El reclutamiento y la retención de talento son dos de los grandes objetivos de cualquier departamento en el que se gestionen personas. Pero lo cierto es que para alcanzar determinadas metas, es conveniente usar indicadores de rendimiento o KPI en Recursos Humanos.

Habitualmente los KPI (Key Performance Indicators, por sus siglas en inglés) se usan en el sector del marketing y las ventas. Sin embargo, cada vez son más los departamentos de gestión de personas que usan los KPI en Recursos Humanos, porque pueden resultarles útiles este tipo de indicadores. Pueden servir para medir el rendimiento de actividades o procesos, para alcanzar unos objetivos determinados, realizar cambios o reenfocar las estrategias.

La estrategia del equipo de Recursos Humanos debe fundamentarse en una serie de indicadores que son clave.

Si bien cada equipo puede trabajar con los suyos de acuerdo con sus necesidades y/o prioridades, queremos echarte un cable con un total de 5 KPI en Recursos Humanos que pueden resultar útiles. Es una manera de identificar con precisión los problemas antes de que se normalicen y hacer así todos aquellos cambios o ajustes que puedan beneficiar a los equipos de trabajo y, lógicamente, a la empresa.

1. La retención de talento

Es una de las mayores preocupaciones de las empresas, retener el talento que ya está trabajando en la corporación. No en vano, los índices elevados de rotación laboral tienen un coste muy elevado para cualquier organización.

El KPI de la retención de talento es uno de los KPI en Recursos Humanos más importantes, porque puede ofrecer datos relevantes sobre la estabilidad laboral en una empresa y están directamente vinculados con el clima laboral o la retribución a los empleados. Es conveniente hacer este cálculo de manera trimestral y anual y para ello, es preciso contar con datos clave: por un lado, el número de empleados que cada año dejan la empresa. Esta cifra tendrá que dividirse por el número promedio de empleados que tuvo ese año la organización. De este modo descubrirás el porcentaje de retención de talento, obteniendo datos objetivos para tomar medidas que te ayuden a reducir la rotación y sus elevados costes asociados.

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2. El absentismo laboral

El absentismo laboral es una de las principales preocupaciones de las empresas. Según el VII Informe Adecco sobre Absentismo Laboral, la tasa de absentismo en España acumula un crecimiento del 21% desde el año 2014.

Otro KPI en Recursos Humanos fundamental es el que nos ayuda a medir las ausencias de los empleados, ya sea por retrasos, bajas médicas, ausencias justificadas o injustificadas. Puede resultarnos de gran utilidad, no solo para detectar problemas dentro de la empresa, sino también para predecir las bajas que pueden producirse en un futuro. Es importante, además, que usemos este indicador para cuantificar el coste por hora trabajada perdida, porque nos ofrecerá información muy valiosa sobre los perjuicios del absentismo en nuestra organización.

Para hacer el cálculo, hay que dividir la cantidad de días que los empleados faltaron en su puesto de trabajo entre la cantidad de días de trabajo que tendrían que haber cumplido. La cifra resultante debe multiplicarse por 100. El resultado que obtendremos será el porcentaje de absentismo laboral en la empresa.

3. La permanencia en un mismo puesto

¿Cuánto tiempo pasa un empleado en el mismo puesto de trabajo? ¿Y qué repercusión puede tener la duración en el puesto de trabajo con la retención de talento? Pues al parecer, mucho. Los expertos vinculan las fugas de talento con el hecho de que algunos empleados pasen demasiado tiempo en un mismo puesto. Es normal que al cabo de varios años haciendo lo mismo, los empleados busquen nuevas oportunidades laborales en otras corporaciones si no las encuentran en la misma empresa.

Los expertos no coinciden en una cifra mágica que sirva para determinar cuánto tiempo debería pasar una persona en un mismo puesto. En realidad se trata de una decisión muy íntima de cada persona, para la que deben valorarse distintos factores, como por ejemplo su plan de carrera o cómo se sienten en el puesto. Para los cargos directivos y de responsabilidad, suele recomendarse una permanencia de entre tres y cinco años. Sin embargo y como es difícil dar una directriz en general, es importante que los supervisores y responsables de Recursos Humanos mantengan conversaciones frecuentes para medir el nivel de satisfacción de los empleados, su productividad y en definitiva, valoren sobre la mesa (más allá de los indicadores) si es conveniente o no que esa persona haga un cambio en sus responsabilidades y/o atribuciones.

En cualquier caso, medir el tiempo que un empleado tarda en ascender a otro cargo a través de un KPI en Recursos Humanos puede resultar útil para saber cuál es el progreso medio de los trabajadores en la empresa y nos ayuda a obtener una panorámica del estado de las cosas. Este cálculo se puede hacer sumando el número de meses que un empleado lleva en el mismo cargo y dividiéndolos por el número de trabajadores que tiene la empresa.

4. El tiempo medio de contratación

Estamos ante otro KPI en Recursos Humanos muy interesante, que puede ayudarnos a mejorar el tiempo que tardamos en contratar a alguien para un puesto. El tiempo medio de contratación como KPI nos indica cuánto tardamos en encontrar a un nuevo empleado para el puesto, contando el período que transcurre desde el momento en que se detecta la disponibilidad de una plaza vacante, hasta que finalmente el candidato la cubre y empieza a trabajar en la empresa.

Si bien se trata de factor que siempre es posible mejorar, conviene ser cautos en este sentido. Porque la matemática en la contratación no siempre tiene por qué ser precisa. A veces tardamos más en contratar a alguien nuevo porque necesitamos dedicar más tiempo en el proceso de selección, porque faltan profesionales cualificados en el mercado o porque sencillamente, y esta sería una cuestión a mejorar, estamos saturados de trabajo.

5. El promedio de tiempo en alcanzar los objetivos

El último KPI en Recursos Humanos que debes valorar tiene que ver con el tiempo que se alcanzan determinados objetivos o se realizan distintas tareas. Puede ser muy útil para analizar el rendimiento y la productividad, medir cómo de eficaces son los empleados a la hora de alcanzar las metas marcadas. Esto puede resultar útil tanto para analizar la actividad de aquellas personas que ya llevan tiempo trabajando en la empresa, como de los empleados que acaban de incorporarse.

Lo normal es que a lo largo del tiempo, los indicadores revelen una disminución del tiempo en que un empleado lleva a cabo una tarea. Es lógico, puesto con el tiempo se aprende y se poseen más habilidades para hacer algo en un plazo menor. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que estos tiempos terminan estancándose, porque es imposible mejorar de manera infinita esta capacidad.

¿Cuáles son vuestros indicadores favoritos? ¿Qué KPI en Recursos Humanos os están resultando más útiles en vuestro departamento?

Laia Hernando

Escrita por Laia Hernando