El teletrabajo ha llegado para quedarse. La formula del trabajo a distancia ha gustado a las empresas, de modo que tras unos meses de prueba, son muchas las que están terminando de encajar sus rutinas y sistemas. De hecho, desde la pasada semana ya está en vigor la nueva ley del teletrabajo, con la que el Gobierno, con la participación de los agentes sociales y la patronal, han puesto negro sobre blanco la necesaria regulación.
Pero para que el teletrabajo surta efecto hay que estar preparados para ello. Y no solo a nivel legal, sino también por lo que respecta a organización, productividad, salud física y emocional. Una de las grandes labores que tienen por delante las empresas de cara al futuro es, sin duda alguna, la de ayudar a sus empleados a desempeñar el teletrabajo de manera saludable y efectiva. Tanto para la empresa como para el profesional.
De ahí que sea tan importante el papel de las empresas a la hora de informar, recomendar buenas prácticas y velar por el derecho a la desconexión. Si el teletrabajo no se implanta sobre unos buenos cimientos, corremos el riesgo de agotar a nuestro equipo y entrar en una dinámica que no nos permita aprovechar todas las ventajas que nos puede brindar el trabajo a distancia.
Una de las cuestiones más importantes tiene que ver con el espacio en el que se desarrolla el teletrabajo. Crear espacios saludables y adaptados es fundamental para empezar con buen pie. Hoy te damos cinco consejos que deberías transmitir a tus empleados para ayudarles a construir espacios saludables y adaptados al teletrabajo en casa.
1. Elegir espacios adecuados
El espacio destinado al teletrabajo debe ser amplio, luminoso y abierto. Es algo que durante el confinamiento se repitió hasta la saciedad, pero lo cierto es que no todo el mundo tiene la posibilidad de organizarse un despacho de revista en casa. Muchas veces nos encontramos con limitaciones como los metros cuadrados, una orientación que no invita a la luz o unas vistas poco agraciadas. Hay cosas que no se pueden elegir, pero hay que tratar de sortearlas si lo que queremos es crear espacios saludables.
Por ejemplo, si la habitación no cuenta con suficiente luz natural, acudir a una tienda de confianza para que nos asesoren acerca de la conveniencia o no del tipo de luces artificiales más idóneas. Es preciso, por otra parte, que el espacio pueda ventilarse bien. Incluso podemos utilizar velas naturales con aromas que fomenten la concentración.
Además, los espacios saludables son limpios. Hay que dejar las tazas de café o té en la cocina. Es la excusa para levantarse, mover las piernas y respirar hondo. Contar con una o varias plantas es la clave para dar vida al espacio y, de este modo, crear buenas sensaciones.
2. Espacios saludables: apostarlo todo al orden
En la medida de lo posible hay que intentar que la mesa de trabajo sea amplia o, por lo menos, que esté despejada. Te ayudará contar con un buen cajón en el que guardar las cosas. Emplea el ingenio a fondo para organizar estanterías, baldas o cualquier otro espacio que te sirva para lograr un buen almacenamiento.
Recomienda de manera insistente rutinas sencillas que puedan ayudar a tu equipo, como por ejemplo, dedicar los últimos diez minutos de la jornada a ordenar la mesa de trabajo. Crea contenidos útiles que ayuden a tus empleados a organizarse en casa y a no dejarlo todo manga por hombro. Envía recordatorios siempre que puedas y ofréceles tu ayuda a menudo. Quizá puedas organizar una formación que contribuya, no solo a mejorar el orden, sino a implementar otras rutinas útiles para que el teletrabajo sea todo un éxito.
3. Priorizar la salud física y salud mental
Los espacios saludables se construyen con una buena salud física y mental. Así, aunque el teletrabajo lleva asociadas muchas ventajas, también entraña riesgos. El aislamiento es uno de ellos. Conviene, pues, y siempre que las circunstancias lo permitan, hacer reuniones con otras personas y no abandonar los hábitos de salir a pasear, hacer la compra o disfrutar del tiempo con amigos y en familia. También hay que cultivar las relaciones profesionales, organizando videollamadas con otros compañeros y desarrollando nuevas rutinas que fomenten el sentimiento de pertenencia a la empresa. Somos animales sociales y no debemos perderlo jamás de vista.
En cuanto a la salud física, es importantísimo no caer en el sedentarismo. Hay que levantarse cada cierto tiempo, andar y cuidar la vista, sobre todo porque las pantallas inciden directamente en algunas enfermedades o síndromes. Parpadear a menudo, coger perspectiva y mirar por la ventana hacia el paisaje nos ayudarán. Además, y aunque parezca rudimentario, es conveniente cuidar la calidad de la silla en la que estamos sentados, la altura de la mesa y nuestra postura. Si es posible y el buen tiempo nos acompaña, podemos salir a la terraza o al balcón para cambiar de ambiente.
Además, hay que seguir practicando nuestro deporte de cabecera o, si no lo hacíamos, salir a andar y despejarse un poco. Recuerda que el sistema de comunicación interna de Woffu también puede ayudarnos a hacer este tipo de recomendaciones a la plantilla.
4. Proporcionar los equipos adecuados
Para que nuestra oficina en casa se asemeje un poco más a nuestra idea de oficina perfecta deberemos proporcionar a los empleados los equipos adecuados. La nueva ley del teletrabajo obliga a las empresas a asumir los costes de la implantación de este sistema, de modo que todos aquellos cuya jornada de trabajo a distancia supere el 30% del tiempo, deberán contar con equipos de la empresa y estar funcionalmente adaptados a las necesidades de los empleados.
En este sentido, es vital apostar por la calidad y ofrecer toda la ayuda necesaria para instalarlos y mantenerlos en funcionamiento. Se incluyen aquí, lógicamente, los sistemas informáticos, pero también el mobiliario que se pueda necesitar, si es que hay que realizar alguna adaptación que mejore la salud y el bienestar de las personas que trabajan en nuestra organización.
5. Crear una burbuja espacio-horaria
La empresa debe recordar a sus empleados que tienen derecho a la desconexión digital. Es absolutamente necesario que desconecten los equipos, el correo electrónico y los teléfonos móviles en cuanto termine la jornada (a no ser que una circunstancia de fuerza mayor los obligue) para no estar trabajando más horas de las que proceden. Woffu cuenta con un sistema de control horario, de presencias y ausencias, que sirve para reforzar este aspecto en la empresa.
Si bien el teletrabajo permite cierta flexibilidad a la hora de cumplir con los horarios, es imprescindible que los empleados tengan claro que no pueden eternizar la jornada. Así, es conveniente proporcionarles estrategias, recomendaciones y utilidades (hay apps perfectas para esto) que contribuyan a fomentar la concentración, evitar las interrupciones y alejarse de las distracciones clásicas del hogar (llamadas de teléfono, al interfono, llegada de paquetes, redes sociales, mensajería instantánea) y, por tanto, aumentar la productividad. De lo contrario, corremos el riesgo de que el teletrabajo se convierta en una maratón interminable que termine por agotar el modelo en el que tanta confianza hemos depositado.
