Como ya sabes hay mucho revuelo sobre el registro de horas dado que la Ley obliga desde hace un tiempo a registrar las horas de trabajo tanto de los empleados a tiempo parcial como con contrato indefinido. Hemos escrito un post en nuestro blog con más detalles, por si no estás al corriente.

Además dichas horas deben ser aceptadas y confirmadas por cada trabajador mes a mes para cotejar lo que dice la empresa con lo que confirma cada trabajador. Menuda faena ¿No?

¡Con Woffu esto no será ningún problema! ¿Qué hemos hecho nosotros? Siguiendo nuestra línea de usabilidad y ahorro de tiempo hemos incorporado dos formas de gestionar la presencia para poder justificar las horas de cada trabajador.

1) La primera se basa en asignar un horario predefinido a cada trabajador que una vez al mes podrá ir confirmando y que puede modificar en cualquier caso.
2) La segunda va un paso más allá y permite el “fichaje”, es decir que se puede registrar la hora exacta de entrada como la de salida incluyendo los descansos intermedios. De esta forma se obtiene la diferencia entre la jornada laboral teórica y la real y se sabe en todo momento cual es la situación real de cada trabajador que podrá ir compensando las horas.

Finalmente, toda la información es fácilmente exportable a los informes de presencia que sin duda mejorarán la eficiencia empresarial.

Para poder registrar esto debemos hacer unos ajustes en nuestra cuenta de Woffu. Te lo explicamos a continuación y también en nuestro vídeo.

1.Permitir el registro de horas trabajadas

En la pestaña de ‘Ajustes’ debemos activar el sistema de registro de horas trabajadas, en la parte inferior izquierda nos encontramos el siguiente cuadro de presencia que debemos configurar para poder obtener dichos informes.

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De esta forma, en el menú del administrador se habilitará la pestaña ‘Presencia’ donde podrá controlar las horas trabajadas de todos los empleados dados de alta en Woffu. Su panel quedará así:

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El panel del responsable también tendrá esta pestaña habilitada con las horas trabajadas de la gente que está a su cargo, para que pueda ir comprobando que todo es correcto.

Por último, el empleado tendrá habilitada ‘Mi presencia’ donde podrá ir comprobando las horas trabajadas cada día, añadiendo observaciones o modificaciones que posteriormente deben validarse y confirmar el horario.

2.Configurar los horarios

En la pestaña de ‘Ajustes’ podrás ver un apartado en el cual puedes configurar los horarios que necesites, pudiendo indicar en cada uno de ellos diferentes períodos (horario de jornada completa, media jornada, reducciones, etc).

p1 Dentro de un horario, se pueden crear diferentes periodos. El primer periodo, es el periodo que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Si dentro del año natural, hay periodos en los que el horario es diferente al periodo principal, como por ejemplo, la jornada intensiva de verano, hay que añadir un nuevo periodo, determinando la fecha de inicio y la fecha de fin dentro del año, y establecer de nuevo la hora de entrada y de salida de ese periodo distinto al resto del año.
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Si hubiera descansos dentro de la hora de entrada y de salida, como sería una jornada partida con descanso para comer, en la fila del día de la semana en cuestión, se introduce la hora de entrar y de salida de la mañana, y seguidamente pulsar el botón añadir, determinar ese día de la semana, y marcar la franja del horario de tarde. es necesario repetir el proceso con cada día de la semana que tenga jornada partida.
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3.Asignar horarios a departamentos o empleados

Estos horarios podemos asignarlos tanto a departamentos como a empleados individualmente, para que sea totalmente funcional.

Para asignarlos a departamentos y que todas estas personas que pertenecen a este departamento se rijan por este horario debemos ir a la pestaña ‘Empresa’ y haciendo click en el lápiz al lado del nombre del departamento nos aparece un desplegable para poder asignar el horario.

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También podemos asignarle a un empleado individualmente un horario, para ello, desde la pestaña ‘Equipo’ accedemos a su perfil y en el apartado ‘Sus datos personales’ indicamos el horario por el que debe regirse.

Una vez hemos definido los horarios, tenemos dos formas de gestionar la presencia para poder justificar las horas de cada empleado.

  • Horario predefinido: Se basa en seguir este horario predeterminado que el empleado va a ir confirmando. Woffu automáticamente proporcionará las horas trabajadas mes a mes por empleado en base al horario establecido. De esta manera se coteja lo que dice la empresa y el trabajador.

En este registro, se tendrán en cuenta los días festivos, las solicitudes de vacaciones o ausencias que ha hecho el empleado, así como, las solicitudes de horas extra o de ausencia. Él/ella en la pestaña de ‘Mi presencia’ podrá consultar las horas trabajadas, hacer modificaciones que posteriormente tienen que ser validadas y confirmar este informe.

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  • Fichaje: La segunda es aún si cabe más perfecta que la primera, dado que, reemplaza el horario teórico por el horario real puesto que se añade el botón ‘Fichaje’ que calcula las horas trabajadas exactas de cada trabajador. Se tiene la opción de ‘Entrar’ y ‘Salir’ durante el día incluyendo los descansos intermedios. Dicha opción se puede incluir únicamente en los departamentos o equipos que se requiera. Además se obtienen las coordenadas y la IP desde la posición en la que entran y salen (en caso de tener IP existe la posibilidad de permitir fichajes solo desde la dirección IP de la empresa).

Para activar esta opción de fichaje en la pestaña ‘Ajustes’ donde hemos activado el registro de horas, también debemos activar esta opción. Al activarlos se activan para toda la empresa, pero podemos configurar que sólo fichen determinados departamentos. Para poder configurarlo así, en la pestaña ‘Empresa’ en la edición de cada departamento tenemos la opción de permitir o no el fichaje.

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Los empleados tendrán habilitada en la pestaña de ‘Mi presencia’ la opción del fichaje, así como el reporte de sus horas trabajadas.

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Tanto si la empresa se rige por el horario teórico como por el sistema de fichaje, cada mes los empleados, desde este apartado de ‘Mi presencia’ pueden confirmar el horario.

Recursos Humanos, desde el apartado ‘Presencia’ lo que obtiene es un informe de las horas de cada empleado trabajadas cada día y confirmadas por ellos mismos.

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Además, en la pestaña de ‘Informes’ encontramos dos informes más, el informe de presencia, para poder obtener el horario de cada empleado con la posibilidad de compartirlo o exportarlo a excel y poder imprimirlo y además, permite planificar puesto que se puede obtener mediante los filtros los empleados que estarán presentes un día determinado. El informe de presencia mensual permite en tan sólo un vistazo, saber los informes confirmados de los empleados y los que están pendientes.

Si quieres utilizar el sistema de presencia de Woffu en tu empresa, haz clic aquí para acceder a Woffu y empezar!