que permite a los empleados registrar sus horas de entrada y salida utilizando un explorador, como Google Chrome, Safari o Edge, e ingresando en el software de RR.HH. asignado por la empresa.
Este método de fichaje se utiliza fácilmente en entornos de oficina donde los empleados ya cuentan con ordenadores asignados. También se puede combinar perfectamente con el fichaje por app móvil.
3. Fichaje por código QR
Otra alternativa a dispositivos biométricos es el método de fichaje es por código QR. Los empleados utilizan el móvil para escanear el código QR ubicado en el centro de trabajo. Al hacerlo, la aplicación registra la hora exacta y la ubicación del fichaje, asegurando que el empleado esté físicamente en el lugar de trabajo.
El uso de códigos QR dinámicos, que se actualizan cada minuto, reduce el riesgo de fraudes como la duplicación o el uso indebido del código. Además, se elimina la necesidad de hardware adicional, ya que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil.
Es una buena opción para sectores donde es crucial verificar que los empleados estén en su puesto de trabajo para cumplir con normas de seguridad o productividad. Y para asegurar que el personal registre su asistencia en diferentes áreas del centro de trabajo.
4. Fichaje por código PIN
El fichaje por código PIN implica el uso de un número de identificación personal (PIN) que cada empleado introduce en un dispositivo o a través de una aplicación específica para registrar su entrada y salida del trabajo.
Este sistema vincula cada PIN a un empleado específico dentro del software de RR.HH., lo que permite un seguimiento preciso de las horas trabajadas.
Al igual que el fichaje por código QR, el sistema de fichaje por código PIN es fácil de implementar y usar, no requiere hardware especial más allá de un teclado numérico o un dispositivo móvil, como una tablet.
5. Fichaje por extensión de Google Chrome
Este método utiliza una extensión específica en el navegador de Google Chrome para registrar la entrada y salida de los empleados. Permite que los empleados fichen simplemente haciendo clic en un botón dentro de su navegador cuando empiezan y terminan su jornada laboral. Sin necesidad de entrar a una web o ingresar a la cuenta.
Al estar integrada en el navegador, es accesible y fácil de utilizar para los empleados que ya trabajan con ordenadores. Además no requiere de hardware especializado o instalaciones complejas, lo que la hace una opción económica.
6. Fichaje con tarjeta
El fichaje con tarjeta es un método de registro de la jornada laboral que utiliza tarjetas magnéticas o de proximidad que los empleados pasan por un lector al entrar y salir de su lugar de trabajo. Cada tarjeta está programada con un identificador único que asocia los eventos de fichaje al registro de cada empleado en el sistema de gestión de tiempo y asistencia.
A diferencia de los sistemas biométricos, no requiere la recolección de datos personales sensibles, lo que es una opción interesante si queremos mantener el portal del dispositivo de fichaje biométrico y adaptarlo al uso con tarjeta.
¿Cómo puede Woffu ayudarte a registrar la jornada laboral de los empleados?
Woffu es un software especializado en el control horario y la gestión del tiempo de los empleados, que nació con el propósito de cuidar el activo más preciado de las personas, el tiempo. Es una herramienta que se adapta a la realidad actual de los Recursos Humanos con un punto diferencial, su excepcional servicio al cliente.
Woffu es la herramienta alternativa a fichar por dispositivos biométricos, gracias a:
- Los 6 métodos de fichaje disponibles para registrar la jornada laboral
- El profundo nivel de personalización y posibilidad de adaptarse a las políticas horarias de las empresas y horarios flexibles, incluso con casuísticas complejas.
- La gestión de las ausencias con distintos niveles de aprobación y motivos para solicitar.
- La creación de informes del registro de la jornada que cumplen con la normativa vigente de control horario.
