¿Cuántas hojas de Excel de vacaciones tienes abiertas para gestionar el tiempo libre de tus empleados? Usar este sistema que tienes que actualizar necesariamente a mano cada vez que se produce un cambio en los días de vacaciones puede ser un verdadero engorro. Y por supuesto, una auténtica pérdida de tiempo en tu día a día. Y en el de tu equipo de Recursos Humanos, claro.

¿Sabías que existe una plataforma que te puede ayudar a gestionar las vacaciones y ausencias de los trabajadores de tu empresa de una manera más ágil e inteligente? Woffu, una plataforma de la gestión del tiempo, hará desaparecer de un plumazo tu excel de vacaciones y te ayudará a ganar tiempo para dedicarlo a otros asuntos prioritarios.

Hoy queremos darte cinco razones por las que deberías abandonar desde ahora el sistema antiguo para empezar a disfrutar de la tranquilidad que te proporcionará Woffu a la hora de gestionar las vacaciones y las ausencias de los profesionales de tu empresa. ¿Preparado para dar el salto y olvidarte de una vez por todas de tu Excel de vacaciones?

1. Olvídate de las actualizaciones en tu Excel de vacaciones

Si hasta ahora has gestionado las vacaciones de tus empleados a través de un Excel de vacaciones, sabrás que siempre hay que ir haciendo modificaciones para que consten debidamente las vacaciones disfrutadas y no disfrutadas de cada uno de los empleados. Si sois un equipo de tres, puede que un Excel de vacaciones te sirva para gestionar puntualmente los días de asueto. Pero si tu empresa cuenta con unos cuantos empleados más, te habrás dado cuenta ya de que trabajar con un documento de estas características puede ser (y es) una verdadera pesadilla.

Woffu es una plataforma que soluciona todo esto y mucho más. En primer lugar, porque son los empleados los que realizan la solicitud de los días de vacaciones. Y porque son los responsables del equipo de Recursos Humanos los que las aprueban o no. Los días disfrutados y no disfrutados, así como las ausencias y presencias, son registrados automáticamente en la herramienta, de modo que el cómputo de días se hace al instante y es muy fácil ver los datos o incluso obtener un informe al instante.

Con todo, lo que nos ahorramos es modificar los Excel de vacaciones cada cinco minutos, siempre que alguien nos pide un cambio. De este modo, Woffu nos ayudará a ganar tiempo y a estar más organizados.

2. Agiliza y automatiza vuestras comunicaciones 

Hasta ahora, para ponernos de acuerdo con los días de vacaciones lo que hacíamos era intercambiar un sinfín de mensajes de correo electrónico. Los buzones de correo de nuestros equipos de Recursos Humanos suelen llenarse de mails pidiendo cambios, comunicando días o incluso notificando cancelaciones.

Con nuestra plataforma para gestionar las vacaciones y ausencias, cada usuario, desde su perfil, visualiza los días de vacaciones que tiene disponibles y su calendario de festivos, de forma que realiza las solicitudes de vacaciones cómodamente, dentro de las pautas y normas que establezca la compañía (garantizando una presencia mínima en ciertos periodos, sin sobrepasar los días de vacaciones disponibles por año, etc).

Esa solicitud se comunica a su responsable, que sabe que esos días ya han superado un primer filtro automático gracias a las reglas de Woffu, por lo que sólo tiene que comprobar el calendario de ausencia y presencia de su equipo de trabajo. Y tener de ese modo un criterio fiable para aceptar o rechazar la solicitud. En ese momento Woffu notifica al empleado si sus vacaciones han sido aceptadas o no. Y todo ello en un proceso, claro, ágil y rápido, que queda registrado para siempre, y que no tiene fisuras ni dudas ni malentendidos en ninguna de sus fases.

3. Obtén información instantánea sobre ausencias y presencias 

Pero hay otra cuestión muy relevante, que tiene que ver con la facilidad a la hora de obtener informes. Algo que los equipos de Recursos Humanos necesitan muy a menudo. Tanto para conseguir información objetiva sobre las vacaciones de los empleados, como para calcular el absentismo de una manera ágil y precisa. Todos estos informes pueden obtenerse desde la propia herramienta y sin esfuerzo alguno.

Con estos informes se pueden realizar análisis de datos exhaustivos. Y a partir de ahí tomar las decisiones estratégicas que consideremos. De este modo, se puede conseguir el cálculo automatizado de finiquitos por empleado, analizar las ausencias laborales y detectar patrones por departamento o centro de trabajo. También consultar el historial de solicitudes de los últimos años, conseguir gráficas de absentismo laboral, informes de bajas por enfermedad y bajas remuneradas. Existe la posibilidad, por último, de obtener informes de presencia adaptados a la legalidad vigente.

4. Disfruta de opciones y configuración personalizadas

Woffu permite incluir infinitos motivos de ausencias, como otros conceptos parecidos al de vacaciones (días de asuntos propios, excesos de jornada, compensación de festivos trabajados, etc.) o bajas, permisos retribuidos o cualquier motivo de ausencia que la compañía desee registrar. También se permite configurar dos niveles de validación de vacaciones, notificaciones personalizadas, reglas automáticas, informes inteligentes, cálculo de días devengados, contadores de días disponibles por diferentes conceptos, ausencias por horas, cancelaciones de vacaciones ágiles… Un sinfín de ventajas que permiten llevar un registro y control de todo lo relacionado con la ausencia y presencia del trabajador. ¿Lo más importante? Que puedes hacerlo con una dedicación mínima, lo cual supone un ahorro de tiempo incalculable.

5. Gestiona toda la documentación desde un único lugar 

En la línea de evitar el tedioso intercambio de mails, Woffu también pone a disposición de las empresas una opción para compartir documentos desde la propia plataforma. De este modo, tanto los equipos de Recursos Humanos como los profesionales pueden intercambiar documentos bidireccionalmente: nóminas, justificantes de ausencias, contratos, etcétera.

 

El simple hecho de gestionar todo este papeleo puede suponerle a una empresa 180 horas de trabajo de Recursos Humanos. Con Woffu el tiempo invertido se reduce un 85%.

 

¿Y ahora qué? ¿Te sigue apeteciendo usar un Excel de vacaciones tedioso y poco fiable o prefieres probar Woffu de forma gratis?

Laia Hernando

Escrita por Laia Hernando